Como separar finanças pessoais e finanças empresariais

Misturar as despesas pessoais com as despesas profissionais é um erro comum em pequenas empresas e isso pode prejudicar até mesmo o empreendedor.

A mistura de finanças pessoais com as finanças profissionais é um equívoco muito comum no meio de micro, pequenos e até mesmo médios empreendedores. Saber como separar finanças pessoais das empresariais e algo a que você deve ficar atento desde o princípio da criação do seu negócio.

Infelizmente, a mistura desses dois mundos também é a causa de sérias complicações financeiras ou da falência de muitos negócios. Independentemente do tamanho de sua empresa, é preciso fazer uma gestão financeira regrada e organizada, separando suas despesas pessoais das suas despesas profissionais. Somente assim será possível definir sua margem de lucratividade com precisão e identificar se existem gargalos financeiros a serem corrigidos no negócio.

Para evitar que os gastos de sua vida pessoal acabem interferindo na saúde financeira de seu empreendimento, continue a leitura e confira nossas dicas sobre como separar despesas pessoais das despesas profissionais.

1. Utilize contas separadas

Apesar de muitos empreendedores conseguirem administrar as finanças pessoais e empresariais corretamente utilizando apenas uma conta bancária, é muito mais fácil quando a empresa e o empreendedor possuem contas separadas. Quando as despesas se misturam, o empresário sequer consegue saber se seu negócio está obtendo lucro ou prejuízo. Dentre os motivos para se utilizar contas bancárias separadas, estão:

  • Facilidade de identificar os lançamentos;
  • Evitar que os gastos pessoais acabem se misturando com os gastos profissionais na hora de conferir os extratos;
  • Eliminar o risco de o pagamento de uma conta empresarial atrasar por falta de receita;
  • Evitar que o empreendedor acabe utilizando o limite de crédito ou os cheques da empresa para pagar suas despesas pessoais;
  • Facilitar a sua comprovação de renda para a Receita Federal.

2. Otimize seu controle financeiro

Após começar a utilizar contas bancárias separadas, o próximo passo é identificar se o seu negócio é de fato lucrativo. Para isso, um software de gestão financeira pode ter um papel fundamental, uma vez que é possível extrair relatórios detalhados sobre as entradas e saídas da empresa em um determinado período.

Além disso, você pode aplicar o mesmo conceito em suas finanças pessoais para manter uma vida financeira mais organizada e completamente separada de sua empresa. Com maior organização, fica mais fácil se planejar a médio e longo prazo, especialmente nos períodos em que as sazonalidades podem contribuir para reduzir o seu faturamento.

Descontrole financeiro pode forçar a dissolução da empresa

Muitos empreendedores enfrentam dificuldades para planejar o crescimento da empresa simplesmente por não realizarem um controle efetivo das finanças, e a confusão entre os patrimônios empresariais e pessoais contribui muito para o problema — uma vez que os dados são distorcidos. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), metade das empresas brasileiras fecha as portas em apenas três anos justamente por não controlar as finanças de maneira adequada.

É preciso saber exatamente quanto o seu negócio consegue gerar de lucro e, para isso, é indispensável que não se misture as contas, além, é claro, de que seja realizado um efetivo controle dos fluxos de caixa. Só dessa forma o empresário conseguirá reunir dados precisos para tomar decisões mais acuradas, o que contribui, principalmente, para planejar o crescimento, realizar investimentos e criar condições favoráveis para cumprir com obrigações, principalmente aquelas provenientes de instituições financeiras.

3. Determine um salário para você

Um dos grandes problemas que levam os empresários a misturar suas despesas é o fato de que, além de não saberem ao certo se sua empresa é lucrativa ou não, não estipulam um valor fixo de retirada de capital da empresa para cobrir seus gastos pessoais, como um salário.

Esse salário é conhecido como pró-labore e deve ser justo e compatível com a realidade financeira da empresa. A perspectiva de ser o dono do negócio, pode acabar criando uma ilusão de que o empreendedor pode retirar quanto dinheiro bem entender do caixa da empresa. Mas essa atitude é o que leva muitos negócios à falência.

4. Faça uma gestão financeira pessoal

O gestor tem responsabilidade com as finanças não apenas de sua empresa, mas também de sua vida pessoal, apesar da aplicação ser um pouco diferente. Por exemplo, em sua vida pessoal não há um funcionário para realizar o pagamento de seu aluguel, da escola de seus filhos, dos boletos mensais, tão pouco um secretário para lhe lembrar de realizá-los antes do vencimento para evitar corte de fornecimento dos serviços.

