Conheça as principais ferramentas de gestão de qualidade

Aprimore produtos, processos, sistemas e projetos utilizando ferramentas de gestão de qualidade para prevenir problemas em sua empresa.

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Ferramentas de gestão de qualidade são técnicas utilizadas por empresas para aprimorar os seus produtos, processos, sistemas e projetos, para melhorar a qualidade e prevenir eventuais problemas futuros.

Além disso, as ferramentas de gestão de qualidade permitem que o empreendedor analise a ineficácia e os aspectos negativos de um produto ou processo em questão. Apesar de serem tradicionais, podem representar uma grande inovação na forma de atuação de sua empresa.

Conheça agora algumas das principais ferramentas de gestão de qualidade utilizadas em negócios dos mais diversos setores e que são muito úteis, independente do tamanho de sua empresa.

1. Análise de SWOT

SWOT é uma sigla em inglês que representa as palavras Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Essa é uma técnica administrativa utilizada para explorar e definir diversos aspectos de um produto ou projeto.

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A Análise SWOT é muito utilizada para aprimorar os diferenciais competitivos da empresa diante do mercado e também para corrigir as suas falhas, que podem prejudicar o empreendimento a médio ou longo prazo. Basicamente, a Análise de SWOT consiste em identificar os pontos fortes e fracos da empresa, através do seguinte conceito:

  • Forças – Pontos nos quais a empresa tem vantagens competitivas sobre a concorrência;
  • Fraquezas – Pontos nos quais a empresa tem vulnerabilidades ou falhas que podem comprometer seu desempenho, frente à concorrência;
  • Oportunidades – Fatores internos e externos que se mostram tendências promissoras a serem trabalhadas;
  • Ameaças – Tendências do mercado capazes de gerar riscos para o negócio no futuro, como a expansão de uma empresa concorrente, por exemplo.

2. Diagrama de Ishikawa

Muito conhecido também pelos termos Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, essa é uma ferramenta bastante utilizada em empresas para se encontrar a causa de problemas específicos.

O diagrama de Ishikawa é composto por uma linha horizontal principal que define o problema em questão, com ramos que se separam para as laterais, exibindo as causas do problema. Desses ramos, saem pequenas ramificações que são consideradas as subcausas do problema. A aparência final é semelhante a uma espinha de peixe, por isso o nome.

O Diagrama de Ishikawa é uma eficiente ferramenta de gestão de qualidade, pois possibilita uma perspectiva simples e objetiva de um problema, tornando muito mais fácil encontrar a solução.

3. Diagrama de Pareto

A ferramenta apresenta, de forma direta e objetiva, a distribuição dos itens organizando-os de acordo a frequência de sua ocorrência. Na prática, podemos imaginar um gráfico de barras no qual os itens são ordenados do maior (ou mais frequente) para o menor (ou menos frequente).

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A ideia é permitir a quem o utiliza uma forma simples e visual de compreender em quais aspectos estão os problemas mais comuns, permitindo a direção imediata de esforços para tentar resolvê-lo. Os dados podem ser exibidos em termos de frequência absoluta (desde que se saiba o total) ou em percentual.

4. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming, é uma ferramenta de gestão voltada para processos de melhoria contínua. Basicamente, ele consiste em quatro etapas, nas quais é possível entender como um problema surge e como pode ser solucionado. Trata-se de um processo focado nas causas, visando evita-las, e não nas consequências.

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As quatro etapas são as seguintes:

  • PLAN (Planejamento) – Na primeira etapa, é necessário que as metas e objetivos sejam traçados para alcançar os objetivos definidos;
  • Do (Execução) – Nessa etapa, coloca-se o planejamento em execução. É importante fazer um mapeamento de todo o processo, para que a análise e verificação dos resultados possa ser realizada posteriormente;
  • Check (Verificação) – É momento de analisar os resultados alcançados, observar se houve diferenças, não somente quanto ao esperado, mas também se ficou registrado algum desvio de qualidade;
  • Act (Ação) – Aqui, as causas dos desvios de qualidade ou resultados negativos são detectadas e as ações corretivas são tomadas, reiniciando um novo ciclo.

5. Fluxograma (ou Workflow)

Sua aparência é semelhante à de um diagrama e ele é utilizado para apresentar o fluxo e etapas específicas de um processo. Geralmente, figuras geométricas e setas indicativas fazem parte de sua composição. O fluxograma é comumente utilizado para descrever cada passo de um determinado processo, indicando rumos a tomar e responsáveis por cada etapa.

De forma muito simples e direta, o fluxograma permite que toda a sistemática de um processo possa ser compreendida, tornando toda a operação muito mais produtiva. Por isso, é importante ressaltar que seu conceito é descomplicar para facilitar a compreensão de toda a equipe, então as informações devem ser dispostas de forma curta e direta.

6. Folhas de verificação

Planilhas e tabelas são formas simples e práticas de adicionar e verificar constantemente as informações. No entanto, antes de partir para a coleta de dados, é preciso definir quais itens serão analisados, sob pena de você reunir mais dados do que o necessário – o que tomará mais tempo do que é preciso.

