Os 5 erros mais comuns no controle de estoque de pequenas empresas

Saiba quais são as situações que a sua empresa pode evitar com planejamento e uso de ferramentas adequadas para controle de estoque.

Embora o controle de estoque seja uma atividade essencial, diversas empresas de médio e pequeno porte acabam deixando este aspecto de lado enquanto se concentram em aumentar as vendas ou a produção.

Infelizmente, um estoque mal controlado pode gerar falta de matéria-prima, atrasos na entrega, reclamações dos clientes, custos adicionais e uma série de outros problemas significativos. Neste artigo, você vai conferir os cinco erros mais comuns no controle de estoque de pequenas empresas.

Vale lembrar que as dicas podem se aplicar também para empresas de grande porte, mas em maior escala. No entanto, as companhias maiores podem ainda ser vítimas de outros problemas específicos sobre os quais abordaremos no futuro.

1. Manter procedimentos desatualizados

Algumas empresas ainda utilizam métodos muito antigos para fazer o controle de estoque. É o caso da antiga contagem de estoque feita com papel e caneta. Não estamos dizendo que estes métodos não funcionam, mas é preciso ter em mente que eles apresentam grande possibilidade de falhas. A contagem errada, por exemplo, pode gerar cálculos financeiros irreais com relação ao valor em produtos que a empresa possui.

Outro efeito negativo é a previsão de compras inexata, baseada em um suposto estoque que foi não foi contabilizado corretamente. Hoje em dia, com a tecnologia, existem maneiras mais práticas e eficientes de realizar o controle de estoque. Isto inclui o uso de

softwares de gestão integrada, que permitem que o controle de estoque seja feito de maneira automática a partir das notas fiscais de entrada e saída emitidas pela empresa.

Ou seja, além de garantir uma maior eficiência nos processos, sua empresa também ganhará tempo e poderá até mesmo reduzir o número de colaboradores destinados a essas funções. Esses funcionários podem ser realocados em outras funções voltadas para a produtividade ou gestão da empresa.

2. Não ter procedimento nenhum

Enquanto algumas empresas ainda estão na fase do papel e caneta, outras nem sequer possuem métodos de controle definidos. Isto acontece, principalmente, no caso de pequenas lojas e microempresas, apenas para citar alguns exemplos. Apesar de ser um cenário péssimo por um lado, possui um único lado positivo.

Quando uma empresa não possui procedimentos, é mais fácil programar o software de gestão, pois não existem práticas improdutivas enraizadas na empresa (não há prática nenhuma, afinal). Então, você pode pular todos os estágios intermediários de organização do controle de estoque para poder adotar as novas metodologias.

Note que esse cenário é um dos piores possíveis, pois é bem provável que seus colaboradores estejam perdendo muitas horas em razão de improdutividade ou pela adoção de formas inadequadas de trabalho. Se a sua companhia está nesse patamar, então é urgente que você busque alternativas para a organização desse setor.

3. Problemas com separação de produtos

A separação é uma parte do processo de controle de estoque cuja automatização é bem difícil e cara. Infelizmente, isso é inviável para as

pequenas empresas – o que significa que a separação continua nas mãos de pessoas.

Se não houver procedimentos e controle nessa etapa, o resultado vai ser a separação incorreta de pedidos: clientes recebendo o item errado, a cor errada, itens que não foram pedidos, quantidade incorreta, envio de itens que já haviam sido apontados como obsoletos ou danificados e assim por diante.

A melhor maneira de evitar que isto aconteça é por meio da organização física do estoque, mantendo os materiais separados de acordo com critérios claros. Outro ponto essencial é o treinamento constante da equipe de estoque para que eles conheçam todos os passos necessários para separar os pedidos corretamente.

4. Estoque em excesso

Esse é um erro relacionado ao planejamento de estoque – e, claro, está profundamente ligado ao trabalho do departamento de compras. Um estoque excessivo acaba resultando em custos desnecessários e perda de lucro, pois muitas vezes, esse material “extra” não é vendido a tempo e se estraga nas prateleiras. Por isso, ao contrário do que muita gente pensa, ter produtos a mais no estoque pode ser muito prejudicial para o seu negócio.

Sempre pense da seguinte forma: um produto parado no estoque é como se você tivesse dinheiro guardado dentro da gaveta. Além de ele não render, a cada dia que passa também se desvaloriza. Por essa razão, os estoques devem ter um prazo de validade previsto, ou seja, você precisa entender quanto tempo aquele material vai durar.

As exceções ficam por conta de compras antecipadas em maior volume que podem render um custo unitário menor em cada uma das peças. Ainda assim, é preciso calcular se vale a pena abrir mão de capital de giro ou de dinheiro para investimentos para compra de estoque. A resposta varia em cada caso e, portanto, cada cenário deve ser analisado à parte.

5. Estoque de menos

Já o problema gerado pelo estoque em falta são os transtornos para o cliente. Os prazos de entrega precisam ser estendidos e, em alguns casos, o cliente abrirá uma reclamação ou até mesmo cancelará a compra. É por isso que as médias e grandes empresas estão sempre em busca de um processo just-in-time, que significa que os produtos estarão disponíveis ao consumidor no tempo certo.

Este é o equilíbrio ideal para ter em estoque a quantidade certa para atender seus clientes, sem perda nem falta de produtos. Grandes companhias chegam a trabalhar com estoques para apenas sete dias, algo que infelizmente não está ao alcance das pequenas empresas em razão do aumento nos custos.

Porém, você deve se programar para que o seu estoque seja sempre o mais enxuto possível. A expressão “just-in-time” não existe por acaso. Não existe um prazo “ideal” que deve ser os por todos. Quanto mais um processo for feito sob medida, melhor. Por isso, você deve conhecer bem as suas sazonalidades e o histórico de vendas de cada um dos itens que são comercializados pela sua companhia.

Entendeu a importância do controle de estoque?

Como já falamos aqui no blog, um bom controle de estoque é muito importante para a sua empresa. Portanto, fique de olho se você está cometendo alguns dos erros citados no nosso post. Muitas companhias nem se dão conta de que têm falhas em vários processos e acabam percebendo que estavam perdendo dinheiro apenas quando contratam consultores ou profissionalizam a gestão de produtos.

Não deixe que as coisas cheguem a um ponto extremo antes de tomar uma atitude. Busque ferramentas tecnológicas que possam otimizar os processos e pare de perder tempo (e dinheiro) com algo que deveria ser um dos pontos de economia na sua empresa.

Ficou com alguma dúvida ou tem alguma dica sobre o assunto? Conte para a gente nos comentários deste artigo! Aproveite e conheça o Sage Start, um sistema de gestão integrado para controle de estoque, vendas e financeiro.

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