O que é Fluxo de Caixa e como fazer um Fluxo de Caixa Empresarial

Saiba tudo sobre Fluxo de Caixa: o que é, como funciona e por que criar um modelo empresarial. Aprenda como desenvolver e organizar as finanças da sua empresa.

A cada quatro empresas criadas, uma delas fecha as portas antes de completar dois anos de vida. As razões para que isso ocorra são variadas, mas entre as causas está a falta de controle do Fluxo de Caixa. É justamente por não entender como funciona, que os reflexos negativos impactam diretamente as finanças de muitas companhias.

Dominar Fluxo de Caixa é essencial para qualquer segmento, independente da sua área de atuação. Neste super artigo, vamos detalhar diversos aspectos, para que você possa compreender melhor de que maneira o Fluxo de Caixa, pode ser implementado, para que a saúde financeira do seu negócio esteja sempre em dia.

O que é Fluxo de Caixa?

Podemos definir o Fluxo de Caixa como uma ferramenta de controle financeiro. Por meio dela, visualizamos todas as entradas e saídas de dinheiro, tendo assim uma visão completa do negócio. Graças à análise do Fluxo de Caixa é que uma empresa tem a noção exata de quanto está gastando ou ganhando em cada uma das áreas de atuação.

O acompanhamento rígido das receitas é a melhor maneira de compreender o que funciona e o que não está tão bem assim em um empreendimento. Além disso, por meio da análise de faturamento, fica mais fácil traçar metas e fazer previsões para os meses seguintes. Por sua importância, essa não é uma tarefa que deve ser tratada de forma secundária.

Por meio da análise de faturamento, fica mais fácil traçar metas e fazer previsões para os meses seguintes.

Caso essa atividade básica seja feita de qualquer maneira ou sem a devida atenção, a empresa pode ter sérios problemas financeiros. O nível de detalhamento deve ser alto, pois desprezar valores baixos ou ciclos de recebimento pode criar verdadeiros rombos no caixa, impossíveis de serem encontrados – e que podem causar até mesmo a falência da companhia.

Qual a importância do Fluxo de Caixa para as Pequenas Empresas?

Por tudo aquilo que já mencionamos acima, você já deve ter percebido que o Fluxo de Caixa é parte essencial da vida de qualquer empresa. Nas pequenas e médias, então, esse controle se torna ainda mais essencial. Isso porque falamos de companhias muitas vezes iniciantes e com faturamento menor e que, muitas vezes, não são muito bem administradas pelos seus gestores.

Um problema recorrente nas microempresas, por exemplo, é o de administradores que frequentemente misturam as suas contas pessoais com os gastos empresariais.

Um problema recorrente nas microempresas, por exemplo, é o de administradores que frequentemente misturam as suas contas pessoais com os gastos empresariais. Por mais que, em tese, “tudo pertença ao dono”, contabilmente é fundamental que se separe as receitas e as despesas da empresa dos gastos realizados pelo proprietário como Pessoa Física.

Por tudo aquilo que já mencionamos acima, você já deve ter percebido que o Fluxo de Caixa é parte essencial da vida de qualquer empresa. Nas pequenas e médias, então, esse controle se torna ainda mais essencial. Isso porque falamos de companhias muitas vezes iniciantes e com faturamento menor e que, muitas vezes, não são muito bem administradas pelos seus gestores.

A. Elaboração de Plano de Contas Gerencial

O Plano de Contas Gerencial é um modelo de organização dos dados financeiros da empresa. É importante que ele não seja confundido com Plano de Contas Contábil, que é mais detalhado e complexo. Para montar um Plano Gerencial, antes de tudo é preciso ter conhecimento sobre os dados financeiros. Depois, é necessário categorizar as receitas, as despesas e os custos da companhia.

B. Elaboração da Demonstração de Fluxo de Caixa

Na elaboração do Fluxo de Caixa leva-se em consideração quais foram as entradas e saídas durante um determinado período. Essa demonstração dinâmica dos resultados deve ser incluída no Balanço Patrimonial e sua apresentação é obrigatória para todas as sociedades de capital aberto cujo patrimônio líquido seja maior do que R$ 2 milhões. Ele deve contemplar as atividades operacionais, as atividades de investimento e as atividades de financiamento.

C. Redução de Custos na Empresa

A Redução de Custos na Empresa é uma consequência direta de um Fluxo de Caixa bem elaborado. Quanto mais detalhado for o descritivo das movimentações financeiras, mais fácil fica para identificar os gastos com potencial de serem reduzidos ou até mesmo descartados. Uma boa análise do Fluxo de Caixa resulta, invariavelmente, no corte de despesas supérfluas e em uma condição financeira mais sólida do ponto de vista das despesas.

