5 ferramentas para organizar o seu escritório de contabilidade

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A quantidade de documentos gerada pelos escritórios de contabilidade exige um método de organização bastante apurado para que não se perca documentos e se possa resgatá-los com a maior agilidade possível.

Até alguns anos atrás, essa organização era feita somente através de arquivos físicos, pastas, caixas e muitas, muitas etiquetas. Essa metodologia é ainda muito válida se levada a sério, com critérios bem estabelecidos e comprometimento com um arquivamento de qualidade. Mas existem também outras ferramentas que podem contribuir para organizar a rotina do seu escritório de contabilidade, e é sobre elas que vamos falar.

O arquivo

O arquivo é um repositório de documentos importantes, constituindo-se na memória contábil de seus clientes. Qualquer resgate que deva ser feito tem que ser preciso, é inviável que se espere uma semana para encontrar um documento. Antes de partirmos para as novidades da organização, vamos revisitar o seu arquivo para que você possa verificar se ele está sendo útil ou apenas um depósito de papéis.

Verifique a separação das suas pastas por assunto, classifique-as de acordo com o teor de cada uma e elimine as pastas “diversos” e “outros”, afinal, elas não dizem nada a você. Crie classificações numéricas, por cores e defina tags para cada pasta, ficando mais fácil identificar que tipo de documento está armazenado.

Doo.Net: seu arquivo digital

Além de manter o arquivo físico, que tal arquivar seus documentos na nuvem, podendo recuperá-los mais facilmente? Com o Doo.Net isso é perfeitamente possível, tanto do computador quanto do smartphone.

O Doo.Net permite que você digitalize documentos ou ainda fotografe-os e faça upload dos arquivos para um repositório online, onde você classifica os documentos e separa-os por pastas, ou seja, é um arquivo digital que tem tudo para colaborar com a organização do seu escritório de contabilidade.

A vantagem do Doo.Net é que você pode acessá-lo através do smartphone, levando seu arquivo para onde você for. Além disso, ele possui sincronização com o Dropbox e o Google Drive, facilitando sua vida na hora de utilizar todo o espaço na nuvem que você tem para um controle mais rígido sobre seus documentos.

Dropbox

A era dos backups intermináveis dos computadores está acabando, isso graças ao Dropbox e outras ferramentas que permitem que você deixe todos os seus documentos na nuvem. Acesso fácil e rápido, edição de documentos em qualquer lugar, inclusive no smartphone, são algumas das vantagens de se ter um aplicativo como esse. Você pode sincronizá-lo com quantos computadores desejar e ainda acessar diretamente no site da ferramenta, compartilhando links de documentos com quem você quiser. Tudo muito rápido, fácil e seguro.

ComCard

Manter uma gestão eficiente dos seus clientes, com contatos, endereços, empresas, ficou muito mais fácil com o ComCard. Através dele você gerencia todos os cartões de visita dos seus clientes, armazenando no aplicativo uma foto do cartão com os dados do cliente, tendo em mãos um arquivo de fácil recuperação. Você conta ainda com uma ferramenta de criação de cartões de visita virtuais, podendo enviar seus cartões para qualquer cliente com um simples clique.

3D Gráficos

Com o 3D Gráficos você cria gráficos tridimensionais diretamente no smartphone e apresenta os resultados para os seus clientes de maneira profissional e altamente segura.

E agora, será que seu escritório de contabilidade vai ficar mais organizado? Deixe um comentário e conte pra gente!

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