Conheça algumas soluções eficientes para automatizar o seu escritório contábil

Dicas práticas podem tornar o trabalho do escritório contábil mais ágil e melhorar o atendimento direto aos clientes. Confira!

O dia a dia de um escritório contábil costuma ser bastante cheio de tarefas operacionais com a gestão dos documentos fiscais. É por essa razão que automatizar o escritório contábil pode trazer agilidade, segurança e aumento da produtividade.

É possível obter vantagens, por exemplo, liberando membros da equipe para atuar de forma mais ativa junto aos clientes e com menos trabalhos manuais. Porém, por mais que a teoria seja simples, na prática muitos escritórios ainda se batem com relação ao que fazer quando é esse o assunto. Nós separamos algumas dicas para você automatizar a sua rotina e facilitar o dia a dia na sua empresa.

1. Melhore a comunicação com os clientes

Investir em melhores formas de comunicação para tornar mais ágil o contato com os clientes é o primeiro passo para a automatização das suas tarefas. De nada adianta você adotar processos modernos na sua empresa se o seu cliente faz questão de receber malotes pessoalmente. É preciso compreender o modo de operação de cada empresa e se adaptar a ele, sugerindo alternativas.

Softwares de comunicação como o Skype ou o Slack podem ser muito úteis nesse sentido. O importante aqui é estabelecer uma rotina, um modo de compartilhar informações no qual você responda rápido e também possa ser respondido com a mesma agilidade. Com a ferramenta certa, ele pode solicitar qualquer serviço ao escritório e acompanhar o andamento sem que isso gere maiores transtornos para sua empresa.

2. Aposte em soluções de envio e recebimento de documentos online

Padronizar a forma de envio de documentos para os clientes é uma boa forma de gerir as rotinas e agilizar os processos. Busque softwares que vão ajudar você nesta tarefa. Depois de encontrar as soluções, informe-as aos seus clientes e ofereça treinamento no uso delas, se necessário. Todo o tempo que você puder investir nisso irá retornar em forma de economia no futuro.

Quando você acostuma os clientes desde o início a seguirem padrões, além de demonstrar profissionalismo, facilita o seu trabalho em médio e longo prazo. O que não pode acontecer é você ter que criar um modo de envio e recebimento de documentos para cada empresa atendida. Crie uma metodologia de trabalho que possa ser aplicada a diversas companhias.

3. Gerencie os processos do seu escritório

Mapeie os seus serviços diários, visualize o tempo gasto nas tarefas e como é o dia a dia do seu colaborador para traçar formas melhores de fazer a gestão deles. Quando você deixa que todos executem as tarefas de qualquer jeito, além de não criar uma padronização, cria-se uma dependência da metodologia de trabalho do funcionário.

É por essa razão que todos os processos devem ser mapeados, de forma que se um novo colaborador entrar hoje na empresa ele saberá exatamente quais procedimentos seguir. Em um primeiro momento, essa técnica consumirá um pouco mais do seu tempo, mas encare isso como um investimento. Quanto maior for o controle sobre os processos, maiores serão as chances de obter eficiência em todos os quesitos.

4. Eduque os seus clientes

Se você é um profissional de contabilidade, é bem provável que alguns conceitos do marketing soem um pouco estranhos para você. Isso é natural, pois trata-se de algo que foge do seu campo de estudos. O mesmo ocorre com os seus clientes. Aquilo que pode parecer óbvio para um contador pode nem sequer passar pela cabeça do gestor da empresa que você atende.

É por essa razão que o profissional responsável pela contabilidade deve se ver também como um educador. Quando você explica com clareza para um empresário quais são as opções que ele tem e qual das alternativas é a mais interessante, a tendência é que ele aceite a sua opinião. Porém, isso ocorre quando há um diálogo, uma troca de informações, e não uma imposição do tipo “deve ser assim”.

Para que essa troca de informações seja saudável, vale desde um treinamento específico em alguma particularidade até a produção de artigos e e-books que podem ser publicados no blog do site oficial da sua empresa.


5. Invista em softwares de gestão contábil

Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho específica e pode ter sua produtividade e rentabilidade aumentadas com o uso de um software de gestão contábil. Simples e fácil de usar, ele automatiza as rotinas manuais com seu sistema eficiente para o controle e gerenciamento dos documentos, integração entre os módulos, rapidez no processamento e menu interativo de acesso rápido.

Além disso, você pode sugerir esse benefício para os seus clientes, agilizando ainda mais a maneira como são recebidas e trabalhadas as informações contábeis das empresas que você atende. Optar por um software de gestão contábil hoje não é mais um luxo ou um diferencial competitivo, é uma necessidade.

6. Fique atento às novas tecnologias

Inovações em termos de software e tecnologias surgem a todo instante e se a sua empresa pretende ser pioneira, então é preciso ficar atento a quais são essas novidades. A participação em fóruns de debate, feiras e congressos é um aspecto importante para se manter atualizado. Afinal, muitas vezes ser o primeiro a adotar uma tecnologia pode significar uma série de benefícios.

Os chamados early adopters podem ter vantagens na utilização de certas ferramentas, como descontos para adesão ou possibilidade de influenciar o processo de construção do software. Em outras palavras, é como se mesmo à distância você ajudasse a moldar um serviço que poderá ser de grande utilidade no futuro.

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Agora que você já conheceu algumas dicas de como automatizar o seu escritório contábil, que tal investir em uma ferramenta que vai ajudar você nesse processo? Conheça o Sage Relacionamento. Com ele, você automatiza a gestão do seu escritório, otimiza recursos e ganha tempo para atuar junto ao cliente como ele mais precisa.

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