O que mudou na RAIS 2019? 12 principais dúvidas dessa obrigação respondidas

Relação Anual de Informações Sociais pode ser entregue até o mês de abril. Confira todos os detalhes sobre a versão deste ano.

Entre as muitas obrigações que precisam ser entregues pelas empresas brasileiras no começo do ano, a RAIS 2019  é um delas. O objetivo da RAIS -Relação Anual de Informações Sociais é fazer com que as empresas forneçam informações detalhadas ao Governo Federal sobre os empregadores e trabalhadores formais. Esses dados servem para que o os órgãos governamentais possam ter acesso a estatísticas de trabalho mais detalhadas, podendo implementar políticas públicas que possam beneficiar os trabalhadores de uma forma mais assertiva.

Apesar de essa obrigação existir há mais de quatro décadas, ainda há empresas que deixam de lado o envio na data prevista. Essa falta pode gerar taxas e multas desnecessárias ao caixa da companhia e, por essa razão, o melhor conselho é ficar atento à data-limite de envio do documento.

Nesse artigo, listamos algumas das dúvidas mais comuns sobre a RAIS 2019. Tire todas as suas dúvidas sobre o assunto e evite ficar em atraso com a documentação.

1. O que é a RAIS?

O termo RAIS é uma sigla para Relação Anual de Informações Sociais e deve ser entregue todos os anos por qualquer empresa inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do Ministério da Fazenda. A legislação que regula esse tema existe desde a década de 70 (Decreto 76.900, de 23/12/1975) e está em vigor até hoje.

A RAIS Negativa foi instituída pelo Decreto 76.900 de 23 de dezembro de 1975. Seu objetivo é coletar dados sociais sobre o setor de trabalho para a gestão governamental. Em outras palavras, é a partir dessas informações que o Governo Federal tem acesso a dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho, dados esses que servirão de base para tomada de decisão dos mais diversos órgãos governamentais.


2. Quais empresas precisam declarar a RAIS 2019?

Praticamente todas as empresas têm a obrigação de declarar a RAIS 2019. O texto completo da portaria 39 pode ser conferido neste link. Abaixo você confere quais são as empresas obrigadas a fazer a declaração:

  • Empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
  • Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
  • Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
  • Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
  • Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
  • Condomínios e sociedades civis; e
  • Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

3. Quem deve estar relacionado na RAIS 2019?

Devem ser indicados na RAIS 2019 todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência. Além desses, devem ser relacionados os seguintes:

  • Empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;
  • Trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
  • Diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS;
  • Servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
  • Servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;
  • Empregados dos cartórios extrajudiciais;
  • Trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
  • Aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993;
  • Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973;
  • Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;
  • Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
  • Servidores e trabalhadores licenciados;
  • Servidores públicos cedidos e requisitados; e
  • Dirigentes sindicais.

4. MEIs precisam declarar a RAIS?

Não, os MEIs não precisam entregar a declaração da RAIS 2019. Eles são a única exceção entre as empresas e seguem dispensados dessa obrigatoriedade. Tanto pelas novas regras quanto pelas regras antigas, se você é Microempreendedor Individual pode ficar tranquilo com relação a esse documento.

5. Como declarar a RAIS?

Todas as declarações devem ser feitas por intermédio do Programa Gerador de Arquivos RAIS – GDRAIS 2019. Trata-se de um software específico que será disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal no site oficial. Não é possível utilizar o software do ano passado ou aplicativos de terceiros para fazer a declaração.

6. Empresas que encerram as atividades devem fazer o quê?

As empresas que encerraram as suas atividades em 2018 e ainda não entregaram a declaração da RAIS devem, obrigatoriamente, informar a data de encerramento das atividades e a data de desligamento dos empregados. As declarações do ano-base de 2017 também devem estar em dia no momento da entrega da RAIS cujo ano-base é 2018.

7. É necessário ter certificação digital?

Aquelas empresas que possuírem mais de 11 vínculos devem utilizar ainda um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Essa obrigatoriedade, porém, se aplica apenas a esse caso. As empresas que possuem menos de 11 empregados vinculados estão dispensadas do uso de um certificado digital e podem enviar a sua RAIS 2019 normalmente à base de dados da Receita Federal.

8. Como comprovo o envio da RAIS?

Sempre que você enviar um arquivo para a Receita Federal por meio do aplicativo padrão de envio da RAIS é emitido um número de protocolo de entrega no GDRAIS. Esse protocolo contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA). Guarde bem esse número, pois ele é indispensável para se ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS.

O recibo é disponibilizado em até 5 dias úteis após a entrega da declaração. Para ter acesso a ele, é preciso acessar o site do Ministério do Trabalho e imprimir o seu recibo na área “Impressão de Recibo”. Além do número do CREA, será preciso informar o número do CNPJ e o CEI, caso houver.

9. Qual o prazo para envio da RAIS em 2019?

A portaria 39, publicada no dia 14 de fevereiro de 2019 no Diário Oficial da União, estabelece como data de início para a entrega da Relação Anual de Informações Sociais o dia 15 de fevereiro. A entrega dos documentos pode ser feita até o dia 05 de abril de 2019.

10. Como evitar erros no envio da RAIS 2019?

Para evitar erros e inconsistências na hora de enviar as informações, é de suma importância que você faça uma correção geral no documento, atentando especialmente aos erros de digitação. O programa GDRAIS 2019 gera os relatórios necessários para correção de erros. São duas formas possíveis:

  • a) Relatório de Erros, que relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração;
  • b) Relatório de Avisos, que relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, entretanto deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção.

11. O que acontece se a RAIS não for entregue?

Para entendermos o que acontece com aqueles que não declararem a RAIS, se omitirem por alguma razão ou prestarem informações falsas ou inexatas, é preciso recorrer à Portaria 14, de 10 de fevereiro de 2006, do Ministério do Trabalho. Os artigos 2, 3 e 4, reproduzidos abaixo, tratam desse assunto.

Art. 2º – O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

Art. 3º – O empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 26,60 (vinte e seis reais e sessenta centavos) por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente.

Art. 4º – O valor resultante da aplicação dos arts. 2º e 3º será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência.

Vale lembrar que o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.

12. Por que há punições para quem não entregar a RAIS?

A declaração é utilizada como base de cálculo do abono salarial do trabalhador. Motivo pelo qual exige uma enorme precisão das informações, pois o empregador pode ser responsabilizado caso seu colaborador possa ter perdas em decorrência de dados incorretos.

Para assegurar o cuidado com essas informações, foram instituídas punições para quem não cumprir o seu envio.

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