D. Projeções Financeiras

O Fluxo de Caixa realizado mês a mês se torna também um aliado imprescindível no planejamento de uma empresa. A partir dele, é possível elaborar as projeções financeiras dos meses seguintes.

Isso permite provisionar recursos de forma a garantir a sua subsistência ao longo de um determinado período, ainda que ocorra um severo comprometimento das receitas. É, portanto, elemento básico para as companhias que desejam crescer ou investir.

E. Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária nada mais é do que o comparativo dos dados financeiros internos com o extrato bancário. Quando a empresa não conta com um Fluxo de Caixa organizado, fica difícil realizar essa missão de forma assertiva.

O uso de um software de gestão financeira torna essa tarefa muito mais simples. No caso do Sage Start, por exemplo, é possível importar o extrato bancário e conciliar com as programações lançadas.

F. Elaboração de Controle de Recebimentos e Pagamentos Parcelados

Valores parcelados a receber precisam de um controle rígido por parte do empresário. Muitas vezes, a oferta de uma condição diferenciada de pagamento agrada aos clientes e fornecedores, mas na prática podem ser que os números indiquem que esse é um mau negócio. Para encontrar o equilíbrio entre as possibilidades de parcelamento e uma condição que não comprometa as finanças, é preciso que o Fluxo de Caixa esteja perfeitamente ajustado para suportar pagamentos de médio e longo prazo.

G. Gerenciamento de Clientes e Fornecedores

Clientes e fornecedores parceiros merecem ter uma condição especial de pagamento, desde que adquiram volumes que compensam esse investimento. Como encontrar o ponto de equilíbrio e oferecer um negócio que seja bom para as duas partes?

A resposta está no Fluxo de Caixa. Por meio da sua organização e posterior análise é que você terá os indicativos com relação ao que é possível ser feito. Alguma dúvida ainda sobre a importância dessa ferramenta?

A Mortalidade das Pequenas Empresas

Perfil da empresa que não sobrevive após 2 anos

Criada por necessidade

Fundador desempregado

Aberta por exigência de cliente e/ou fornecedor

Principais motivos do fechamento

Falta de planejamento

Falta de capacitação

Gestão financeira ineficiente

Principais dificuldades no primeiro ano de vida

Falta de clientes

Falta de capital

Falta de conhecimento

Falta de mão de obra

Impostos e/ou tributos

Tipos de Fluxo de Caixa

Existem diversos tipos de Fluxos de Caixa. Por “tipos” queremos dizer métodos de trabalho que podem auxiliá-lo no controle de receitas e despesas. Todos os métodos têm os seus pontos positivos e negativos, e a escolha de cada um deles depende dos objetivos da empresa e também das suas necessidades administrativas.

Conhecer alguns dos tipos de fluxo de caixa é fundamental para a sua tomada de decisão.

Por essa razão, conhecer alguns dos tipos de fluxo de caixa é fundamental para a sua tomada de decisão. Aqui, listamos os métodos mais comuns utilizados pelas organizações:

Fluxo de Caixa Operacional

Por Fluxo de Caixa Operacional compreendemos o fluxo que é gerado pelas receitas e despesas de uma empresa durante um determinado período. Essas movimentações servem para indicar quais foram os resultados obtidos e qual foi a variação de Capital de Giro, ou seja, o volume disponível em caixa para a operacionalização do negócio.

Porém, podemos considerar essa metodologia como uma das mais simples. Isso porque o Fluxo de Caixa Operacional apesar de mostrar o faturamento da empresa, não contabiliza investimentos ou a necessidade de obtenção de mais Capital de Giro.

Em outras palavras, trata-se de um método simplificado de compreensão do Fluxo de Caixa, mas pouco indicado para quem busca um nível maior de detalhamento.

Fluxo de Caixa Livre

O Fluxo de Caixa Livre é a opção mais indicada para quem precisa mensurar a capacidade que um negócio tem de gerar capital em curto, médio e longo prazo. Isso é possível graças à indicação do saldo da comparação com o Fluxo de Caixa Operacional. Dessa forma, esse é um modelo de relatório um pouco mais complexo e que requer informações mais detalhadas para a sua confecção.

Para fazer um Fluxo de Caixa Livre, os responsáveis pela contabilidade precisarão de pelo menos dois relatórios:

Um Fluxo de Caixa que seja capaz de projetar os resultados da empresa em um período entre 60 e 90 dias; e

Um Fluxo de Caixa com uma estimativa de receitas e despesas para um prazo de dois a cinco anos. Lembre-se: curto, médio e longo prazo.

