Como deve ser a ECF no SPED?

Conheça mais detalhes sobre a Escrituração Contábil Fiscal, cujo prazo de entrega em 2018 já está chegando ao fim e que apresenta várias novidades este ano.

Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi implantado, em 2007, as informações acessórias relacionadas à ECF mudaram bastante. Embora esse seja um mecanismo em vigor desde 2015, ainda há muita gente que se pergunta como deve ser a ECF no SPED.

Nesse artigo, traremos algumas novidades com relação às últimas mudanças na Escrituração Contábil Fiscal. Para 2018, o prazo final de entrega da documentação está próximo – ele acaba no dia 31 de julho, às 23 horas e 59 minutos. Por isso, entender o passo a passo de entrega e saber quais são as empresas que precisam entregar essa documentação dará a você uma boa noção de como é a ECF no SPED.

Como é a ECF 2018 e quem precisa declarar?

A ECF é um acrônimo para Escrituração Contábil Fiscal. Trata-se de uma obrigação acessória surgida em 2015 em substituição à DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), devendo ser preenchida e entregue por empresas (Pessoas Jurídicas) estabelecidas no Brasil.

Todas as Pessoas Jurídicas — mesmo as equiparadas, isentas e imunes —, que não optem pelo Simples Nacional são obrigadas a preencher e entregar a ECF 2018. A não entrega dentro do prazo pode render multas de até R$ 1,5 mil ao mês.

Portanto, os seguintes regimes tributários precisam entregar:

  • Lucro Arbitrado: utilizado pela Receita Federal quando a ECF da empresa é desclassificada em casos de fraude ou negligência com as demais obrigações acessórias, assim como quando a empresa escolhe indevidamente o Lucro Presumido.
  • Lucro Presumido: apurado trimestralmente com alíquotas que incidem sobre as receitas a partir de um percentual para a margem de lucro, o Lucro Presumido tem uma fórmula mais simples. No entanto, como se trata de uma aproximação fiscal e não lucro contábil, se o lucro for menor que o presumido, a empresa pode pagar mais impostos do que se adotasse outro regime.
  • Lucro Real: quando os impostos são calculados a partir do Lucro Líquido da empresa, mesmo havendo adições ou exclusões previstas nas leis fiscais.

As Pessoas Jurídicas Inativas, órgãos públicos, fundações públicas, autarquias e, como dito mais acima, as empresas optantes pelo regime Simples Nacional estão dispensadas de apresentar a ECF 2018. Importante: se uma empresa possuir filiais, a entrega da ECF precisa ser realizada sempre pela matriz.

Como preencher corretamente a ECF 2018

A Escrituração Contábil Fiscal deve seguir o Ato Declaratório Executivo Cofis nº 84, de 27 de dezembro de 2017, que Dispõe sobre o Manual de Orientação do Leiaute 4 da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) .

O preenchimento correto da ECF 2018 pode ser complexo e depende muito da escolha do regime tributário vigente na sua empresa. É por isso que ter, durante o ano todo, um software como o Sage Gestão Contábil ajuda muito na entrega de transmissão de dados ao Fisco, pois é possível organizar seus livros contábeis e exportar os dados.

Vale lembrar ainda que para transmitir a ECF 2018 será necessário ter um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por autoridades credenciadas no ICP-Brasil, para garantir a autoria, autenticidade, integridade e validade jurídica do documento digital.

Para a entrega, também é necessária uma assinatura eletrônica do contador com certificado de pessoa física (e-CPF ou e-PF), mesmo certificado que deve ser usado em caso de a declaração ser assinada por um representante legal da empresa ou por procuração eletrônica.

Vale lembrar ainda que para entregar a ECF 2018 é preciso acessar o site do SPED e fazer download do Programa Gerador da ECF. O preenchimento pode ser feito no próprio Programa Gerador da ECF ou, se a sua empresa preferir, em um software à parte. No entanto, na hora de submeter o arquivo final será preciso utilizar o programa da receita para validação do conteúdo.

Os saldos finais da ECF entregues em 2017, referentes ao ano-calendário de 2016, devem ser importados por meio da função “Recuperar ECF Anterior”. Para as empresas que optarem pela modalidade de Lucro Real esse passo é obrigatório. Por fim, todas as empresas obrigadas a entregar a ECD também devem importar a ECD de 2017 para a plataforma. Nesse caso, use o recurso “Recuperar ECD”.

Algumas novidades da ECF 2018

Implantação do livro de apuração do IRPJ e da CSLL

Com a implantação da ECF, foram introduzidas algumas novidades e entre essas está a obrigatoriedade de preencher o livro de apuração do IRPJ – LALUR e o livro de apuração da Contribuição Social (LACS), que estarão presentes na ficha M da nova obrigação acessória.

Essas novidades precisam de bastante atenção por parte dos contadores, pois muitas pessoas jurídicas não faziam a escrituração desses dois livros e agora é necessário organização para conseguir atender à exigência do Fisco. Por isso, o sistema contábil parametrizado de forma correta é de grande valor para os contadores.

Exclusão da ficha do IPI e da Previdência Social na ECF

Apesar de a ECF ser uma obrigação mais extensa que a DIPJ, ela trouxe como novidade a desobrigação do preenchimento da ficha referente à apuração do IPI, cujo trabalho era bastante extenso. Assim como a Previdência Social foi absorvida pelo e-Social.

ECF no SPED veio para ficar

A ECF é uma obrigação acessória que tem como objetivo interligar as informações contábeis e fiscais referentes à apuração do IRPJ e da CSLL, de forma que o acesso do Fisco às informações seja agilizado e a fiscalização ocorra de maneira mais eficiente, com o cruzamento de informações através da auditoria eletrônica dos dados.

Assim como todo o projeto SPED, a ECF (parte integrante do projeto) aumenta os mecanismos de controle do Fisco, permitindo um maior cruzamento de informações e, por consequência, diminuirá a sonegação de tributos e a evasão de receitas.

Por isso, é de grande importância que os contadores e suas equipes estejam tecnicamente preparados para apresentar informações das apurações contábeis com segurança e agilidade, e o uso de um sistema de informação ajuda a contabilidade.

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