Como fazer para descobrir a chave de acesso de uma NFe?

Veja como é simples encontrar o caminho para uma chave de acesso de uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) em poucos passos. Confira!

As Notas Fiscais Eletrônicas vieram para ficar. Com o aumento do número de empresas que adotam essa modalidade, surgem também as dúvidas com relação aos procedimentos específicos do seu uso. Uma delas é como descobrir a chave de acesso de uma NFe.

Felizmente, tudo é bastante simples. Embora para aqueles que não estejam familiarizados com o sistema as coisas possam parecer difíceis no começo, você verá que tudo é uma questão de hábito e em pouco mais de um mês de uso já estará dominando as principais ferramentas. Vamos conferir um passo a passo para descobrir a chave de acesso.

Afinal, o que é a chave de acesso de uma NFe?

Todas as NFe possuem uma chave de acesso, composta por uma sequência numérica de 44 posições. Ela funciona como uma espécie de RG, uma identificação única da nota em questão. Esses dígitos são compostos, entre outras coisas, pelo número da NFe. A chave de acesso também está localizada no arquivo XML e no DANFE.

Os dados que compõem a chave de acesso de uma NFe são os seguintes:

  1. O CNPJ da empresa emitente;
  2. O código da UF da empresa emitente da NFe;
  3. O ano e o mês da emissão da NFe;
  4. O número da série da NFe;
  5. O modelo da NFe;
  6. A forma de emissão do documento;
  7. O número da NFe;
  8. O dígito verificador da chave de acesso da NFe;
  9. E o código numérico da chave de acesso.

Como descobrir a chave de acesso de uma NFe

Basicamente, há três caminhos possíveis para conseguir a chave de acesso de uma NFe. Vale lembrar que esse número é único e que não há hipótese de existir outra NFe com a mesma sequência numérica.

1. A primeira possibilidade é a mais simples: solicite diretamente ao seu fornecedor. Nesse caso, sua empresa precisa pedir o DANFE para ter acesso ao número. Assim, se o seu fornecedor, por alguma razão, esquecer de enviá-la, pode haver falhas na escrituração do SPED. Peça para que o seu departamento de compras ou de contabilidade solicite esses dados para que não haja eventuais problemas.

2. A segunda possibilidade de conseguir o número é por meio do Sefaz: no Portal da Secretaria da Fazenda do seu Estado é possível fazer essa consulta, mas será preciso ter o Certificado Digital em mãos. Note que essa opção também não está disponível para todos, uma vez que muitas secretarias da fazenda estaduais não oferecem essa opção. As consultas devem ser feitas individualmente, o que torna o trabalho mais demorado.

3. A terceira possibilidade é por meio de um software de gestão financeira: por fim, a alternativa mais simples é contar com um software que permita realizar consultas às NFes em lote, como o SAGE NF-e.. Como todos os documentos fiscais ficam armazenados na mesma base, tudo se torna mais fácil. Por isso, a nossa recomendação é que você não deixe de contar um serviço como esse na sua empresa.

O que é a NF-e?

Já a NF-e é a tradicional Nota Fiscal Eletrônica, emitida e armazenada em arquivo eletrônico e que serve como documento oficial para comprovar as operações de circulação de mercadoria. Apesar de acompanhar a compra, o documento que tem validade jurídica é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).

O item mais importante a ser observado pelo empresário é o XML da NF-e, item que só pode ser identificado com o uso da chave de acesso por meio do portal da Secretaria da Fazenda. Se a sua empresa não tem uma chave de acesso, existe a possibilidade de conexão direta à Sefaz por meio de plataformas inteligentes.

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