Fluxo de Caixa Projetado

Quando o empresário precisa obter uma estimativa da evolução do seu negócio, é possível lançar mão do chamado Fluxo de Caixa Projetado. Ele é calculado com base nos resultados obtidos em meses anteriores. A partir disso, traça-se uma linha de projeção na qual se especula quais serão as despesas e receitas em um determinado período futuro.

A partir dessa forma de cálculo, é possível organizar e projetar futuros pagamentos que precisam ser realizados. Além disso, observando-se a média de entradas e saídas, torna-se possível corrigir as falhas de administração de recursos e planejar investimentos para a expansão do negócio.

Embora não seja indispensável, o Fluxo de Caixa Projetado pode se converter em um grande diferencial competitivo da empresa, quando bem utilizado.

Observando-se a média de entradas e saídas, torna-se possível corrigir as falhas de administração de recursos e planejar investimentos para a expansão do negócio.

Fluxo de Caixa Livre

Entre todos os métodos utilizados pelas empresas, o Fluxo de Caixa Direto talvez seja o mais popular. Aqui são registradas todas as entradas e saídas decorrentes da operação sem nenhum tipo de desconto. Assim, é possível ter um diagnóstico “bruto” relacionado às operações.

Todos os recebimentos e pagamentos são organizados de acordo com a sua respectiva classe contábil. A principal vantagem desse método é a forma organizada com que ele permite um diagnóstico completo das movimentações. Além disso, as informações ficam disponíveis para consulta em tempo real, sendo o modo perfeito para quem usa softwares de gestão financeira.

Fluxo de Caixa Indireto

O Fluxo de Caixa Indireto não se baseia somente na análise de Fluxos de Caixa – daí o nome “indireto”. Aqui, o cálculo é feito sobre os lucros e prejuízos do exercício que estejam indicados no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Há que se levar em consideração ainda itens como depreciações e amortizações.

A curiosidade aqui é que para a elaboração desse tipo de Fluxo de Caixa não é preciso ter um controle sobre ele, mas sim acesso aos balanços patrimoniais referentes ao início e ao final do ano. No entanto, é preciso tomar cuidado com essa forma de cálculo, pois está sujeita a grandes distorções.

Fluxo de Caixa Descontado

O Fluxo de Caixa Descontado também é popularmente conhecido pela sigla FDC. Ele é utilizado para determinar o valor de uma empresa. Dessa forma, falamos aqui de uma fórmula de cálculo mais utilizada em processos de compra e venda de companhias do que no dia a dia propriamente dito.

Quando fusões ou captação de recursos de investidores estão em pauta, também se utiliza esse tipo de cálculo avaliativo.

O cálculo do FDC é feito a partir projeções do fluxo de caixa, descontando-se as taxas de risco e o valor residual de ativos (depreciações). Pode ser que a sua empresa não precise utilizar esse método, mas é importante conhecê-lo.

Fluxo de Caixa para Investimentos

Quando a empresa está funcionando bem e os gestores planejam ampliar o negócio, é hora do Fluxo de Caixa para investimentos entrar em ação. Esse tipo de metodologia acompanha as movimentações financeiras que são realizadas para gerar resultados positivos e acúmulo de riquezas. É preciso, portanto, que haja dinheiro sobrando.

Para a tomada de decisão, devem ainda ser levados em consideração itens como taxas de risco e retornos sobre o investimento. A regra geral dos investimentos vale aqui também: investimentos de maior risco costumam dar melhores retornos financeiros.

No entanto, há que se mensurar se vale a pena assumir esse risco, observando-se não apenas o cenário interno, mas também fatores externos.

Como fazer um Fluxo de Caixa?

Chegou a hora de colocarmos o Fluxo de Caixa como um elemento prático na sua empresa. É pouco provável que a sua companhia não tenha nenhuma ação nesse sentido. Mesmo as empresas mais problemáticas realizam algum tipo de ação, ainda que incompleta, visando compreender como são as suas movimentações financeiras.

A primeira regra de ouro do Fluxo de Caixa é bastante simples: você precisa registrar todos os valores recebidos e gastos pela empresa.

Vamos aprender o passo a passo de como ajustar as coisas

Passo 01: Registre as suas Movimentações Financeiras

A primeira regra de ouro do Fluxo de Caixa é bastante simples: você precisa registrar todos os valores recebidos e gastos pela empresa. Note que isso pode parecer trivial, mas na prática muitas empresas deixam de lado esse conselho.

Quando falamos de todos os valores queremos dizer todos mesmo: desde aquele R$ 1 gasto para pagar um cafezinho para um cliente até o valor dispendido em taxas bancárias. Tudo deve estar registrado.

