Como aumentar a produtividade do escritório contábil?

Como anda a produtividade no seu escritório contábil? Confira as nossas dicas! Todos sairão ganhando, principalmente os seus clientes.

como aumentar a produtividade

Aquela imagem clássica de um escritório contábil desorganizado, cheio de papéis espalhados pela mesa, é coisa do passado. Hoje, profissionais contábeis sabem que a organização estrutural impacta positivamente na produtividade e rentabilidade do negócio. Saber como aumentar a produtividade do escritório contábil é uma preocupação constante dos gestores.

O problema é que muitos desses profissionais ainda não sabem como reduzir o investimento e o tempo gastos nas rotinas do negócio. Pensando nisso, selecionamos algumas dicas infalíveis para você aumentar a produtividade em seu escritório contábil. Todas elas podem ser adequadas à rotina da sua empresa, em maior ou menor grau. Será que você está atento a todas elas no seu negócio?

1. Monte o organograma do seu escritório contábil

Definir de modo claro e objetivo a estrutura organizacional que você pretende implementar em seu escritório contábil é o primeiro passo para um negócio mais produtivo e rentável. O organograma ajuda você a estabelecer como os resultados serão medidos e também a identificar o perfil de contadores que você pretende ter em sua equipe.

Ele também é importante na elaboração dos planos de carreira, um grande fator motivacional para qualquer equipe. Reúna os sócios, os gestores e os responsáveis pelos Recursos Humanos da sua companhia e defina uma estrutura eficiente, que permite promoções, desenvolvimento de carreiras verticais e possibilidades de crescimento aos funcionários, de forma a aumentar a retenção de talentos.

 

2. Tenha um plano de negócios

Não basta apenas definir como funciona a sua empresa, é preciso estipular também metas de crescimento em curto, médio e longo prazo. Como você imagina que a sua companhia estará daqui a cinco anos? É por meio do plano de negócios que você determina as diretrizes do que vai acontecer e toma as medidas para que os projetos se tornem realidade.

De maneira ideal, um plano de negócios deve ser construído antes mesmo de você abrir uma empresa. Entretanto, se você já está com a sua companhia em funcionamento e ainda não pensou nisso, nunca é tarde. O plano de negócios é um documento dinâmico, flexível, que pode ser modificado ao longo do tempo.

Tire um tempo da rotina do dia a dia para planejar o futuro da sua empresa. Essa é uma tarefa que não pode ser deixada em segundo plano. Pense da seguinte forma: se você não se preocupar com o futuro da sua companhia, quem vai fazer isso por você? Reúna sócios e gestores e coloque no papel todas as ideias que vocês têm para se tornar mais produtivos.

3. Crie uma base de comunicação eficiente

A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento do seu escritório contábil e não há espaço para “telefones sem fio” ou mensagens não encaminhadas ao setor responsável. A primeira dica é ouvir e conhecer melhor sua equipe. Entender o perfil de cada profissional ajuda você a direcioná-lo para a área em que ele pode ser mais produtivo.

A comunicação interna eficiente contribui ainda para a valorização do trabalho em equipe, pois, quando você compartilha os desafios e os objetivos a serem conquistados, os funcionários se sentem pertencentes ao seu escritório e podem apresentar soluções para a otimização dos processos.


4. Investir em capital intelectual

Independentemente da área de atuação, para que uma empresa tenha excelência em sua prestação de serviços, ela precisa contar com profissionais de qualidade. São eles que vão fazer a diferença nas tarefas do dia a dia, tanto na qualidade do serviço prestado quanto na otimização da rotina.

O investimento em capital intelectual pode ser feito de duas maneiras. A primeira é contratando profissionais de alto nível e já reconhecidos pelo mercado. Eles trarão sua experiência para a empresa e acrescentarão à companhia tudo o que aprenderam em trabalhos anteriores e culturas organizacionais distintas.

Já a segunda maneira de fazer isso é incentivando a formação dos profissionais que já compõem o quadro de funcionários da sua empresa. Ao investir em colaboradores promissores, é possível moldar a equipe de acordo com as necessidades e preferências da gestão. Oferecer cursos especializados e diferentes formas de atualização é uma maneira de investir nesses talentos.

