Contabilidade no varejo: 5 erros comuns de lojistas na área contábil

Saiba quais são as falhas mais comuns dos lojistas quando se trata de contabilidade e aprenda a evitar cada uma delas.

 

Não é preciso errar para aprender. Observando-se os erros comuns de lojistas em contabilidade podemos perceber alguns padrões de comportamento que, na maioria das vezes, poderiam ser facilmente evitados.

Em outras palavras, você pode se precaver de situações que acabam colocando empresas em maus lençóis simplesmente aprendendo com os erros dos outros. Sabemos que não é fácil. Controle de fluxo de caixa e de vendas e gestão tributária são aspectos que consomem muito do tempo do administrador.

Todavia, há formas inteligentes de manter o controle de tudo isso sem sucumbir aos erros que acabam fisgando a maioria. Chegou a hora de conhecer 5 erros comuns de lojistas na área contábil e, principalmente, o que fazer para evitá-los.

1. Não assumir o controle das vendas

Lojas que estão começando ou que ainda têm um fluxo de vendas baixo julgam que não é necessário manter um controle tão rígido das vendas. Todavia, isso coloca a seu empreendimento em uma situação bastante delicada a partir do momento que ele tem um pico de vendas.

Não registrar e monitorar absolutamente tudo o que é vendido na loja faz com que o gestor passe a operar às cegas. Sem as informações básicas sobre o que foi vendido, quando foi vendido e por quanto foi vendido, tudo o que se decide a partir de então é na base do achismo – e a conta pode ser cara quando o volume aumentar.

Portanto, uma boa alternativa é adotar um software de gestão de vendas, de preferência interligado à gestão de estoque e ao fluxo de caixa. A partir da identificação de padrões e tendências torna-se mais fácil fazer novos pedidos e diminuir o tempo de giro do estoque.

2. Não realizar inventário regular dos estoques

Alguns lojistas, a partir do momento que decidem o pedido que farão, continuam repetindo-o indefinidamente, até que se deem conta que há mais itens no estoque do que a demanda da loja. Esse é um erro clássico, fruto da falta de controle e de inventário dos estoques.

Sem o devido controle, o resultado que se tem é o de produtos comprados a mais do que o necessário, itens faltando nas prateleiras nos últimos dias do mês e, principalmente, uma grande perda de oportunidades de negociação para composição de melhores preços unitários em compras de maior escala.

Novamente, não dá para imaginar uma loja bem-sucedida sem que haja organização nesse quesito. O importante aqui é começar. Mesmo uma simples planilha do Excel pode ser uma solução eficiente para isso.

3. Não calcular corretamente custos e precificar errado

A precificação de produtos é uma verdadeira arte e não é por acaso que muitas empresas cometem erros nesse quesito. Isso porque muitas vezes os custos não estão aparentes, sendo diluídos ao longo da cadeia operacional. Contudo, nem por isso eles deixam de existir ou de impactar no preço final.

Definir as margens de lucro e as contribuições adequadas em cada um dos itens comercializados é mais do que necessário. Cálculos como esse não podem ser relegados a segundo plano e, menos ainda, devem ser feitos manualmente ou sem as ferramentas adequadas.

Para não comprometer as receitas da sua loja, o melhor a se fazer é deixar esse tipo de cálculo nas mãos de profissionais de contabilidade e finanças. Além disso, certifique-se de automatizar as funções que calculam margens e levam em consideração os custos operacionais.

4. Fazer uma gestão financeira ineficiente

De acordo com dados do Serasa de 2017, pelo menos um terço das empresas brasileiras passam por dificuldades financeiras. Obviamente, parte disso se deve à crise econômica e política pela qual o país passou nos últimos dois anos, mas boa parte desse índice poderia ser evitada com uma melhor gestão financeira.

A má gestão inclui desde o não registro de despesas básicas ou de baixo custo até a não consideração de custos ocultos em itens como transporte, comissionamentos ou mesmo perda de produtos em razão de mau acondicionamento.

Assim, além de estar atento ao fluxo de caixa e pagar as contas e tributos em dia para evitar recair em juros e multas, é de suma importância também que a sua empresa registre corretamente toda e qualquer movimentação. Mesmo o mais moderno dos softwares é de pouca valia se você não fizer a sua parte.

5. Não saber analisar dados contábeis

Muitas vezes, os empresários são especialistas em suas áreas, mas ficam devendo quando o assunto é analisar os aspectos financeiros. É por essa razão que delegar essas tarefas para profissionais qualificados é sempre a certeza de que melhores resultados podem ser obtidos.

Profissionais qualificados para áreas ligadas às finanças podem ter sim salários um pouco maiores. Em contrapartida, em razão de sua experiência, na maioria dos casos, eles trazem muito mais lucros para as empresas.

Além de procurar meios de reduzir os custos operacionais eles também podem encontrar meios de tornar as suas compras mais baratas. Outra possibilidade é a de gerir investimentos: quando você deixa de desperdiçar dinheiro, passa a ter melhores condições de negociação e pode até mesmo investir parte do capital.

Errar é humano, persistir no erro…

Ninguém gosta de errar, mas somos humanos e estamos sujeitos a que isso aconteça em algum momento. Porém, aquele que observa os erros dos outros tem a oportunidade de evitar que eles ocorram em sua companhia. Contudo, sem que haja uma análise mais detalhada, a tendência é que os erros apenas se acumulem.

Toda e qualquer informação gerada pela sua companhia é importante. Porém, você precisa saber o que fazer com esses dados, cruzando-os e tirando conclusões que possam auxiliá-lo na tomada de decisão. Recorra a softwares de gestão financeira e contábil para facilitar esse trabalho e minimizar erros.

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