Isso impede que se criem “buracos” no orçamento, ou seja, que os valores recebidos não “sumam” de repente. Se a sua empresa recebeu R$ 1 mil, então cada real deve ter uma destinação declarada. Se você deixa passar R$ 1 que seja, é como se a

Passo 02: Categorize suas Despesas e Receitas corretamente

Um Fluxo de Caixa não existe se a informação não for registrada. Agora que você já aprendeu que cada centavo que entra ou sai deve ser registrado, é importante compreender que categorizar esses valores torna a organização financeira da sua empresa muito mais simples.

Por exemplo, na lista de despesas, há os Custos Fixos (aluguel e salários, por exemplo) e os Custos Variáveis, como aquisição de matéria-prima ou estoque.

Saber para qual categoria cada valor se destina permite que você reflita sobre aquilo que gasta, podendo direcionar melhor suas verbas: imagine que o aluguel da sua empresa é equivalente a 50% dos seus gastos. Nesse caso, se houver outras despesas, isso significa que o valor pode ser incompatível com a realidade.

Os valores de saída podem ser categorizados entre:

Fornecedores;

Despesas Operacionais (telefone, água, luz, aluguel, internet, papelaria e salários);

Outras Saídas (gastos que não “aparecem” no dia a dia, como investimentos).

Já os valores de entrada podem ser categorizados entre:

Vendas Diretas;

Quitação de Dívidas;

Rendimentos.

Vale lembrar que não existe uma fórmula exata para categorização de receitas e despesas. Cada empresa tem as suas necessidades específicas e, por essa razão, não há um modelo perfeito nesse sentido. Contudo, tenha o seguinte pensamento: quanto mais detalhado for o seu registro, mais fácil será a posterior análise dos dados.

Passo 03: Projete todos os próximos meses

A partir do momento que você consiga ordenar o seu Fluxo de Caixa por um período de pelo menos 30 dias, para os meses seguintes será possível fazer projeções com relação aos seus gastos e recebimentos partindo de um valor médio.

Por exemplo, se a soma das suas despesas for de R$ 2 mil em janeiro, R$ 2,3 mil em fevereiro e R$ 2,1 mil em março, é bem provável que o valor médio em abril seja algo entre R$ 2,1 mil e R$ 2,2 mil.

Como já mencionamos aqui, ao saber como o seu Fluxo de Caixa se comporta, fica mais fácil se preparar para os meses seguintes. Seguindo a mesma média – de R$ 2,1 mil/mês – para estar provisionado para os próximos seis meses você precisa ter o equivalente a R$ 12,6 mil, por exemplo, para que a ausência de faturamento, se houver, não comprometa a saúde financeira da empresa.

Exemplo de projeção de fluxo de caixa - Fonte: Análise de Planejamento Financeiro: Manual do
participante. Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - Sebrae - Brasília, 2011.

8 dicas para você fazer um excelente Fluxo de Caixa

Agora que você já sabe tudo sobre o que é e como funciona um Fluxo de Caixa, chegou a hora de conhecer algumas dicas para facilitar a execução dessa tarefa.

A nossa recomendação é que você sempre tenha um profissional experiente responsável pela execução desses cálculos. Se não for possível, redobre a atenção e não se esqueça de centralizar os dados em um bom software de gestão.

Abaixo, listamos algumas dicas para minimizar erros e garantir que a qualidade do trabalho esteja sempre acima da média. Fique de olho nos seguintes itens:

1. Registre todas as movimentações

Por menor que seja uma movimentação, ela precisa ser registrada no Fluxo de Caixa. É comum que pequenas empresas acabem se perdendo por deixar de lado o registro de despesas de valor reduzido, como a compra de um galão de água ou mesmo uma passagem de ônibus necessária para um colaborador.

Oriente os seus colaboradores para que sejam detalhistas e não deixem passar nem mesmo os menores detalhes

Quando esses valores não são registrados, eles geram um buraco na contabilidade. Afinal, se o dinheiro saiu da empresa e não há registro de para onde ele foi, então não há como saber de que forma os gastos ocorrem.

Sendo assim, oriente os seus colaboradores para que sejam detalhistas e não deixem passar nem mesmo os menores detalhes.

2. Verifique o Fluxo de Caixa diariamente

O controle do Fluxo de Caixa é algo que você nunca pode perder de vista. Uma despesa ou receita que não seja anotada corretamente no dia em que ocorreu pode resultar em grandes problemas na hora de fechar a contabilidade no final do mês. Por isso, a nossa recomendação é que você dê atenção a ela e, além disso, utilize um software de gestão financeira.