5. Reduza as horas extras

O excesso de trabalho e as horas extras estão entre as medidas mais contraproducentes de um escritório contábil. Quanto maior a pressão sobre o funcionário, menor será a produtividade dele — sem falar na falta de motivação decorrente do processo. Sabemos que trabalho, especialmente em algumas épocas do ano, não falta.

Porém, tenha em mente que a produtividade tem a ver com a distribuição eficiente do fluxo de trabalho e a delegação de tarefas entre a equipe. Não sobrecarregue a sua equipe, prime por contratar uma quantidade suficiente de colaboradores que possam dar conta de todas as demandas que a sua empresa tem. É uma ilusão achar que menos funcionários e mais horas extras é uma medida barata e produtiva.

6. Crie metas e ofereça incentivos

Estipule metas para aumentar a produtividade do escritório, mas não as transforme em um mecanismo de pressão sobre sua equipe. Depois de reunidas as informações motivacionais do seu time, você poderá avaliar qual tipo de incentivo será mais estimulante — use esses dados a seu favor e crie um plano de incentivos para os colaboradores que apresentarem bons resultados.

Porém, deixe claras as regras para essas recompensas. Não se esqueça que as metas devem ser realistas e plausíveis. De nada adianta estipular números absurdos a serem alcançados. Se possível, debata com os seus colaboradores sobre a viabilidade da ideia. Caso contrário, a pressão desmedida sobre a sua equipe pode resultar no efeito contrário.

7. Gerencie as rotinas do escritório contábil

O uso de ferramentas de gerenciamento é uma boa alternativa para facilitar a comunicação interna, o trabalho em equipe e a gestão de documentos e serviços no escritório contábil. Outra vantagem dessas ferramentas é que, além de delegar tarefas para qualquer membro da equipe, você também consegue acompanhar o andamento da atividade.

Para um escritório produtivo, é fundamental que você invista em meios de reduzir o número de tarefas manuais, automatizando-as sempre que possível. Quando toda a sua equipe tem acesso a uma visão geral daquilo que está acontecendo, fica mais fácil intervir, corrigir desvios de rota ou acessar relatórios em tempo real.

8. Trabalhe com segmentos específicos

Existem diferentes perfis de empresas com obrigações fiscais diferenciadas. Em vez de tentar abranger todas elas, foque a atuação do seu escritório em um determinado nicho de mercado. Assim, você terá mais expertise para lidar com esse departamento e estará mais qualificado para propor soluções mais seguras e oferecer melhor desempenho para os clientes.

Atuar em segmentos específicos também faz com que seu escritório seja visto pelo mercado como especializado em uma determinada área. Com isso, gera confiança e desperta mais atenção dos clientes. Lembre-se: em muitas ocasiões, qualidade pode ser mais importante do que quantidade. Com foco em serviços especializados, mesmo um número menor de clientes pode proporcionar uma maior rentabilidade à sua empresa.

9. Seja um verdadeiro parceiro dos seus clientes

Proatividade. Essa é uma das palavras mágicas para qualquer escritório contábil. Uma das maneiras de ser proativo é se tornando um verdadeiro parceiro dos seus clientes. É comum que as empresas não tenham uma noção clara daquilo que pode ser feito para aumentar o faturamento ou reduzir os custos operacionais sob o ponto de vista contábil.

Por isso, não espere que os seus clientes venham até você solicitando serviços que fujam do convencional. Na maioria das vezes, eles nem sabem que isso é possível. Cabe a você analisar o perfil das empresas que atende e propor a eles soluções que possam melhorar o negócio e que estejam dentro das possibilidades de investimento de cada companhia.

10. Utilize um sistema de gestão contábil

Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho específica e pode ter sua produtividade e rentabilidade aumentadas com o uso de um software de gestão contábil. Simples e fácil de usar, ele automatiza as rotinas manuais com seu sistema eficiente para o controle e gerenciamento dos documentos, integração entre os módulos, rapidez no processamento e menu interativo de acesso rápido.

Além disso, você pode sugerir esse benefício para os seus clientes, agilizando ainda mais a maneira como são recebidas e trabalhadas as informações contábeis das empresas que você atende. Optar por um software de gestão contábil hoje não é mais um luxo ou um diferencial competitivo, é uma necessidade.

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