Vale a pena implantar Home Office no escritório de contabilidade?

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A acessibilidade que a internet e os computadores trouxeram e a instabilidade econômica que o país enfrenta neste momento faz com que muitos brasileiros questionem se vale a pena implantar o Home Office no escritório. Até mesmo para quem atua com Contabilidade.

Verdade seja dita, adotar o escritório doméstico ou funcionários que trabalhem nesta modalidade é algo extremamente viável economicamente, mas, assim como tudo na vida, existem vantagens e desvantagens que precisam ser colocadas na balança. Além disso, não é preciso comentar que o sucesso da implantação varia de pessoa para pessoa.

Afinal, disciplina, autocontrole, comprometimento e compreensão dos familiares são fundamentais.

Vantagens do Home Office

Acessibilidade: a pessoa não precisa de muita infraestrutura para trabalhar em casa. Um bom computador e um bom sinal de internet resolvem muitos dos problemas. O funcionário também deverá, em teoria, estar mais acessível devido à facilidade de encontrá-lo.

Mais tempo de trabalho: sem deslocamento, sem horas de trânsito, menos reuniões e menos interrupções fazem com que dia o permita mais horas de trabalho intenso. Mais horas que sobram permitem trabalhar mais e ganhar mais dinheiro e conquistar qualidade de vida.

Redução de gastos: gastar menos às vezes é tão ou mais importante do que ganhar mais. Trabalhar em modo Home Office faz com que tanto o funcionário como o escritório evitem gastos com locação do escritório, água, luz, telefone, internet, gasolina, estacionamento, remédios para estresse etc.

Desvantagens do Home Office

Distrações: pesquisas demonstram que a dificuldade de concentração, os ruídos domésticos e a atenção da família contribuem para a improdutividade. Desta forma, é necessário minimizar os problemas tomando algumas atitudes como conversar com os familiares, estabelecer horários específicos e ser muito organizado. Independência, disciplina e organização são essenciais e nem todo mundo consegue dispor delas dentro de casa.

Atendimento a clientes: em atividades como a Contabilidade, às vezes precisamos atender clientes pessoalmente e a sua própria casa pode ser um fator que jogue contra, gerando desconfiança da seriedade do profissional. É um preconceito, é verdade, mas o mundo está cheio deles. Caso você não tenha um escritório, uma saída é alugar salas de reunião ou um coworking para eventuais reuniões profissionais.

É fácil de se perder: seja trabalhando demais ou trabalhando de menos, quem não se controla vai viver uma verdadeira montanha-russa no Home Office. Organização, prazos de entrega e metas blindam tanto escritório quanto funcionário de atritos. Além disso, cercar-se de uma boa equipe fará a diferença. Você precisa de pessoas comprometidas para dividir as tarefas com confiança.

Exigências Legais

Antes de tudo, se o escritório contábil for todo digital, é necessário verificar junto à prefeitura se a atividade comercial permite o uso de endereço residencial. Agora, se você tem um escritório físico e pretende apenas oferecer a modalidade de Home Office para os empregados, precisa ficar ligado sobre as leis trabalhistas.

Por mais que não haja uma legislação específica para o Home Office, esta modalidade está regulamentada e prevê os direitos da CLT atuais. Veja alguns pontos importantes:

Direitos trabalhistas: empregado que trabalha em casa tem direito a salário, férias mais adicional de 1/3, anotação na carteira de trabalho, recolhimento do FGTS e 13º salário. Portanto, o único benefício que sofre alteração é o vale-transporte, uma vez que não há a necessidade.

Vale ressaltar ainda que o trabalhador precisa ser uma Pessoa Física, precisa sempre realizar o trabalho sem delegar a terceiros, ser subordinado para responder a empresa ou um superior, receber remuneração e trabalhar diariamente com continuidade.

Ferramentas e equipamentos: essa nem todo mundo sabe, mas a empresa pode ser responsável por disponibilizar condições adequadas de trabalho na residência do empregado. Ou seja, o trabalhador pode requisitar um celular, computador, mensalidade de internet e até a montagem de escritório. A jurisprudência entende que as despesas em decorrência da realização do trabalho são arcadas pela empresa.

Logo, muita atenção neste ponto. O fato do trabalhador prestar serviços em domicílio por si só não gera o dever da empresa de custear os gastos como água, luz, telefone e internet, uma vez que eles não  de uso exclusivos da atividade. Mas, demonstrando a existência de custo em razão exclusiva do trabalho, o reembolso pode ser requisitado e há casos reais que ganharam a causa.

É por este motivo que muitos empregadores optam por Home Office somente em cargos de extrema confiança, pois este é um risco recorrente na modalidade.

Controle da jornada: a Justiça já entende que a empresa e os empregados estão conectados, mesmo à distância, e por isso é possível realizar um controle efetivo de trabalho gastos e acidentes ocupacionais.

Sendo assim, utilizar softwares de monitoramento e garantir horários de descanso e refeição são vitais. Mesmo quem trabalha em casa pode contar com a Previdência em caso de acidente de trabalho, se for comprovado que ele aconteceu durante o desempenho das atividades.

Reembolso e horas-extras: novamente, a Justiça já considera a possibilidade de indenização empresarial com gastos pessoais e residenciais dependendo das funções empregatícias. Contudo, é necessário comprovar essas despesas adicionais para a realização do trabalho. Já em relação às horas-extras, não há diferenciação do trabalho presencial e do Home Office. Estabelecer horários e monitorar o controle sempre vão fazer parte da rotina da empresa que possui empregados trabalhando no escritório ou em casa.

Conclusão

Definir se você vai adotar o trabalho de funcionários em ambiente doméstico ou mesmo acabar com o escritório físico da sua empresa precisa levar em consideração pelo menos tudo que demonstramos acima.

Em geral, especialistas recomendam realizar testes graduais para validar se a sua cultura e organização empresarial permitem conquistar eficiência e reduzir riscos trabalhistas. Fato é que a adoção de Home Office tem crescido e existe uma grande necessidade da legislação brasileira avançar.

A modalidade do Home Office é um caminho a ser estudado, porém exige consciência, disciplina e comprometimento para dar certo. Você já teve uma experiência assim? Compartilhe conosco na área de comentários.

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A Reforma Trabalhista está aí e será cada vez mais fácil manter um escritório de contabilidade via Home Office ou possibilitando alguns funcionários trabalharem neste modelo. Você pretende ou já adota essa forma de trabalho? Conta pra gente!

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