O que é back office e por que ele é importante para as empresas?

Como estão os processos internos na sua empresa? Se você não tem a resposta na ponta da língua para essa pergunta, é possível que você não esteja muito familiarizado com o que é back office. Essa é uma das áreas mais importantes do negócio de muitas companhias e melhorar a sua capacidade de operacionalizar as coisas pode se converter em um diferencial e tanto.

Porém, de nada adianta tentar colocar um conceito novo (ou talvez nem tão novo assim) em prática se você não souber qual é o embasamento para que ele exista. Assim, entender a teoria por trás desse processo é o primeiro passo para que você melhorar as operações dentro da sua empresa. Vamos compreender, então, afinal o que é back office.

Operacionalização de primeira

Pense nos processos e na maneira como os setores funcionam e se comunicam dentro da empresa na qual você trabalha. Vamos supor que um cliente entre em contato e faça um pedido. O setor de vendas confirma a existência de disponibilidade do produto junto ao estoque e, caso a resposta seja positiva, o financeiro emite a nota e fatura o pagamento.

Ainda, deve haver um setor encarregado por separar o produto no estoque, outro por prepará-lo para o envio e, por fim, a entrega propriamente dita. Trata-se de um longo caminho, mas que funciona de forma ordenada – ou ao menos deveria – para que você possa otimizar todos os fluxos e ganhar om máximo de tempo em cada etapa.

Porém, se alguma coisa der errado sua empresa tem um plano B? Que operação de retaguarda você faria, por exemplo, caso não exista disponibilidade de entrega no prazo combinado? Atrasar não é uma opção. A solução, nesse caso, é recorrer ao back office. É ele quem vai garantir que, mesmo em uma situação adversa, a qualidade do trabalho será mantida, agindo como uma contingência.

Definindo back office

O termo em inglês “back office”, em uma tradução direta, pode significar algo como “por trás do escritório”. E essa é justamente a ideia. Trata-se de uma espécie de retaguarda que permite solucionar problemas imediatos, ainda que esses setores não tenham contato direto com o cliente. São operações de contingência feitas internamente para que o resultado final seja o melhor possível para o comprador.

Todos os departamentos que dão suporte ao funcionamento da empresa podem ser considerados como back office. Nessa lista podemos incluir os profissionais de contabilidade, de recursos humanos, os técnicos de informática e assim por diante. Eles não produzem diretamente e nem atendem ao cliente, mas dão subsídios para que aqueles que têm esse papel o desempenhem da melhor maneira possível.

Em geral, os funcionários ligados aos setores de back office reportam-se diretamente para um administrador. Curiosamente, esse é um trabalho que pode “não aparecer” aos olhos de muitos. Sabe aquela coisa de que só nos lembramos do profissional de TI quando a internet não está funcionando? Ou seja, quando tudo está indo muito bem é sinal que o trabalho deles está sendo feito de forma exemplar.

Por que o back office é importante para a sua empresa

Quando uma companhia tem processos muitos claros, qualquer item que saia do script pode significar um problema, gerando até mesmo uma reação em cadeia. Como uma espécie de controle de qualidade, os profissionais de áreas de back office têm a missão de identificar esses problemas e solucioná-los antes que eles virem uma bola de neve ou, ainda pior, impactem de alguma forma no produto final que será recebido pelo cliente.

Em uma loja virtual, por exemplo, a partir do momento que um consumidor confirma a compra de um item, vários processos precisam se desenrolar dentro da empresa. Se o estoque cometer um erro e esquecer de sinalizar que o produto em questão está em falta, por exemplo, esse “pequeno” erro vai gerar uma reação em cadeia que vai resultar em atraso na entrega do produto ou ainda no cancelamento da venda – e descontentamento do cliente.

Dessa forma, é de suma importância não apenas organizar a estrutura, mas também torná-la informatizada e ordenada de tal forma que quando uma ponta do processo falhar exista de imediato alternativas para que o fluxo possa seguir adiante. Em resumo: ter um back office competente é estar preparado para não dar chance para o azar. Como diz o ditado, “é melhor prevenir do que remediar”.

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