Como organizar as finanças da empresa?

Neste artigo, apresentamos as finanças básicas para empreendedores de primeira viagem que estão aprendendo a planejar a sua empresa de modo sustentável.

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As empresas são criadas e desenvolvidas para vender sempre o máximo possível. Quando o assunto é a administração financeira, logo se pensa em lucrar rápido e bastante o suficiente para poder quitar todas as dívidas da empresa. Entretanto, antes de tudo é preciso saber como organizar as finanças para poder crescer.

O empreendedor precisa aprender a planejar as suas finanças de modo a conseguir um lucro mais sustentável e em longo prazo. Algumas dicas básicas podem ser de grande valia para a sua empresa, independentemente do tamanho dela. Será que você está atento a todas essas variáveis?

Por que o controle financeiro é importante?

O controle financeiro permite que a empresa faça uma análise clara de quais produtos e serviços geram mais lucro, quais custam mais do que rendem e se a companhia está gastando mais do que deveria. Além disso, o controle é de vital importância para entender a situação financeira da empresa e permitir que o seu negócio cresça de modo saudável.

Para que o negócio cresça de forma saudável, é preciso lançar mão de algumas ferramentas. Desde as mais básicas até as mais modernas, todas são válidas para colocar a sua empresa na rota do sucesso. Elencamos aqui algumas delas que merecem a sua atenção a qualquer tempo.

1. Controle de vendas

Essa ferramenta permite saber qual foi o lucro gerado pelas vendas realizadas pela empresa, quais produtos e serviços tiveram maior saída, qual foi a porcentagem de vendas à vista e qual foi a porcentagem de vendas a prazo.

O controle de vendas é importante porque reúne todas essas informações em um único documento para serem analisadas pelo empreendedor no final de cada mês. O controle contempla as seguintes informações:

  • Data da venda;
  • Cliente;
  • Produto ou serviço vendido;
  • Valor;
  • Forma de pagamento.

Ao preencher esse controle diariamente, é possível se ter uma ideia clara de quais produtos tem maior saída, quais os serviços mais procurados e quais os serviços ou produtos não vendem como deveriam. Além disso, o controle de vendas permite verificar em quais produtos vale a pena focar e em quais serviços investir.

2. Livro caixa

O livro caixa é a ferramenta financeira onde são registrados todos os pagamentos e recebimentos em dinheiro, lançados de forma cronológica. Por meio desse controle, é possível conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado diariamente pelo seu negócio.

O livro caixa contempla as seguintes informações:

  • Data do recebimento ou do pagamento;
  • Descrição do que foi pago ou recebido;
  • Valor de cada um dos negócios.

Outro benefício do controle diário do livro caixa é que ele permite saber exatamente quanto dinheiro da empresa foi gasto para o pagamento das despesas pessoais do empreendedor e vice-versa.

O livro caixa também permite saber quando foi usado dinheiro de outras fontes para pagar despesas da empresa. Quanto mais detalhado for esse controle, mais se saberá sobre o desempenho financeiro do negócio.

3. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o mapa que demonstra todas as entradas e saídas de capital da empresa. Para fazer o fluxo de caixa, é preciso anotar todas as entradas do mês e todos os gastos, como compras de matéria-prima e pagamentos dos funcionários.

Essa ferramenta permite saber como o seu negócio está se comportando mês a mês.

 

A análise do fluxo de caixa também possibilita fazer o controle de contas a pagar e a receber, além de prever receitas e despesas futuras. Por exemplo, caso a sua empresa tenha comprado uma máquina em doze parcelas de 100 reais, é preciso lançar essas parcelas a vencer no fluxo de caixa, assim como todas as despesas que a empresa terá no futuro.

Assim, é possível prever quanto dinheiro será gasto nos próximos meses e se será preciso reduzir os custos.

4. Exerça a disciplina

Muitas empresas são eficientes em fazer o diagnóstico daquilo que está errado, mas pecam na hora de colocar em prática soluções que realmente permitam mudar o panorama para melhor. Em outras palavras, a falta de disciplina para cumprir aquilo que está no planejamento, muitas vezes pode custar uma parcela considerável do faturamento.

A análise dos indicadores deve ser feita com a maior frequência possível, de preferência diariamente. Fica muito mais fácil corrigir a rota quando se percebe a tempo o caminho que está se trilhando. Empresas que demoram para agir ou esbarram em suas próprias burocracias costumam pagar caro por isso.

