10 dicas de relacionamento com os clientes do seu escritório contábil

Empresários da área contábil devem considerar a prestação de serviço como um trabalho altamente dependente de relacionamento com os clientes.

Os empresários da área contábil devem considerar a prestação de serviço como um trabalho altamente dependente de relacionamento. Aqueles que seguem dicas de relacionamento com clientes costumam se dar melhor, recebendo mais oportunidades de trabalho.

No entanto, sabemos que não são todos os profissionais que gostam ou têm esse dom. Por essa razão, é preciso pensar em como estruturar a sua empresa se forma que o contato com os clientes seja o mais franco e produtivo possível. Se for o caso, é importante até mesmo contratar um profissional específico para essa finalidade.

Nesse artigo, separamos 10 dicas que podem ajudá-lo no relacionamento com os clientes do seu escritório contábil. Avalie as suas ações e coloque-as em prática assim que possível e depois veja se os resultados não serão positivos.

1. Conheça o cliente

Só você conhece as necessidade e dificuldades de cada cliente. Com base nesse histórico de convivência, liste uma série de questões que já foram foco de dúvidas para ele em ocasiões diversas e prepare um material esclarecendo esses pontos. Sua ação deve considerar primeiro esses tópicos críticos, depois as questões menos urgentes ou secundárias.

Se necessário, prepare uma apostila didática e ofereça treinamentos para que toda a equipe possa manter as informações alinhadas. Quanto mais o cliente perceber que você está realmente interessado em resolver os problemas dele, melhor será a sua relação. Momentos como esse podem ser decisivos na hora da renovação de um contrato.

2. Entenda as suas necessidades

É um erro querer comunicar uma mensagem sem entender qual a necessidade central do cliente. Anote os seus principais objetivos e pense nas estratégias de relacionamento tendo essas metas em vista. Por exemplo, se o cliente deseja ser referência em sua área de atuação, é necessário ter uma estratégia voltada a produção de material relevante para o seu público-alvo.

É fundamental que você leve em consideração que nenhuma empresa é igual a outra. Cada companhia tem os seus problemas individuais – e eles requerem soluções personalizadas. Por isso, pense em maneiras inteligentes de resolver os problemas de uma companhia e deixe de lado a tentação de adotar a mesma solução para todos.

3. Mantenha uma rotina de contato

O cliente precisa se acostumar com situações que possibilitem esse relacionamento. É preciso criar uma rotina para isso: uma reunião mensal, o envio semanal de newsletters, o envio de uma revista impressa bimestral, contatos de repasse por telefone, e assim por diante. Essas são algumas medidas que podem fortalecer as relações com clientes, oferecendo uma referência de quando eles receberão esse contato.

Há um ditado popular que diz que “quem não é visto, não é lembrado”. Assim, você deve seguir esse conselho à risca e ter a certeza de que estará sempre presente no dia a dia dos seus clientes. Não suma de vista e não apareça apenas para cobrar documentos ou mandar a fatura de pagamento pelos seus serviços. Esteja presente nos bons momentos e seja uma figura conselheira nas finanças das empresas que você assessora.

4. Sugira ferramentas para ajudá-lo

Sugira ferramentas que vão facilitar a rotina de atividades de seu cliente. A utilização de softwares que automatizem atividades, como a administração de impostos e a utilização de tabelas legais, é muito importante para fortalecer o relacionamento e demonstrar o quanto eles podem ganhar adequando processos simples.

Hoje, o uso de tecnologia pode se constituir em um diferencial competitivo bastante significativo. Além de agilizar os processos, o uso de softwares de gestão pode ainda facilitar o seu trabalho. Por isso, encontre as melhores ferramentas para indicar aos seus clientes – e seja uma espécie de conselheiro, tirando dúvidas e ensinando como tirar melhor proveito delas.

5. Ajude-o a analisar o contexto

O relacionamento com os clientes deve ser permeado pela análise constate de cenário. Isso inclui a troca permanente de dados que possam enriquecer a atividade de seu cliente. Pesquisas sobre o mercado, avaliações de especialistas, informações sobre a concorrência são algumas das informações que podem ser compartilhadas.