A partir do registro nas folhas é possível ter uma percepção sobre a realidade da sua empresa, o que facilita também a interpretação por parte de gestores e consultores. Considere as folhas de verificação como uma espécie de check-list de produção. Por essa razão, elas devem estar sempre à mão.

7. Histograma

Por definição, um histograma é um gráfico de barras nas quais é possível representar graficamente dados de um determinado período. Esse recurso é particularmente útil para compreender o número de itens dentro de um processo, permitindo uma visão macro das suas características.

A ideia aqui é facilitar a resolução de problemas, pois a partir da análise histórica torna-se mais simples compreender em quais pontos é preciso agir. Trata-se de uma ferramenta extremamente útil e bastante acessível, pois qualquer editor de planilhas é capaz de reproduzir gráficos como esses.

8. Diagrama de Dispersão

É bem provável que você conheça essa ferramenta, mas talvez não esteja associando-a ao nome. O Diagrama de Dispersão nada mais é do que um gráfico de correlação. Essa dualidade é apresentada em um eixo X/Y, permitindo compreender a evolução de duas variáveis de forma simultânea.

Esse recurso é especialmente interessante para aqueles que buscam relações de causa e efeito. Além disso, a metodologia pode ser utilizada para compreender como investimentos (ou custos) impactam nas finanças de uma empresa em médio e longo prazo.

9. Cartas de controle

As cartas de controle possuem alguma similaridade com as folhas de verificação em seu propósito, mas exibem de forma gráfica as tendências de alguns pontos de observação em relação a um determinado período.

Assim, a partir dos gráficos que são atualizados com frequência, descobre-se se os processos, sob determinado ponto de vista, estão sob controle ou se requerem algum tipo de intervenção. O ideal é comparar sempre mais do que um ponto de observação antes de agir, a menos que se trate de algo bastante objetivo ou específico.

10. 5W2H

Essa é uma ferramenta de gestão de qualidade bastante simples de ser utilizada. A sigla 5W2H corresponde a sete perguntas, sendo o “W” e o “H” referências em inglês aos termos questionados. Assim, quem se vale dessa metodologia deve se atentar aos seguintes itens:

  • What? (O que fazer?)
  • Why? (Por que fazer?
  • Where? (Onde deve ser feito?)
  • When? (Quando deve ser feito?)
  • Who? (Quem vai fazer?)
  • How? (Como vai ser feito?)
  • How much? (Quanto vai custar?)

Basicamente, antes do início de cada projeto e durante a sua execução é preciso manter atualizadas as respostas para essas sete perguntas. Caso você as tenha, provavelmente estará com um processo bem encaminhado em mãos para buscar os melhores resultados possíveis.

11. FMEA

FMEA é uma sigla em inglês para Failure Mode and Effect Analysis. Trata-se de uma maneira de analisar eventuais desvios e falhas em um determinado processo ou produto, considerando-se também as causas que os levaram a ocorrer.

Esse recurso é empregado com maior frequência em processos de melhorias contínuas ou em etapas de desenvolvimento de produtos. Isso porque ele é extremamente benéfico para indicar falhas de forma minuciosa, podendo servir também como ponto de partida para a proposição de ações preventivas.

fmea

Basicamente, há três tipos de FMEA: análise de produtos, análise de processos e análise de procedimentos, sendo esse último o menos comum. É considerada uma das ferramentas mais completas e eficazes disponíveis, sendo empregada com frequência no setor farmacêutico.

12 . 6-Sigma

Fechando a nossa lista não poderíamos deixar de mencionar a metodologia 6 Sigma, uma medida de performance de processos. A ideia aqui é aplicar métodos estatísticos em processos para minimizar ou eliminar falhas e defeitos. Por isso mesmo, há vários níveis de operação.

Grande parte das empresas opera no nível 3-Sigma, o que significa um índice de até 35 mil defeitos (ou falhas) por milhão de unidades/processos. No nível 6-Sigma esse índice cai para 3,4 defeitos por milhão. Quanto menor o número de desvios ou de unidades fora do padrão, melhor.

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A aplicação do 6-Sigma é mais complexa e, invariavelmente, requer mudança de cultura nas empresas em algum grau. Porém, os resultados incluem redução de custos, aumento da qualidade e da produtividade, maiores índices de satisfação por parte dos clientes e eliminação de etapas improdutivas.

Ferramentas de gestão x softwares de gestão: entenda as diferenças

Embora todas as ferramentas de gestão que mencionamos acima sejam essenciais em maior ou menor grau para um negócio, nenhuma dela substitui a utilização de um software de gestão. Isso porque os propósitos são distintos, embora as informações obtidas pelos mais variados métodos possam ser consideradas complementares.

Um software de gestão dará à sua empresa a automatização de ferramentas administrativas e acesso a relatórios em tempo real. A partir deles, e empregando-se outras técnicas de gestão de qualidade, é possível refinar os dados e obter insights ainda mais precisos para o seu negócio.

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