Como registrar um funcionário? Confira o passo a passo

funcionário

Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador. São documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei.

Porém, para muitos empreendedores, o processo de registro gera dúvidas,  já que inclui uma série de direitos e deveres, tanto da parte do empregador como do futuro empregado.

Pensando nisso, elaboramos para você um passo a passo de como registrar um funcionário na sua empresa, orientando sobre quais documentos são exigidos no ato da admissão. Acompanhe!

Passo a passo

1º – Decida que tipo de contrato irá fazer

A primeira providência que o empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções durante o processo de admissão:

a) Contrato de experiência: tempo que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Via de regra, não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

b) Contrato de trabalho:  caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem ‘salgadas’.

2º – Requisite os documentos do empregado

Como é de responsabilidade do empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija alguns documentos, como:

  • Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS: o empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Toda e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, etc.)
  • Certificado de alistamento militar: para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos
  • Exame admissional: uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido
  • Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes: é preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica
  • Requisição de vale-transporte: o empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte

Outros documentos necessários:

  • Cópia do Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos
  • Cópia da Carteira de Identidade (RG)
  • Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF)
  • Cópia do Comprovante de Escolaridade (informar o grau de instrução ou certificado de conclusão)
  • Inscrição no PIS/PASEP
  • Comprovante de residência com CEP
  • Foto 3×4 colorida

Adicionais em caso de salário-família:

  • Carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos
  • Comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos

3º – Procedimentos Internos

1. Registrar o vínculo empregatício na Carteira de Trabalho anotando as seguintes informações: Dados do empregador, Cargo, Admissão, a Remuneração e as Condições Especiais (se houver)

2. Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT)

3. Devolver ao empregado a sua Carteira de Trabalho (CTPS) em 48 horas via protocolo de entrega

4. Elaborar um Contrato Individual de Trabalho que estabeleça um contrato de trabalho por escrito contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego

5. Também é necessário realizar a assinatura da CTPS para assinar o contrato de trabalho. Ressalta-se ainda a possibilidade da empresa adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência do empregado às suas funções. Mas atenção: o prazo máximo é de 90 dias, sendo vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Exemplos possíveis: 30 + 60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias

6. Elaborar de Acordo de Prorrogação e Compensação de horas

7. Preencher a ficha de Salário-Família: documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário-família, o qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Para os filhos até 6 anos de idade, o empregado deverá apresentar o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade no mês de novembro e um comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato

8. Preencher o Termo Responsabilidade de Salário-Família: faz parte da ficha de Salário-Família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado

9. Preencher a Declaração de dependentes para fins de IR na fonte: utilizado sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge

10. Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: é previsão legal que o empregador conceda meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e vice-versa. Dessa forma, o Vale Transporte será concedido mediante uma declaração do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa diariamente. Pode o empregado também declarar que não precisa do Vale Transporte por usar outros meios para o deslocamento

11. Por fim, solicitar o cadastramento, logo após a admissão, em qualquer agência da Caixa Econômica Federal. Para isso, basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à Caixa

Obrigações do empregador

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos que não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:

  • Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados
  • Exame de HIV (Aids)
  • Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez
  • Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado
  • Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime

Como informar o recolhimento de INSS e FGTS?

No modelo atual de Folha de Pagamento, o empregador necessita de um software de departamento pessoal para cadastrar funcionários, gerar a folha de pagamentos e entregar as obrigações mensais e acessórias ao governo.

Sem esse software de departamento pessoal, o empregador terá que criar um controle pessoal dos dados do funcionários para enviar direto no aplicativo SEFIP da Caixa. Por isso, quase todas as empresas utilizam um programa para gerar a folha de pagamento.

Afinal, o recolhimento do INSS e do FGTS feito do governo pode ser calculado automaticamente e importado por meio de soluções como o Sage Gestão Contábil. Caso contrário, o empreendedor terá que preencher manualmente todos os dados do aplicativo para ter acesso às guias de recolhimento e dispenderá muito tempo nessa tarefa. Tempo é dinheiro!

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