Muitas vezes, é você quem tem acesso a informações importantes em primeira mão e repassá-las para o seu cliente de forma contextualizada pode fazer com que ele tenha um diferencial competitivo perante à concorrência. Sendo assim, fique de olho em oportunidades de ajudar e se inteire sobre os mercados nos quais as empresas que você atende atuam.

6. Simplifique o diálogo

Um bom relacionamento precisa considerar um ponto fundamental: a linguagem utilizada. É preciso se aproximar da linguagem que o cliente utiliza. Se o cliente necessita receber informações mais diretas, não dê explicações tão detalhadas e técnicas. Atenda às suas expectativas.

Lembre-se: você é o especialista e o seu cliente não tem obrigação de saber termos técnicos e detalhes contábeis que somente aqueles com mais experiência têm familiaridade. Fazendo um comparativo, é como você ir ao médico e ter contato apenas com termos técnicos e sair de lá sem entender direito qual é o seu estado de saúde.

7. Revise as rotas quando necessário

Relacionamento é uma ação permanente, então não adianta começar e não dar continuidade das diretrizes de comunicação estabelecidas. As iniciativas precisam ser avaliadas e revistas constantemente. Todos os objetivos que estão sendo atendidos devem ser mantidos e aqueles que não estão alcançando as metas propostas, devem ser repensados.

Deve-se mudar sempre que necessário, sem medo e sem pressa. Mostre para o seu cliente que você está sempre pensando no melhor para ele. Se uma forma de comunicação não está funcionando ou se você não está recebendo as respostas da maneira mais rápida possível, invista em outros canais de comunicação que sejam mais adequados para ele.

8. Alerte sobre o vencimento de prazos e evite multas

Um dos papeis fundamentais que os profissionais de contabilidade têm é o de informar os seus clientes com relação às obrigações tributárias que eles têm. Quando os prazos de pagamento não são cumpridos, a empresa pode incorrer em multas, cujos valores podem comprometer seriamente o orçamento, especialmente em companhias menores.

É dever do profissional de contabilidade alertar sobre esses riscos, se for o caso fazendo até mesmo simulações que demonstrem o tamanho do prejuízo. Fazer com que os seus clientes tenham um comportamento mais responsável também facilita o seu trabalho. Estabeleça uma parceria sólida e duradoura nesse sentido.

9. Foque na solução do problema

Por fim, por mais que você tente sempre ajudar o seu cliente e se torne uma espécie de conselheira para ele, há momentos em que tudo o que ele precisa é que o problema seja resolvido. Assim, em vez de tentar ensiná-lo qual é o jeito certo ou até mesmo de dar um sermão para mostrar a ele quais foram os erros, foque única e exclusivamente na resolução do problema.

Depois de que tudo estiver resolvido, aí sim é hora de buscar meios de ensiná-lo para evitar que os erros não se repitam. Sendo assim, primeiro se concentre em “apagar o incêndio” e depois em evitar que as coisas cheguem a esse ponto novamente. Vale lembrar que nem sempre isso será possível, afinal mesmo orientando corretamente, a responsabilidade pela tomada de decisão é sempre do cliente.

10. Seja proativo

Em muitas ocasiões o cliente não sabe que precisa de ajuda ou que com a sua ajuda pode reduzir custos e aumentar o faturamento. Em certos cenários, uma empresa enquadrada sob a modalidade errada ou a falta de orientação com relação à melhor maneira de fazer e pagar as suas compras pode resultar em pagamento de impostos além do necessário.

Com a sua experiência, é você quem tem condições de analisar as informações contábeis do cliente para decidir se há alguma coisa que pode ser feita para melhorar o negócio. A decisão final caberá sempre ao proprietário da empresa, mas tenha em mente o seguinte: se ele nem sabe que o seu escritório pode ajudá-lo, como ele vai pedir alguma coisa?

Esse trabalho de consultoria tem sido cada vez mais frequente, especialmente para empresas que estão começando ou estão trocando de modalidade tributária. Você pode apresentar ainda ao seu cliente alguns benefícios que estão atrelados a certas modalidades, como a compra de veículos com desconto para microempresas.

E aí, você tem alguma dica para melhorar o relacionamento com os clientes de um escritório contábil? Conte para nós a sua experiência e ajude mais profissionais de contabilidade a transformarem a maneira com interagem com seus clientes.

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