Dê autonomia para que alguns gestores possam ter acesso não apenas a análise dos dados, mas para que também possam fazer as correções necessárias quando possível sem que isso implique em reuniões extensas ou em conversas que requeiram agendamentos.

5. Utilize um software de gestão contábil

Controle de vendas, fluxo de caixa e livro caixa sempre em dia. Você até pode tentar fazer esse controle de forma manual, mas sem sombra de dúvidas terá a sua vida muito facilitada se recorrer a um software de gestão contábil. Eles permitem o registro automático de muitas ações e dão acesso em tempo real a importantes relatórios.

No item anterior, mencionamos a importância de que a sua empresa seja flexível o suficiente para rever os rumos que está tomando antes que seja tarde demais. Somente o acesso em tempo real às informações sobre o fluxo de caixa é que permite ao gestor realizar essas análises de forma assertiva.

Os valores de mensalidade são acessíveis mesmo para pequenas empresas e startups e o valor investido se converte com facilidade em economia de tempo e em instrumentos para a tomada de decisão. Trata-se de um item indispensável para empresas de qualquer porte ou segmento.

6. Separe contas pessoais e empresariais

Essa dica é fundamental especialmente para pequenas e médias empresas. É nelas que há maior incidência da ocorrência da mistura entre gastos pessoais e empresariais. Não se trata apenas de um mero capricho contábil. Sem diferenciar ao certo os gastos, você nunca conseguirá compreender quais são os reais problemas da sua empresa.

Esse ajuste deve ser feito desde o início na contabilidade. Os sócios da empresa devem ter um pró-labore e nenhum centavo deve ser gasto além disso sem que exista uma justificativa no fluxo de caixa. Outra alternativa é recorrer aos dividendos em períodos específicos.

Dê igual atenção a todos os gastos, desde os grandes até os pequenos. Aqueles centavos que “somem” na contabilidade no final do mês precisam de uma justificativa. Separar as contas, portanto, é o primeiro passo para uma gestão empresarial profissional.

7. Tenha um orçamento anual

Embora não seja possível prever todos os gastos com exatidão, é preciso ter algum referencial para saber até onde vai o poder de compra da sua empresa. Só porque há dinheiro em caixa não significa, necessariamente, que isso permite à sua empresa fazer certas loucuras em alguns momentos.

O planejamento anual é uma ferramenta na qual deve ser estipulado qual é o valor máximo que a empresa pode gastar ao longo de um período de dozes meses. Esses gastos devem compreender mês a mês os valores relacionados aos tributos, às obrigações com funcionários e aos custos operacionais.

É de suma importância que você siga aquilo que planejou. Você pode realocar os recursos ao longo dos meses, mas o ideal é que o valor total não se modifique – a não ser que seja para menos. Trata-se de um complemento essencial à dica de exercer a disciplina.

8. Negocie permanentemente com os fornecedores

O Departamento de Compras de uma empresa deve ser encarado como um elemento estratégico. Além de conseguir os melhores preços para os produtos, sem deixar de lado a qualidade, é preciso buscar melhores prazos e condições de pagamento.

Para isso, deve-se pensar em estar constantemente negociando com os fornecedores. Solicitar orçamentos antes de cada pedido ajuda a balizar melhor as flutuações do mercado. Não é porque um cliente costuma entregar o melhor preço que ele repetirá isso todos os meses.

Tanto a prática de utilizar diversos fornecedores quanto a de centralizar os pedidos em um só têm as suas vantagens. No primeiro caso, é possível perceber uma economia mês a mês enquanto o segundo permite bons contratos em médio e longo prazo.

9. Mantenha um controle de estoque permanente

Por fim, precisamos falar do seu estoque. Por mais que os produtos tenham sido adquiridos com as melhores condições possíveis, estoque significa dinheiro em forma de mercadoria. Ele não pode estar armazenado em condições inadequadas e muito menos deve ficar parado por muito tempo.

A análise do fluxo de vendas de meses anteriores ajuda a prever qual será a demanda por um determinado item. Comprá-los em quantidade maior, ainda que a um preço menor, pode acabar não sendo um bom negócio. Da mesma forma, repetir pedidos mês a mês sem observar as taxas de giro pode também representar prejuízos.

O controle de estoque é, portanto, a principal ferramenta para combater quaisquer desperdícios nesse sentido. Por meio de softwares especializados, o gestor tem acesso em tempo real ao status do estoque, o que permite que ele faça pedidos de forma mais consciente e adequada ao momento do negócio.

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