5 erros fatais que podem quebrar o seu escritório contábil

Para quem está começando um novo negócio, todo dia há grandes descobertas: novas contas a pagar, novas formas tornar o trabalho mais eficiente, bons e maus clientes, bons e maus funcionários, e formas e mais formas de administrar o seu negócio. Embora não exista uma receita de bolo, pois cada negócio é único, sabemos de alguns erros fatais para seu escritório contábil.

Neste artigo, elencamos cinco situações que, infelizmente, são bastante comuns, e que levam muitos escritórios de contabilidade a quebrar nos dois primeiros anos de vida. Se você está começando – ou mesmo se está há mais tempo na estrada – vale a pena ficar de olho nesses conselhos e evitar a todo custo que esses erros se repitam no seu negócio.

1. Atendimento ruim

Relacionamento. Muitas pessoas não se dão conta, mas ter um bom relacionamento com os seus clientes e fornecedores é a base de sucesso de qualquer negócio. Há diversos tipos de personalidades e entre os contadores não é diferente. Existem aqueles que são excelentes no que fazem, porém na hora de fazer o atendimento ao cliente acabam pecando por erros básicos.

Infelizmente, a realidade é que o atendimento deve vir sempre em primeiro lugar. O seu cliente espera atenção, cordialidade, prioridade e objetividade nas suas respostas, de forma que descuidar desse item pode ser o primeiro passo para que na próxima oportunidade ele procure outro contador. Se o atendimento não é o seu forte, delegue a função para alguém que tenha mais experiência e assuma a parte operacional.

2. Desorganização

Se existe um item que o contador não pode se dar ao luxo de desprezar é a organização. A partir do momento que você assume as responsabilidades fiscais e tributárias de uma empresa, é importante se atentar ao fato de que há datas e prazos para serem cumpridos. O atraso no cálculo de um imposto, por exemplo, pode gerar multas para o seu cliente na hora do pagamento. E ao receber uma multa pode ter certeza que ele vai procurar um concorrente para evitar isso novamente.

Da mesma forma, se for preciso solicitar de imediato uma certidão ou ter acesso à pasta de documentos, a localização deve ser clara e os caminhos para ter acesso aos papéis devem ser precisos. Não deixe seu cliente esperando e, principalmente, não demonstre que você está perdido em meio a um caos de solicitações. Tenha claro em uma agenda tudo aquilo que você deve fazer ao longo do mês.

3. Não ser proativo

Lembra que no item 1 nós falamos da importância do atendimento? Pois há uma consequência dele que não deve ser desprezada: a proatividade. Mesmo que o seu escritório tenha sido contratado para fazer um trabalho específico, nada impede que você possa enxergar outras oportunidades e ofereça mais serviços para o seu cliente.

Em outras palavras, muitas vezes a empresa nem sabe que pode facilitar ainda mais a sua vida se tiver a oportunidade de agregar mais serviços em um único pacote. Estude o seu cliente, entenda o que ele precisa e esteja pronto para se antecipar e oferecer a ele todas as possibilidades disponíveis. Não espere até que ele tenha necessidade de algo, mostre a diferença que os seus serviços são capazes de fazer.

4. Não se atualizar e parar no tempo

Existe um ditado popular que diz que “o barato sai caro”. Muitos escritórios de contabilidade, depois que conquistam uma certa clientela, se acomodam e param de buscar as novidades que o mercado oferece. São softwares mais eficientes (como a Plataforma Sage), metodologias de trabalho mais inteligentes e formas de se comunicar com os clientes que podem reduzir os seus custos e fazer com que você ganhe tempo.

Em um mercado competitivo como o atual, qualquer diferencial que você consiga estabelecer em relação aos seus concorrentes é importante. Sendo assim, busque sempre melhorar o seu trabalho e acompanhe o ritmo das mudanças. Muitos contadores se apegam a metodologias antiquadas por comodismo e não percebem que à medida que o tempo passa vão ficando mais defasados em relação aos demais.

5. Fazer trabalhos de graça

Esse erro é especialmente comum àqueles que estão começando. Na ânsia por mostrar serviço, muitos contadores acabam incluindo uma série de serviços de graça em pacotes, que são atrativos para o cliente, mas por outro lado consomem um bem precioso da sua empresa: o tempo. Se uma tarefa demanda seu tempo, então ela deve ser cobrada.

A partir do momento que você estabelece uma relação com seus clientes baseada apenas no preço do serviço – e não na qualidade ou em outros diferenciais –, você se torna um escravo dos valores baixos. Se decidir cobrar pelos serviços de cortesia, é bem provável que esse cliente busque outro contador que ofereça um preço mais baixo – e assim sucessivamente.

Portanto, não torne o preço o seu único diferencial. Seu tempo é valioso, use-o com sabedoria e garanta qualidade para os seus clientes acima de tudo.

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