Obrigação do certificado digital para envio do eSocial: mito ou verdade?

Adoção do eSocial por parte das empresas suscita dúvidas sobre a obrigatoriedade ou não de utilizar um certificado digital para envio das informações.

Uma das dúvidas que muitos usuários têm com relação ao funcionamento do eSocial é se há ou não a necessidade de utilizar um certificado digital para o envio de informações para o Governo Federal.

Quem responde essa dúvida é a própria Receita Federal. Segundo o órgão, o certificado digital só é exigido para quem já tinha essa obrigação anteriormente, ou seja, na prática nada muda com relação a isso.

Quem precisa do certificado digital no eSocial?

As empresas optantes pelo Simples Nacional e que tenham mais de um empregado já necessitam hoje de um certificado digital para enviar as suas informações para a Receita Federal. Portanto, nada muda para elas, que continuarão utilizando o mesmo certificado digital que já têm.

Já as micro e pequenas empresas com até um empregado poderão enviar as informações necessárias por meio dos portais do eSocial utilizando apenas um código de acesso. Para elas, não há a obrigatoriedade de um certificado digital. Também estão isentos da medida os Microempreendedores Individuais (MEI), que podem utilizar o portal simplificado do MEI apenas com o código de acesso.

Aqueles que já possuem empresas de contabilidade cuidando da transmissão dessas informações também podem ficar tranquilos. Para eles, basta autorizar os profissionais de contabilidade a assinar e enviar declarações por meio de uma procuração eletrônica.

Empresas não obrigadas ao uso do certificado digital que não querem utilizar o portal manualmente do eSocial, podem realizar o envio através de software folha de pagamento. Porém para isso é necessário uma procuração eletrônica ou adquirir o certificado, dado que via sistema folha de pagamento não é possível usar código de acesso

Para que serve o certificado digital?

A ideia do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), introduzido em 2007 às empresas brasileiras, é a de facilitar a escrituração contábil e fiscal das empresas. Desde então esses processos deixaram de ser feitos manualmente, passando para um sistema informatizado e unificado, que inclui recepção, validação, armazenamento e autenticação dos dados.

Para fazer a transmissão dos dados, algumas empresas necessitam ter um certificado digital. Esse validador precisa ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. O item garante autenticidade e confiabilidade as transações entre as partes.

Em outras palavras, trata-se de uma assinatura eletrônica com validade jurídica, do mesmo modo que os documentos autenticados em cartório. Portanto, ainda que a sua empresa não esteja na lista daquelas obrigadas a se utilizar dessa tecnologia, vale a pena considerar a aquisição de uma chave ou de um sistema gerencial de informações financeiras que seja compatível.

Quais são os benefícios do eSocial?

“O programa amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do país, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade”, explica Altemir Linhares de Melo, assessor especial para o eSocial. Ele enfatiza ainda que o eSocial está 100% pronto para implantação e que a adoção do faseamento foi uma forma de garantir uma entrada em produção mais amena e facilitar a adaptação das empresas ao projeto.

Para os empresários, a centralização das informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas. É claro que, de início, o processo é um pouco mais trabalhoso, pois há necessidade de adaptação, mas a tendência é que a entrega das obrigações se torne mais simples.

Já para o Governo Federal, o benefício maior é a agilidade e facilidade na fiscalização das informações. Isso dificulta a vida de empresas que sonegam impostos ou que não agem em conformidade com o que a legislação prevê. Com o aumento da eficiência da fiscalização, aumentam também as receitas do governo com a arrecadação de tributos.

Cronograma de implantação do eSocial para 2019

Desde janeiro de 2018 o eSocial vem sendo implantado gradativamente nas empresas brasileiras. Elas foram subdivididas em quatro grupos, de acordo com o faturamento ou tipo de empresa. Abaixo, listamos todas as mudanças que entram em vigor ao longo de 2019.

Primeiro grupo – Empresas com faturamento anual, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões

  • Fase 5 – agosto de 2019: substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS.
  • Fase 6 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Segundo grupo – Demais empresas privadas, incluindo Simples e MEIs que possuam empregados

  • Fase 3 – 10 de janeiro de 2019: envio das informações referentes à folha de pagamento.
  • Fase 4 – abril de 2019 (para empresas com faturamento acima de R$ 4,8 milhões no ano-calendário de 2017)/outubro de 2019 (para as demais empresas do grupo): substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – agosto de 2019: substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS.
  • Fase 6 – agosto de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceiro grupo – Entes Públicos

  • Fase 1 – 10 de janeiro de 2019: apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
  • Fase 2 – 10 de abril de 2019: nesta fase, passa a ser obrigatório enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – 10 de julho de 2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – outubro de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – outubro de 2019:  deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
  • Fase 6 – julho de 2020: deverão ser enviados dados de segurança e saúde do trabalhador.

Quarto grupo – Segurado Especial e Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

Ocorrerá inteira a partir de janeiro de 2020, com previsão de encerramento em janeiro de 2021. Dados e meses da entrada em vigor de cada uma das fases ainda não foram definidos.

Se as empresas que você representa pertencem ao terceiro e quarto grupos é fundamental redobrar a atenção, pois todo o cronograma entrará em vigor ao longo de 2019. Já para as empresas dos grupos 1 e 2 o processo teve início em janeiro de 2018 e, portanto, a maioria das companhias já está adaptada às novas regras. Até o final de 2020 a implantação do eSocial estará completamente concluída.

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