Como a evolução tecnológica está alterando o comportamento da área de compras nas empresas

Redução de custos e aumento de produtividade são os principais pilares que direcionam a evolução tecnológica dessas áreas.

A transformação digital vai mudar completamente o comportamento da área de compras nos próximos anos. Essa é uma das conclusões de uma pesquisa realizada pelo The Hackett Group e mostra um panorama que já está em andamento: a importância cada vez maior da tecnologia nesse segmento.

A introdução de novos recursos começou pouco a pouco, mas hoje muitas empresas já são completamente dependentes de ferramentas específicas criadas para agilizar esse tipo de trabalho. E, quanto mais companhias adotam essas práticas, mais a competitividade se acirra. Sai na frente aquele que conseguir se manter sempre atualizado.

Redução de custos e aumento de produtividade guiam as mudanças

Não é segredo para ninguém que o objetivo maior de todas as empresas é aumentar a sua lucratividade. Sendo assim, esse tem sido um dos denominadores comuns na busca por inovações. Ferramentas que permitam às empresas economizar dinheiro são apontadas como diferenciais que justificam o investimento.

Na mesma proporção, soluções que visem aumentar a produtividade dos departamentos de compras também são muito bem-vindas. O que se espera é que seja preciso um número menor de pessoas para executar quantidades cada vez maiores de trabalho. Contudo, há que se encontrar um meio termo para que não haja uma sobrecarga – algo que certamente não é saudável sob nenhum aspecto.

Para os desenvolvedores, a estratégia passa a ser essa: pensar em soluções que possam beneficiar as companhias nesses dois aspectos.

Foco em negociações estratégicas

A assertividade passa a ser um diferencial cada vez mais buscado pelas empresas com relação aos profissionais que atuam nos setores de compras e as tecnologias precisam dar suporte a esse perfil. Assim, por meio de ferramentas adequadas é possível cotar preços ou fazer negociações de forma mais automatizada.

Obviamente, as negociações um a um não serão deixadas de lado, mas o uso de softwares que integrem mais empresas em um único marketplace facilita o acesso às cotações. Além de tornar os processos mais ágeis, essa passa a ser uma garantia de que todos os envolvidos seguem práticas de governança mais rígidas e eficientes.

Certificação e homologação passam a ser pré-requisito

Quando não há mais tempo a perder, a busca por empresas e parceiros cuja qualidade esteja acima de qualquer suspeita não pode demorar. Nesse cenário, companhias com certificações e com práticas homologadas e seguras se apresentam como diferenciadas, pois trazem em si um selo de qualidade que dispensa pesquisas mais aprofundadas.

A tecnologia tem papel fundamental também nesse sentido, pois é ela quem baliza processos de compliance. As melhores empresas são elencadas de acordo com regras flexíveis, que se adequem às necessidades de cada companhia, a partir de dados que estejam disponíveis para todos. A transparência e a lisura, mais do que nunca, passam a ser elementos imprescindíveis na relação comercial.

Diagnóstico: o planejamento deve ter participação ativa do setor de compras

As compras da sua empresa são feitas sob demanda, a partir de relatórios gerados todos os meses, ou há um diagnóstico mais completo sobre o uso de cada item com projeções para os meses seguintes? Aquelas companhias que ainda estão sob o primeiro exemplo, muito provavelmente estão em desvantagem.

O trabalho do departamento de compras precisa ser proativo no sentido de compreender o real motivo de cada item estar sendo comprado. Em certos estabelecimentos, criam-se versões idealizadas relacionadas às quantidades de suprimento e matérias-primas necessárias que muitas vezes não tem correspondência com a realidade.

Aqui, entra em cena o profissional do setor de compras. É a ele quem cabe investir tempo na análise de dados de compra e de uso, criando parâmetros mais precisos para que seja possível operar de acordo com aquilo que realmente será preciso.

Sistemas de pagamentos integrados

É praticamente inadmissível que os sistemas de compras, pagamentos e vendas não estejam integrados na sua empresa. Reunir todas essas informações em um só lugar é um dos pontos-chave para que os gestores possam tomar as decisões baseados em todos os números disponíveis.

Ao compreender melhor as demandas, sua empresa passa a ter maior poder de negociação junto aos fornecedores. Nem sempre um desconto no preço final em razão do aumento na quantidade pedida é um bom negócio. Se os produtos em questão não terão saída ou não há uma estratégia definida para eles, então é provável que você apenas esteja abrindo mão de capital de giro.

Capacitação passa a ser regra

O aumento de demandas nas empresas não deve ser um mero capricho dos gestores. Os departamentos de Recursos Humanos podem até receber as orientações com relação ao perfil dos funcionários que devem ser contratados após as mudanças, mas e o que fazer com relação àqueles que já atuam na sua companhia?

Embora seja uma prerrogativa de que os profissionais devem acompanhar a evolução tecnológica, nem todos têm o mesmo interesse ou as mesmas condições para fazê-lo. Nesse caso, para que a companhia garanta um nivelamento mínimo, é preciso investir em treinamento e capacitação. Uma ferramenta moderna não tem muita serventia sem que haja operadores adaptados a ela.

De olhos nos contratos

Por fim, mas não menos importante, as ferramentas tecnológicas têm se voltado ainda para garantir uma melhor gestão de contratos. Quanto mais homogêneas forem as propostas, menor é o trabalho das partes envolvidas. Nesse sentido, as certificações e homologações ajudam muito a garantir condições mais seguras.

Todavia, para isso, é preciso que processos internos estejam muito bem documentados e consolidados. Isso passa pela integração do departamento de compras com os demais setores da companhia não apenas de uma forma aparente, mas sim em termos de informação. Vencerá no mercado aquele que observar esses processos e conseguir conduzir as transições para novas etapas da maneira mais ágil possível.

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