O que é NF-e?

NF-e

NF-e é a sigla para Nota Fiscal Eletrônica. Esta nota é semelhante à impressa, que todo mundo já conhece, porém ela é digital, ou seja, não há a necessidade de estar impressa para ter validade.

A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1, 1-A e a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, em todas as situações previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados, como a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais e operações de simples remessa.

Neste texto, vamos abordar apenas a NF-e, mas vale lembrar que há vários tipos de notas fiscais. Como a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor). Cada uma delas tem uma função específica, porém o objetivo de todas é o mesmo: garantir que os impostos e as taxas de tributos sejam calculados e recolhidos de maneira correta.

Vale destacar a diferença entre a NF-e e a NFS-e. A NF-e é usada para registrar a venda de produtos, enquanto a NFS-e registra a prestação de serviços. Por exemplo, uma loja de calçados emite NF-e. Uma agência de comunicação emite uma NFS-e.

Para evitar fraudes ou falsificações, a validade jurídica da NF-e é garantida por meio de uma assinatura digital, criada em um projeto do governo chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), firmado através de um decreto em janeiro de 2007.

Vantagens:

  • Elimina a utilização de papel;
  • Reduz o tempo de entrega das mercadorias ao diminuir o tempo de fiscalização dos caminhões de transporte;
  • Reduz os custos com a impressão e o armazenamento de documentos;
  • Incentiva o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias;
  • Aumenta a segurança e a credibilidade dos documentos fiscais;
  • Amplia o controle fiscal, possibilitando a troca de informações entre os fiscos.

 Obrigatoriedade

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para grande parte das operações corporativas, não apenas para grandes ou médias empresas, como também para negócios de médio ou pequeno porte.

Porém, conforme o Ajuste Sinief 07/2005, na cláusula primeira, parágrafo 2º, as unidades federadas podem estabelecer obrigatoriedades de emissão de NF-e, independentemente de estarem fixadas em Protocolo ICMS. Portanto, existe a possibilidade de contribuintes estarem obrigados à emissão de NF-e em um estado e em outro não.

Como emitir

O primeiro passo para emitir uma NF-e é adquirir um certificado digital, que nada mais é do que uma assinatura pessoal digital que assegura a validade da nota.

Ao fazer a sua assinatura digital, você tem que escolher entre as duas existentes: a A1 e a A3. O certificado digital A1 não necessita de tokens ou smart cards, que são dispositivos móveis como os pen drives, podendo ser utilizados em vários computadores para validação dos dados. Esse certificado possui validade de um ano.

Já o certificado digital A3 possui estrutura física, pois fica armazenado em um token ou smart card, podendo ser levado de um local para outro sem a necessidade de utilização em um único computador autorizado. Basta informar a senha para que os dados sejam assinados com segurança. Esse possui validade de 1 a 3 anos.

Em seguida, é necessário cadastrar a empresa no Sefaz de seu estado. É indicado buscar a ajuda de um contador que lhe dará as instruções em relação às legislações locais.

O último passo é instalar o software emissor da NF-e, disponibilizado pela Sage.

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