Aplicativos e serviços como o Sage Start permitem um controle financeiro empresarial em tempo real, automatizando tarefas burocráticas e gerando relatórios mais completos e precisos.

Assim, caso algum problema aconteça, você perceberá a tempo de fazer a correção em menos de 24 horas depois do ocorrido. Trata-se de uma segurança para o seu negócio.

3. Planeje e gerencie o estoque

O estoque da sua empresa é um ativo que muitas vezes não é considerado nos cálculos de Fluxo de Caixa. A mercadoria que está ali parada tem o seu valor – e há depreciação sobre ela caso o tempo de espera para entrega ao consumidor seja muito grande. Por essa razão, você precisa pensar também no Fluxo do seu Estoque.

Comprar um produto por um valor mais barato pode valer a pena se a saída dele for rápida. Se o excedente desse item demorar um ou dois meses para sair da loja, pode ser que o valor gasto nele, se tivesse aplicado, poderia resultar em um melhor rendimento para a companhia.

São escolhas que precisam ser feitas e que ficam muito mais fáceis quando há informações detalhadas sobre o fluxo de caixa.

4. Avalie seu Capital de Giro

O valor que você dispõe de Capital de Giro deve ser suficiente para suprir todas as suas operações por um período de pelo menos seis meses. Por essa razão, é preciso avaliar constantemente quanto há no seu caixa e quais são as maneiras de aumentar esse valor de forma a suprir as necessidades mais imediatas.

Novamente, a análise do Fluxo de Caixa se mostra extremamente necessária, pois é a partir da média de gastos e recebimentos de meses anteriores que será possível estabelecer uma projeção confiável para os meses seguintes.

Saem na frente aqueles que utilizam ferramentas automatizadas e serviços modernos, capazes de tornar essas informações disponíveis em tempo real e acessíveis a partir de qualquer lugar.

5. Pense em curto e longo prazo

Assim como as necessidades imediatas precisam ser supridas, é preciso pensar em como a sua empresa irá se comportar em médio e longo prazo. Tudo vai depender do que o planejamento preconiza: se você pretende fazer investimentos nos meses seguintes, então precisa preparar a companhia para absorver esse capital.

Ele pode vir de um percentual do lucro ou mesmo de empréstimos bancários. De qualquer forma, esse capital deve estar contemplado no planejamento e também descrito no Fluxo de Caixa. Afinal, há incidência de juros sobre os financiamentos e mesmo o capital utilizado, quando não aplicado, também tem um “custo” que precisa ser mensurado.

6. Crie padrões de crédito para diferentes clientes

Bons clientes podem ter condições diferenciadas de pagamento. Muitas vezes, pode ser interessante conceder um desconto generoso para um pedido grande, desde que isso resulte em um Capital de Giro maior em curto prazo. Da mesma forma, consumidores e fornecedores fiéis implicam em um menor risco para o negócio.

Os valores a receber, em médio e longo prazo, podem ser convertidos em espécie junto às instituições financeiras. É claro que, para isso, há um custo. Se o valor de compra das suas dívidas for válido, aposte nessa ideia para dar um fôlego ao caixa, mas tenha planos e metas para recuperar esse valor o mais rápido possível por meio de outras ações.

7. Adote um sistema inteligente de gestão financeira

Sage Start Financeiro Empresarial: invista no gerenciamento financeiro da sua empresa.

Para quem busca o controle financeiro empresarial completo, uma das soluções mais inteligentes disponíveis no mercado é o Sage Start. Trata-se de um software de gerenciamento financeiro que traz uma série de recursos.

Com ele, você tem acesso a uma visão objetiva dos números, compara receitas e despesas para se planejar melhor, agenda o pagamento das contas e ainda vincula sua conta bancária ao sistema. Tudo isso em um só lugar e com valores de mensalidades acessíveis, que até mesmo micro e pequenas empresas conseguem pagar sem que isso pese no orçamento.

O Módulo Financeiro apresenta o resumo da situação financeira do seu negócio e tem funções como:

Gerar lançamentos de despesas e receitas

Verificar todo seu planejamento

Gerar gráficos e relatórios relacionados ao seu financeiro

8. Faça previsões de Fluxo de Caixa e do Relatório do Livro Caixa

As despesas e receitas futuras ganham atenção necessária por meio da Previsão de Fluxo de Caixa e do Relatório do Livro Caixa. Será possível comparar as receitas com as despesas atuais e verificar o comportamento futuro das suas contas, resultando em um melhor planejamento financeiro. Tudo aquilo que foi pago e os recebimentos efetivados serão consultados com facilidade.