DIRF: 10 principais dúvidas

Saiba quais são os principais questionamentos dos profissionais de Contabilidade com relação à Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

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Entre as muitas obrigações tributárias com as quais os profissionais de Contabilidade precisam se confrontar, uma delas é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, popularmente conhecida como DIRF. No momento do preenchimento deste documento, ou mesmo de sua transmissão para a Receita Federal, os procedimentos podem gerar uma série de dúvidas.

O objetivo desta obrigação é informar corretamente à Receita Federal do Brasil os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no país, o montante do Imposto de Renda e das Contribuições retidas na fonte, os pagamentos a planos de saúde contratados pela empresa em benefício de seus funcionários, além de informações relacionadas a pagamentos e remessas a residentes ou domiciliados no exterior.

Você está preparado para orientar os clientes sobre esse assunto? Abaixo, listamos as 10 dúvidas mais comuns sobre a DIRF para que você não deixe passar absolutamente nada na hora de preencher o documento.

1. Quem é obrigado a entregar a DIRF?

Diferentemente do que acontece com a Declaração de Ajuste Anual do Imposto Sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF), a DIRF é obrigatória tanto para pessoas físicas quanto para as pessoas jurídicas que fazem algum tipo de retenção na fonte sobre o imposto de renda e as demais contribuições incidentes sobre a folha de pagamento dos colaboradores.

Assim, segundo a Instrução Normativa RFB 1.671, de 22 de novembro de 2016, estão obrigados a submeter esse documento todas as pessoas jurídicas de direito privado – incluindo-se as isentas ou imunes –, as pessoas jurídicas de direito público, as pessoas físicas, as empresas individuais, os condomínios edilícios e os comitês financeiros dos partidos políticos.

2. O uso de certificado digital é obrigatório?

Sim, todas as pessoas jurídicas estão obrigadas a utilizar o Certificado Digital no momento do envio da DIRF à Receita Federal. A exceção fica por conta das empresas que optam pelo sistema Simples Nacional. Quem também não precisa se preocupar com isso são os condomínios edilícios, as pessoas físicas e os cartórios administrados por pessoas físicas.

Todas essas exceções não estão obrigadas a usar o Certificado Digital. Nos demais casos, é preciso procurar a Receita Federal para providenciar o seu antes do envio da DIRF 2018 para o Governo Federal.

3. A centralização da obrigação acessória

Outra característica que suscita muitas dúvidas é quando há mais de um estabelecimento por empresa. Nesses casos, tanto o preenchimento quanto a transmissão da DIRF 2018 devem ser centralizadas pela matriz, não havendo a necessidade de que cada filial faça um documento individual.

Em resumo: a orientação da Receita Federal é que a empresa gere apenas um arquivo eletrônico para envio ao Governo Federal. Dessa forma, é importante estar atento a essa regulamentação para que você possa organizar as informações de maneira que todas as filiais enviem os dados necessários para a matriz a tempo.

4. Prazo para a entrega em 2018

Em 2018, o prazo para a entrega da DIRF é até às 23h59 do dia 28 de fevereiro. Essa informação foi estabelecida na Instrução Normativa RFB 1.757/2017. Diferente do que aconteceu em outros anos, é pouco provável que por alguma razão esse prazo seja estendido. Portanto, é importante se organizar para ter todos os dados à mão já na primeira quinzena de fevereiro.

Note que esse prazo é diferente do prazo estabelecido para a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) do Imposto de Renda, substituto da extinta DIPJ. Nesse caso, o prazo limite é o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao período que está sendo declarado. Em 2018, portanto, é o dia 31 de julho.

5. Há possibilidade de retificação na DIRF?

Sim, felizmente é possível fazer isso. Caso você verifique que alguma informação enviada está incorreta, as correções podem ser feitas durante um prazo de até cinco anos, a contar da data de entrega da DIRF. Porém, ainda assim, é importante que você faça qualquer tipo de verificação ou retificação o quanto antes.