Quanto mais organizado você for com suas despesas pessoais, menores as chances de você acabar misturando seus gastos com os da empresa. Sua gestão financeira pessoal reflete em sua gestão empresarial e vice-versa. O fato é que organização é um pré-requisito para que sua empresa tenha uma boa saúde financeira.

5. Tenha uma reserva mensal

Com as constantes variações e instabilidades financeiras do mercado, nunca se sabe o que pode acontecer. Portanto, um empreendedor experiente sabe que sua empresa não pode contar apenas com o valor de faturamento mensal, é preciso fazer uma reserva mensal para garantir a sobrevivência do negócio em caso de incidentes e imprevistos.

O mesmo se aplica à vida pessoal. É muito importante fazer um “pé-de-meia” que possa garantir o seu sustento e de sua família caso os negócios comecem a ir mal e você precise estagnar seu pró-labore por um tempo até que a empresa possa se recuperar. Afinal, nunca sabemos quais imprevistos acontecerão no dia de amanhã.

6. Use softwares de gestão empresarial

Um dos grandes problemas enfrentados especialmente pelas pequenas e médias empresas é o fato de que as despesas de menor valor ficam fora da contabilidade. Por exemplo, o empresário se lembra de incluir na planilha os gastos com a tarifa mensal de água, de luz ou de telefone, mas se esquece daquele pacote de envelopes que custou menos de R$ 10.

Esses pequenos valores, vistos no dia a dia, podem não fazer muita diferença, mas na hora de fechar o balanço no final do mês é bem provável que a soma desses valores represente uma quantia significativa. Não se assuste, portanto, se R$ 300 tiverem “sumido” das contas em razão de terem sido direcionados aos simples cafezinhos do dia a dia.

É por essa razão que você deve adotar um software de gestão de finanças na sua empresa – e também, por que não, na sua vida pessoal. Anotar cada real gasto permite que você tenha uma visão mais precisa sobre todo o dinheiro que foi movimentado e minimiza as chances de erros em termos de planejamento. Os valores de mensalidade de softwares como o Sage Start e são acessíveis mesmo para quem está começando.

7. Aposte em planos corporativos

Muitas pessoas não se dão conta de que poderiam economizar mais se utilizassem os planos voltados para empresas do que aqueles disponíveis apenas para pessoas físicas. A telefonia é um exemplo clássico disso, onde os valores de planos para as empresas costumam ser mais atraentes do que aqueles voltados para o consumidor final.

Por essa razão, comece monitorando quais são as alternativas possíveis e evite fazer contas que estejam atreladas ao seu nome pessoal. Por exemplo, é comum vermos escritórios nos quais a conta de luz, por exemplo, está registrada no nome do proprietário e não da empresa. Esse tipo de confusão dificulta a contabilidade e pode contribuir para que você misture as coisas.

A mesma regra se aplica à compra de automóveis. As concessionárias podem oferecer descontos bem mais generosos aos chamados “veículos de frota” do que aqueles concedidos para o consumidor final. Se você usa o carro para trabalho, considere ter o carro em nome da empresa para obter esse e outros benefícios. No entanto, lembre-se que todas essas decisões devem ser tomadas com o consentimento dos sócios envolvidos.

8. Conte com o auxílio de um profissional de contabilidade

Outro erro frequente que as empresas cometem, especialmente aquelas que lidam com volumes menores de transações, é o de não contratar um profissional de contabilidade para cuidar das questões tributárias da empresa. Assim, é comum que os empreendedores se vejam perdidos em meio a papéis com os quais não têm intimidade.

O não pagamento de certos impostos ou mesmo o simples atraso deles resulta em prejuízos consideráveis, que muitas vezes são maiores do que o pagamento do trabalho de um profissional. Por essa razão, nós recomendamos que você deixe esse tipo de “economia” de lado e invista em um melhor desempenho da sua empresa. Os conselhos de um contador podem fazer com que você economize em termos operacionais.

Por essa razão, deixe esse trabalho que foge da alçada do núcleo do seu negócio para quem realmente entende do assunto. Além de ganhar tempo para o seu trabalho, diminui ainda as chances de que erros de preenchimento ou atrasos em pagamentos aconteçam. Basta colaborar e entregar sempre a documentação solicitada para que toda a orientação necessária resulte em finanças sempre organizadas na sua companhia – e completamente separadas das suas finanças pessoais.

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