eSocial: não deixe para a última hora

Saiba para que serve e quais são os prazos para a implantação obrigatória do eSocial a todas as empresas brasileiras em 2018.

Está chegando a hora. A partir do mês de julho terá início uma nova fase na implantação do eSocial e esse é um momento crucial para as empresas brasileiras, pois uma boa parte delas terá que se adequar às novidades.

A mudança para o novo sistema já está a todo vapor desde o dia 1º de janeiro e ambientes de teste estão disponíveis para aqueles que quiserem se certificar dos novos procedimentos antes que eles se tornem obrigatórios. Abaixo, preparamos um resumo com tudo o que você precisa saber sobre o eSocial e o seu cronograma para não deixar nada para a última hora.

Para que serve o eSocial?

O eSocial veio para simplificar a vida dos profissionais de contabilidade. Graças ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi possível sintetizar as informações em um só sistema. Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.

Contudo, essa substituição não deve ocorrer de forma imediata – em verdade, trata-se de um processo que ainda está em andamento e que não tem data para acabar. Por conta disso, especialmente nesse momento, é importante redobrar a atenção: algumas declarações estão mudando de formato, de maneira que todos os anos têm aparecido algumas novidades.

Quais são as obrigações reunidas no eSocial?

Além da folha de pagamento, são pelo menos 14 os itens compreendidos dentro do eSocial. Até então, todos eles eram cobrados individualmente. A boa notícia é que tudo agora é entregue de uma só vez e fica disponível online. Veja a lista de documentos que fazem parte do eSocial:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).

De olho nos prazos de entrega

A primeira etapa de implantação do eSocial teve início no dia 1º de janeiro de 2018. Por enquanto, ela abrange apenas as empresas cujo faturamento anual é acima dos R$ 78 milhões — o que resulta em pelo menos 13,7 mil empresas brasileiras enquadradas sob essa especificação.

Porém, a partir de 1º de julho de 2018 terá início a segunda etapa do processo, o que vai compreender outras empresas privadas, incluindo aquelas optantes pelo Simples Nacional, MEIs e Pessoas Físicas que tenham funcionários. Por isso, já está mais do que na hora de pensar em como se adequar às novidades. Quando todas as empresas do país estiverem adaptadas às novas normas, estima-se que os dados de 44 milhões de trabalhadores estarão na plataforma.

“O programa amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do país, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade”, explica Altemir Linhares de Melo, assessor especial para o eSocial. Ele enfatizou ainda que o eSocial está 100% pronto para implantação e que a adoção do faseamento foi uma forma de garantir uma entrada em produção mais amena e facilitar a adaptação das empresas ao projeto.

Conheça o cronograma de implantação do eSocial para 2018

Primeira etapa – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

  • Fase 1 – Janeiro de 2018: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – março de 2018: nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – maio de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – julho de 2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Segunda etapa – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e Pessoas Físicas (que possuam empregados)

  • Fase 1 – julho de 2018: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – setembro de 2018: nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – novembro de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – janeiro de 2019: substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceira etapa – Entes Públicos

  • Fase 1 – janeiro de 2019: apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
  • Fase 2 – março de 2019: nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – maio de 2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – julho de 2019: substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

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