Como consultar as NF-e pode ajudar você a fazer o controle financeiro da sua empresa

“Para quem não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve”, diz o ditado. Em uma empresa, a ideia também se aplica, mas não deveria ser assim. Operar às cegas é contar com a sorte a todo instante e, no primeiro momento que ela falhar, você e os seus empregados ficarão na mão. É preciso planejar, ter uma estratégia de negócios e usar todas as ferramentas disponíveis ao seu favor.Muitas vezes as soluções podem estar nas ferramentas mais simples possíveis, como consultar NF-e para fazer controle financeiro.

Trata-se de um conselho que pode até parecer banal para as companhias mais organizadas, mas acredite: a maioria das empresas não se dá conta de que essa é uma excelente fonte de dados para análise.

Acompanhe os processos de compra e venda de produtos

A primeira coisa que você pode fazer observando as notas fiscais é checar se os fluxos de compra e venda de produtos estão funcionando de maneira adequada. Ao confrontar uma NF-e com um pedido, por exemplo, é preciso saber se os itens encomendados vieram na quantidade solicitada, se não houve descarte por avaria e se eles estão devidamente acondicionados no estoque.

Na outra ponta, quando você faz uma venda, é preciso ficar atento aos lançamentos, se houve o devido recolhimento de impostos e se os custos de frete foram devidamente justificados. Lembre-se: nada pode passar em branco. Erros são passíveis de acontecer em qualquer fase do processo, mas identificá-los a tempo é também uma das suas funções.

Opte pelo recebimento antecipado do XML da NF-e

Uma das grandes vantagens da migração das notas fiscais para o mundo digital é a agilidade que elas proporcionam para todos os envolvidos. Assim, antes mesmo de receber uma mercadoria, você pode solicitar ao vendedor que envie o XML da nota fiscal para simples conferência. Se houver algum erro ali você já consegue perceber antes mesmo da entrega.

Nesse caso, solicite as devidas correções e peça para que seja gerada uma nova NF-e. Esses processos de recebimento do XML da NF-e em tempo real podem ser feitos por uma série de programas que visam tornar mais ágil esse processo. O importante aqui é não perder tempo com erros que poderiam ser evitados desde o primeiro momento.

Planejamento é fundamental para aumentar a receita

Você sabe exatamente quanto vende de cada um dos seus produtos? A partir da análise das suas NF-e é possível saber como está a curva de demanda pelos itens que você comercializa e, baseado nessas informações, você pode fazer projeções de vendas para os meses seguintes. Se um produto está em alta, talvez seja o caso de comprar mais peças e negociar um desconto com o fornecedor.

Contudo, você só vai saber disso se analisar com calma os dados. Existem diversos softwares que cruzam essas informações e dão essas respostas para você em tempo real. Portanto, não deixe de usar a tecnologia a seu favor: ela pode se tornar uma fiel escudeira, ajudando você a ganhar mais em pequenos detalhes.

Evite recair em notas frias

A utilização de NF-e faz com que você evite recair nos mais diversos tipos de golpes existentes no mercado. Tentar vender um produto para você com nota fria, por exemplo, é algo que não vai colar. Isso impede que, posteriormente, sua empresa seja autuada em razão de não conformidade com os processos legais de compra.

Sendo assim, use as NF-e para controlar eventuais notas que terceiros possam emitir em seu nome. Para isso, basta checar quais notas foram emitidas contra o seu CNPJ e questionar aquelas que estiverem incorretas ou que não tenham sido solicitadas. Realizando uma manifestação do destinatário junto à Receita Federal você confirma de maneira formal que a sua empresa não reconhece aquela transação.

Automatize os processos na sua empresa

Como você já pode perceber, a NF-e facilita a sua vida em uma série de atividades. Porém, ela pode ser tornar um diferencial competitivo no seu negócio. Você não precisa fazer certas tarefas de forma manual sendo que há softwares específicos para isso. Esses serviços ajudam você a focar o tempo no que mais importa: o seu trabalho.

Ninguém abre uma empresa tendo como objetivo fazer conferência de notas fiscais, mas isso é parte do processo. A partir do momento que você torna certas atividades de rotina automáticas, o resultado é que sobra mais tempo e mão de obra para pensar em estratégias de negócios e usar os prazos e o fluxo de caixa a seu favor.

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