Como fazer o saneamento cadastral para se preparar para o eSocial

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O projeto eSocial  do Governo Federal vai unificar as informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais das empresas que faturam mais de R$ 78 milhões obrigatoriamente a partir de janeiro de 2018. Para as demais, com receitas menores, o eSocial passa a valer no segundo semestre.

Com o eSocial, todas essas obrigações precisam ser declaradas enviando os registros que fazem parte da Carga Inicial. E é justamente essa Carga Inicial no qual os cadastros serão organizados em uma estrutura formatada antes do envio das primeiras movimentações.

Portanto, o primeiro envio é de extrema importância, pois uma entrega incorreta de qualquer declaração poderá gerar uma bola de neve que vai dar dor de cabeça. Por isso, o primeiro passo que as empresas precisam realizar é o saneamento cadastral.

O que é saneamento cadastral?

O saneamento cadastral ou a atividade de sanear cadastro consiste em atualizar e complementar as informações dos sistemas informatizados das empresas visando atender os aspectos fiscais, tributários, contábeis e de negócios.

Em outras palavras, se antes você não tinha que se preocupar muito como esses dados eram utilizados em vários sistemas, agora precisa otimizá-los e organizá-los para que possam ser melhores aproveitados e compartilhadores, principalmente após a chegada do Projeto SPED.

A chegada do eSocial vai passar pela mesma pressão, pois empresas desorganizadas precisarão se reestruturar para dar continuidade nos registros dos seus negócios e evitar falhas que podem resultar em multas graves.

Como fazer o saneamento cadastral?

Realizar o saneamento cadastral não é tão simples quanto parece, requerendo atenção redobrada. Muitas empresas acabam subestimando sua importância e não conseguem visualizar o retrabalho que isso pode dar no futuro.

Para realizar o saneamento cadastral, você precisará respeitar duas etapas para executá-lo adequadamente:

1. Qualificação Cadastral

Esse é um processo do Governo que faz o cruzamento das informações dos funcionários com Nome, Data de Nascimento, CPF e NIS registrados na sua empresa e em sistemas governamentais, buscando evitar cadastros duplicados ou divergentes.

É possível realizar a qualificação cadastral diretamente no site do eSocial, em lote ou de forma individual, bem como pelo leiaute fornecido. Se houver qualquer divergência, as entregas das declarações poderão ser invalidadas, necessitando que o trabalhador seja enviado ao respectivo órgão para corrigir seu cadastro.

A consulta online individual da ferramenta permite pesquisar até dez trabalhadores por vez na mesma tela. Você também pode fazer uma consulta em lote por meio de arquivo padronizado conforme o leiaute do sistema.

Viu só como é importante se preparar desde já?

2. Atualização e Adequação Cadastral

Realizado a qualificação, é hora de seguir para a próxima etapa. Como o eSocial é composto por dezenas de eventos declaratórios, centenas de informações serão enviadas ao governo. Para isso, você precisa manter os dados referentes à Folha de Pagamento devidamente atualizados e adequado aos formatos do eSocial

Dessa forma, faz-se necessário que os dados como endereço de residência, estado civil, horários e cargos não estejam de forma alguma desatualizados ou incorretos, pois o eSocial vai cruzar e se houver disparidade, a declaração será invalidada.

E como todo mundo sabe, é na Folha de Pagamento que um grande volume de informações pode estar errado, pois envolve dados dinâmico de pessoas, o que exige atenção máxima.

Não deixe para a última hora

Se você ainda não sabe o que é eSocial e quais serão suas vantagens, não deixe de conferir nosso artigo especial. O eSocial é um grande avanço no Brasil, mesmo que no começo ele dê certo trabalho às empresas.

Contudo, a boa notícia é que ainda há tempo para você se organizar e deixar tudo em dia. Logo, recomendamos que você inicie o saneamento cadastral o quanto antes para se planejar e antecipar o trabalho futuro. É sua empresa quem ganha!

Uma boa forma de manter-se organizado é utilizar um serviço como o sistema Sage Gestão Contábil, que possui módulos completos de contabilidade, patrimonial, fiscal e Folha de Pagamento para certificar que você vai estar preparado para o eSocial quando o momento chegar.

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