Isso porque caso o Fisco perceba alguma incoerência nas informações prestadas o contribuinte ficará sujeito a questionamentos por parte da Receita Federal. Nesse caso, se houver uma notificação por parte da Receita Federal, o prazo para retificação cai para 30 dias, a contar da data de recebimento do documento.

6. Como informar os rendimentos isentos

A DIRF possui uma ficha específica para a informação de rendimentos isentos de imposto de renda, tais como a distribuição de lucros de empresa inserida no regime do Lucro Presumido e pagamentos efetuados por conta de rescisão do contrato de trabalho, especialmente em casos de férias proporcionais, ⅓ de férias e férias indenizadas.

Por isso, observe com atenção os campos que precisam ser preenchidos no documento, de forma a não precisar fazer retificações posteriores. Deixe um prazo suficiente para revisar os documentos antes de submetê-los à Receita Federal.

7. Quais penalidades podem ser aplicadas?

O contribuinte que deixar de entregar a obrigação acessória ou entregá-la fora do prazo estabelecido pela legislação, bem como aquele que apresentar a obrigação com incorreção ou omissão de informações, estará sujeito ao pagamento de multas calculadas da seguinte forma (Instrução Normativa SRF nº 197, de 10 de setembro de 2002):

  • Aplicação do percentual de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o valor dos tributos e contribuições informados no documento, ainda que pagos em sua integralidade, no caso de falta de entrega da DIRF ou sua entrega após o prazo, até o limite de até 20%;
  • Multa mínima no valor de R$200 para as pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
  • Multa no valor de R$500 nos demais casos.

8. As penalidades podem ser reduzidas?

Sim, existe essa possibilidade. Vamos a um exemplo: suponha que a DIRF tenha sido apresentada após o prazo limite estabelecido pela Receita Federal. Nesse caso, caso a entrega do documento bem como as correções que se fizerem necessárias ocorram antes da instauração de um procedimento de ofício, as multas têm o seu valor reduzido em 50%.

Outra chance para reduzir os valores a serem pagos a título de multa, após a instauração do processo, é apresentar a DIRF dentro do prazo fixado pela intimação. Nesse caso, o desconto sobre o valor total a ser pago é de 25%.

9. Use o Programa Gerador de Declaração

A Receita Federal possui um programa próprio para preenchimento, validação e envio da DIRF. Todo ano é lançada uma nova versão do Programa Gerador de Declaração contendo as últimas alterações tributárias trazidas pelas instruções normativas e demais dispositivos legais.

Ou seja: é necessário que o contribuinte atualize o programa anualmente antes do prazo previsto para envio da DIRF. Caso contrário, não será possível fazer o preenchimento correto do documento e o envio à Receita Federal pode até mesmo não ser aceito.

10. Gestão das obrigações acessórias

A parametrização de procedimentos é um dos pontos essenciais para que se tenha um controle efetivo sobre as obrigações tributárias de uma empresa, tanto as principais, quanto as acessórias a elas atreladas. Grande parte das empresas atualmente utiliza softwares para a administração de impostos e esses têm se mostrado a melhor forma de validar e gerenciar a escrituração e o envio de documentos para as autoridades fiscais.

Além de otimizar o preenchimento das obrigações, os sistemas de gerenciamento possuem diversas funcionalidades que agilizam a rotina do departamento fiscal, trabalhista e contábil, como o download de guias de pagamento, a importação de Notas Fiscais, a atualização automática das leis aplicáveis, a emissão de relatórios e a integração com os sistemas das autoridades fiscais municipais, estaduais e federais.

É importante que se opte por um sistema confiável, que ofereça funcionalidades realmente úteis à realidade da empresa e que seja constantemente atualizado, em razão da mutabilidade da legislação tributária brasileira, para que o contribuinte não corra o risco de ser posteriormente questionado pelo Fisco.

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