10 dicas para tornar as suas reuniões de trabalho mais produtivas

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reuniões de trabalho

As reuniões de trabalho fazem parte da rotina do mundo corporativo e podem ser bastante úteis se forem bem organizadas e conduzidas. Na verdade, são ótimas oportunidades de contato, colaboração e integração entre os profissionais, promovendo aprendizado, troca de informações e mais engajamento nas equipes.

Hoje, com todos os recursos tecnológicos existentes, é possível contar com salas de reunião online, que permitem a conexão de profissionais mesmo em diferentes escritórios, cidades e até países. Mas sejam presenciais ou via videoconferência, é preciso ter atenção a alguns detalhes para que esses encontros sejam realmente proveitosos.

Conheça algumas dicas simples para ter reuniões de trabalho mais produtivas:

Defina o objetivo da reunião e estabeleça uma pauta

Antes de convocar uma reunião, é preciso confirmar se ela é realmente necessária e qual o objetivo principal do encontro. Na sequência, relacione todos os pontos que devem ser tratados, determinando um espaço para cada um. Essa pauta precisa ser distribuída aos convidados com antecedência para que todos possam colaborar efetivamente.

Convide os profissionais que poderão colaborar

Para que uma reunião seja produtiva, é fundamental que profissionais com poder de decisão estejam presentes, afinal, é importante contar com colaboradores ativos e não apenas com ouvintes. A lista de participantes deve ser bem elaborada para evitar ausências que possam interferir no rendimento do encontro.

Confirme a participação dos convidados

Para manter uma agenda assertiva, é preciso assegurar a presença de todos os profissionais envolvidos. Nesse contexto, é interessante utilizar as ferramentas disponíveis nos e-mails corporativos, que permitem visualizar a disponibilidade de cada um, na data e horário previstos.

Reserve um ambiente adequado

Reuniões de trabalho mais produtivas precisam acontecer em ambientes adequados, confortáveis, devidamente equipados, longe de ruídos e sem interrupções. Assim é mais fácil manter o foco e seguir a agenda.

Respeite o horário e a duração previstos no convite

É uma questão de bom senso e profissionalismo respeitar o horário de início da reunião, bem como obedecer a pauta e tratar todos os temas previstos dentro do período reservado. Faça um gerenciamento do tempo para evitar atrasos.

Defina papéis e responsabilidades

O ideal é contar com um organizador, um facilitador para ajudar na condução do encontro, um controlador do tempo e um apoiador para garantir os recursos técnicos necessários, como telefonia, áudio e vídeo.

Facilite a preparação prévia dos participantes

Para que a reunião seja dinâmica, todos os participantes devem estar preparados. Por isso a importância da pauta enviada com antecedência para que os convidados saibam o que será tratado, estudem os assuntos, providenciem materiais e relatórios, e discutam internamente alguns posicionamentos prévios.

Mantenha o foco e evite distrações

Cabe aos participantes, mas, em especial, ao organizador e ao facilitador, todos os esforços para manter o foco nos temas definidos e evitar possíveis distrações. Conversas paralelas, saídas, ligações, acesso à internet e desvios de atenção precisam ser controlados.

Faça um fechamento

Ao final da reunião, é importante fazer uma retrospectiva rápida sobre tudo o que foi discutido, decisões tomadas, prazos e próximos passos. Assim, é possível relembrar e confirmar todos os pontos relevantes.

Elabore uma ata e documente a reunião

Essa é uma maneira simples de oficializar as decisões e evitar problemas de comunicação, tornando as reuniões de trabalho mais produtivas.

Como são as reuniões na sua empresa? Tem outras dicas para melhorar a produtividade nesses encontros? Compartilhe conosco!

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