Como emitir notas fiscais de remessa?

Documento tem como objetivo comprovar a transferência de bens para terceiros em situações como as de reparos; conheça mais detalhes sobre o assunto.

A nota fiscal é o documento mais importante que uma empresa emite quando ocorre uma venda. Entretanto, ela não é o único item possível em transações entre vendedor e comprador. Em algumas ocasiões, sua empresa pode precisar saber como emitir notas fiscais de remessa. Você sabe para que elas servem?

As notas fiscais de remessa e retorno podem ser usadas em várias ocasiões. Aliás, a legislação exige que elas sejam emitidas em algumas circunstâncias e, por essa razão, é preciso ficar atento a esses detalhes. A não emissão pode resultar em problemas legais para a sua companhia e, portanto, não é uma boa ideia deixá-las de lado.

Basicamente, existem três tipos de notas fiscais de remessa e cada uma delas têm duas variações. Vamos conhecer um pouco mais sobre cada uma delas:

1. Nota fiscal de remessa e retorno de conserto

Entre todas as modalidades de nota fiscal de remessa que existem, as do tipo “remessa e retorno de conserto” são as mais utilizadas. Ela é emitida quando a empresa recebe um produto do cliente, do lojista ou do distribuidor e o envia para reparos em empresas terceirizadas. A nota serve para confirmar esse tipo de movimentação e isentar as partes do pagamento de impostos desde que o retorno ocorra em um prazo de até 180 dias.

Assim, no caso das notas fiscais de remessa para conserto, devem ser informados dados como a natureza da operação (CFOP 5.915 – operação interna – ou CFOP 6.915 – operações interestaduais) e o CTS-ICMS (do tipo X41, sendo “X = 0″ se a mercadoria for nacional, ” X = 1″ se for importada diretamente e “X = 2” se a mercadoria for internacional, mas tiver sido adquirida no mercado interno).

Após, há o envio da nota fiscal de retorno de conserto. Pode haver incidência de impostos somente em caso de utilização de novas peças. Os mesmos dados devem ser informados, como na nota de remessa. Novamente, é preciso ficar atento ao prazo máximo de retorno: ele não pode ser maior do que 180 dias.

2. Nota fiscal de remessa e retorno de demonstração

Essa modalidade também é menos comum entre os consumidores brasileiros, mas ainda assim é utilizada em uma escala razoável. Esse é o caso em que a empresa envia um produto para o cliente a título de demonstração para que ele o conheça e avalie se vale a pena ou não fazer a aquisição. O prazo limite para retorno do produto é de 180 dias e, após esse período, deve ser emitida uma nota fiscal de retorno ou uma nota fiscal de venda.

Aqui, é importante notar alguns aspectos relevantes. Em operações internas, não há incidência de ICMS, mas em operações interestaduais, sim. Com relação ao IPI, só há suspensão desse imposto se o produto for destinado a uma demonstração coletiva – como é o caso de itens de mostruário, por exemplo.

Informações como os códigos CFOP e CST também devem estar presentes, além dos valores de ICMS e IPI. Em informações complementares, acrescente sempre o seguinte: “mercadoria remetida para demonstração”. Já na nota de retorno, informe também número de série, data de emissão, valor do documento original e identifique o remetente.

3. Nota fiscal de remessa e retorno de armazém

Por fim, existem ainda as notas fiscais de remessa e retorno de armazém. Elas são utilizadas em situações nas quais as empresas terceirizam o armazenamento de mercadorias. Nesses casos, há suspensão total da cobrança de impostos e não há um prazo máximo para retorno dos itens.

Com relação às informações que devem estar presentes no documento, a natureza da operação, CFOP e CST do IPI são obrigatórios. Além disso, é imprescindível mencionar o código de enquadramento legal do IPI, o valor dos itens e a indicação de isenção de ICMS e IPI. Já a nota fiscal de remessa de retorno é emitida pela empresa responsável pelo armazém. As informações que devem constar no documento são as mesmas.

De olho no CFOP de cada CST

Outro item que causa muita dúvida na hora do preenchimento da nota fiscal é o CST. Como a combinação entre CST e CFOP é muito ampla, é importante redobrar a atenção nesses campos. Para facilitar a sua vida, listamos aqui a tabela CST para ICMS, uma das mais usuais entre todas. Confira quais são os códigos:

  • 00 – tributação integral
  • 10 – tributação com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 20 – tributação com redução de base de cálculo
  • 30 – isenção ou não tributação e com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 40 – isento
  • 41 – não tributado
  • 50 – suspenso
  • 51 – diferimento
  • 60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
  • 70 – com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária
  • 90 – outras

Na dúvida, não emita uma nota fiscal sem antes ter uma confirmação por parte do seu contador. É ele o profissional indicado para orientar o preenchimento correto do documento sempre que necessário. Erros na emissão podem representar uma grande dor de cabeça, portanto certifique-se de contar com profissionais capacitados para configurar a emissão de notas em sua empresa.

Software de gestão de finanças é o melhor caminho

Como empresário, você precisa estar atento às peculiaridades que cada uma das notas fiscais de remessa demanda. Além dos itens de preenchimento obrigatório, é preciso saber quando usar cada um dos modelos. Por essa razão, recorrer a softwares especializados de gestão de finanças é a melhor maneira de economizar ao mesmo tempo em que o trabalho é centralizado.

O Sage Business Cloud NF-e reúne todas essas opções em um só lugar, dispostas em uma interface amigável e fácil de ser compreendida pelos usuários. Os valores de mensalidade são bastante acessíveis mesmo para pequenas empresas e a sua utilização proporciona mais agilidade e rapidez na emissão de notas fiscais de qualquer espécie.

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