eSocial: como otimizar o processo de implantação e suporte aos clientes de escritório de contabilidade

Unificação no envio das informações sobre o trabalhador é um processo trabalhoso, mas que precisa ser feito o quanto antes para que sua empresa opere em conformidade

A Receita Federal, juntamente com a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho e o Instituto Nacional de Seguridade Social criaram o eSocial. Trata-se de um projeto que tem como objetivo principal unificar as informações entregues pelas empresas com relação aos seus funcionários. Porém, muitos empresários têm se perguntado como otimizar o processo de implantação do eSocial, já que o calendário do eSocial entrou em vigor de verdade em 2018.

Existem muitas maneiras de fazer isso, mas todas elas passam por um bom software de gestão contábil. Assim, é importante que em um primeiro momento você verifique se o aplicativo que  utiliza é compatível com essas novidades. Se ele não for, então chegou a hora de pensar em uma alternativa, como o Sage Gestão Contábil.

De olho nos prazos de entrega

A primeira etapa de implantação do eSocial teve início no dia 1º de janeiro de 2018. Por enquanto, no primeiro semestre, ela abrange apenas as empresas cujo faturamento anual é acima dos R$ 78 milhões — o que resulta em pelo menos 13,7 mil empresas brasileiras enquadradas sob essa especificação.

Porém, a partir de 1º de julho de 2018 terá início a segunda etapa do processo, o que vai compreender outras empresas privadas, incluindo aquelas optantes pelo Simples Nacional, MEIs e Pessoas Físicas que tenham funcionários, englobando assim praticamente todo mundo. Por isso, já está mais do que na hora de pensar em como se adequar às novidades.

Como otimizar a implantação do eSocial?

É inegável que os processos de implantação do eSocial são um pouco burocráticos. Por isso, é importante começar o quanto antes a organizar as coisas. E reparem bem na palavra “organizar”. Ter um bom nível de organização é fundamental para que as coisas demandam o menor trabalho possível.

O ponto principal ao qual você deve estar atento é em relação à qualificação cadastral. Dados como CPF e o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) devem ser duplamente verificados com muita cautela para que não haja nenhum tipo de incorreção na hora do preenchimento. E é essa organização que permitirá ganhar rapidez ao acesso das informações sobre pagamento de impostos.

Por conta disso, um software de gestão contábil eficiente se faz mais do que necessário. Ele é imprescindível. Você sabia que pode estar pagando impostos que nem precisa e nem sequer sabe disso? Além do mais, é importante obter a documentação necessária de empregados terceirizados, como ASO, exames, atestados, entre outros itens.

É essencial que os vínculos de todos os trabalhadores estejam corretos no sistema, uma vez que o Governo Federal fará a devida conferência das informações constantemente.

Faça testes no ambiente do eSocial

Ao menos por enquanto, ainda é possível para as empresas que não estão obrigadas a usar o eSocial a fazer testes usando o ambiente de testes do eSocial. É o momento certo para se familiarizar com a plataforma e tirar todas as dúvidas que você possa ter antes de começar a usar o sistema para valer.

Regularize os dados que estão incorretos, corra atrás dos dados que estão faltando e se programe para estar apto a utilizar o sistema em sua totalidade com pelo menos 30 dias de antecedência ao início da obrigatoriedade. Aproveite que serão necessários investimentos em pessoal e, principalmente, em tempo de trabalho para deixar tudo organizado para os meses seguintes.

Há empresas que nunca passaram por processos de reestruturação e registros obrigatórios e esse pode ser o momento ideal para profissionalizar a sua gestão. O mais importante é que você não economize esforços nesse momento. Erros de digitação ou registro, no futuro, podem render multas à sua empresa, portanto assegure-se de deixar tudo redondinho o quanto antes.

As empresas que não se adequarem ao eSocial a partir da data prevista podem ter que pagar multas que variam de R$ 200 a R$ 180 mil. Portanto, é melhor não dar chance para que alguma coisa de errado ocorra. Por último, mas não menos importante: não deixe de contar com um profissional de contabilidade nesse momento. Querer resolver tudo sozinho, sem a devida experiência, pode resultar em problemas no futuro.

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