5 dicas para implementar o eSocial na sua empresa

Fique atento a essas dicas para que todas as mudanças necessárias relacionadas ao eSocial sejam feitas com a devida antecedência.

A partir do dia 1º de janeiro de 2018, empresas que tenham faturamento maior do que R$ 78 milhões por ano serão obrigadas a migrar para o eSocial. Aquelas que faturam abaixo disso terão um prazo maior: 1º de junho de 2018. Mas você já sabe como implementar o eSocial na sua empresa?

Embora ele venha para simplificar as coisas, trata-se de um sistema complexo, que requer atenção a uma série de detalhes. Se por um lado o sistema vai proporcionais mais agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores, por outro ele vai demandar mais atenção aos profissionais de contabilidade e às empresas em geral.

Sendo assim, listamos aqui algumas dicas para facilitar o processo de implantação. Se você ainda não se mexeu para isso, é preciso começar a colocar essa necessidade no seu planejamento desde já.

1. Defina um cronograma

Esse é o primeiro passo se você ainda não fez nada nessa direção. De acordo com o faturamento da sua empresa, observe a data limite de implantação do eSocial e faça um cronograma desde hoje até a sua implantação. É recomendável que você considere um período de testes para se adaptar à ferramenta, portanto dê a si mesmo uma margem de segurança.

Esse é o momento também para envolver todos os setores responsáveis na empresa pela coleta de informações e pela execução do passo a passo de implantação. Dê atribuições claras de quem fará o que e nomine um responsável pelo processo como um todo. Quanto mais organizado for o seu trabalho, mais rápida e mais fácil será a transição.

2. Faça testes no novo ambiente

Durante o processo de cadastramento, faça testes e crie manuais de uso da ferramenta. A ideia é que as informações não fiquem centralizadas apenas nas mãos de uma pessoa. Assim, tendo guias de uso, qualquer outro colaborador, a qualquer tempo, poderá se familiarizar com o processo e dar sequência ao preenchimento das informações.

É de extrema importância também que você revise os itens relacionados à Folha de Pagamento antes de submeter as informações. A falta de certos itens pode caracterizar algum tipo de irregularidade e você estará sujeito a multas e processos trabalhistas. Seja criterioso para que nada passe despercebido.

3. Organize as informações dos seus empregados

Um dos itens que certamente vai demandar algum trabalho é a inclusão no sistema de todos os dados dos seus empregadores. O cadastro pede uma série de informações que, em alguns casos, as empresas ainda não possuem – ou as têm, mas estão desatualizadas. Assim, liste as informações necessárias e colete-as antes de começar o procedimento.

Para isso você vai precisar contar com a ajuda do seu departamento de Recursos Humanos. Essas informações devem ser listadas o quanto antes, pois uma vez que o prazo de obrigatoriedade do uso do eSocial tenha início, você já estará em desacordo com as normas se não estiver com todos os colaboradores cadastrados.

4. Atenção ao Registro de Eventos Trabalhistas (RET)

Os itens periódicos e não periódicos, como as comunicações de admissão, demissão ou alteração salarial, também devem ser informados à base de dados do eSocial. Esse procedimento deve ser feito por meio do RET (Registro de Eventos Trabalhistas) da forma mais breve possível ao registro do ocorrido.

Sendo assim, ao longo do ano, é de suma importância que os processos internos da sua empresa sejam integrados e mais esse item seja adicionado ao checklist de atividades. A função pode ficar sob a responsabilidade do contador ou até mesmo do profissional de Recursos Humanos, desde que existam regras e atribuições claras sobre quem fará o que.

5. Seu software é compatível?

É bem provável que a resposta para essa pergunta seja “sim”, mas é de suma importância que você verifique isso com antecedência. O software que você utiliza para a folha de pagamento precisa “conversar” diretamente com a plataforma do eSocial, de maneira que as informações sejam enviadas automaticamente.

Dessa forma, você deve verificar se houve alguma atualização no programa que você utiliza e baixar a versão mais recente. Se tiver dúvidas, entre em contato com o suporte técnico da empresa que provê o software que você usa para obter mais informações. Por fim, se você estiver usando um programa muito antigo, sem previsão de atualização, o melhor a se fazer é considerar a implantação de um novo sistema.

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