O que é KPI e como definir indicadores para a sua pequena empresa

Equipe reduzida e pouco dinheiro disponível para investimentos não é desculpa para deixar de lado o gerenciamento de indicadores chave na sua empresa.

Em qualquer livro básico relacionado à Administração, você encontrará explicações e exemplos sobre o que é KPI e como ele pode ajudar no desenvolvimento da sua empresa.

Entretanto, há um costume de se associar essa ideia somente a grandes empresas, de forma que o conceito acaba parecendo algo distante para os pequenos empresários. Todavia, é justamente para elas que os KPIs fazem ainda mais sentido. Você sabe como aplicar esse conceito em uma pequena empresa?

O que é KPI e por que utilizá-lo?

KPI é uma sigla em inglês para key performance indicator, em tradução direta algo como “indicador chave de performance”. A ideia por trás dele é simples: definir métricas para que uma empresa possa alcançar um determinado objetivo, seja ele qual for. Dessa maneira, é possível mensurar o crescimento da companhia de acordo com a proximidade ou distância dos KPIs.

Para as pequenas empresas, esse conceito faz ainda mais sentido. Por exemplo, uma companhia de pequeno porte muitas vezes não tem o número de colaboradores necessários para atender uma demanda ou mesmo não tem o capital que precisa para fazer investimentos. Aí, entra em ação o KPI.

Não adianta querer começar grande quando a operação não demanda um tamanho amplo. A escolha de KPIs adequados permite que a empresa priorize as áreas que considera mais importantes para aquele momento do negócio. Uma empresa pode optar por buscar índices melhores em vendas, em custo de frete ou em margem de lucro, por exemplo – e o sucesso daquelas ações passará a ser medido pela proximidade ou distância do índice proposto.

Diferenciando KPIs de índices genéricos

Então qualquer índice que uma empresa estabeleça para si pode ser considerado um KPI? Não é bem assim. Vamos a um exemplo que pode nos ajudar a entender melhor esse contexto. Pense em uma empresa que possui um aplicativo para smartphones. Um dado simples de se obter é a quantidade de vezes que ele foi baixado, o número total de downloads.

Embora, em teoria, quanto maior o número de downloads, melhor o resultado, na prática isso não significa sucesso. Isso porque pode ser que o app em questão tenha sido baixado 100 mil vezes, mas poucas pessoas o tenham utilizado para fazer compras. É preciso cruzar os dados de número de downloads e de gastos totais por usuários para criar um parâmetro.

O ticket médio por usuário (número de usuários dividido pelo valor total gasto por eles via aplicativo) é um bom parâmetro para mensurar a evolução de uma empresa. Seu KPI, portanto, pode ser o de aumentar o ticket médio da empresa: se os usuários gastam R$ 15, em média, sua estratégia pode ser a de sugerir que eles gastam R$ 20.

Escolher bons KPIs é saber priorizar

O volume de informações e dados aos quais as empresas têm acesso hoje é consideravelmente maior do que há dez anos atrás. Porém, ter acesso a mais dados, pura e simplesmente, não traz efeitos positivos como consequência. É preciso ter capacidade para analisá-los e consciência para saber quais métricas realmente são importantes.

Voltemos ao nosso exemplo anterior. O aumento no número de downloads de um aplicativo é algo bom, mas não é isso que fará com que a empresa cresça. O crescimento virá com o aumento do ticket médio. Por essa razão, escolher bons KPIs é escolher quais metas serão perseguidas. Em empresas pequenas esse conceito faz ainda mais sentido, pois não se pode atacar todas as frentes ao mesmo tempo.

A escolha dos KPIs é uma ação fundamental a ser conduzida durante o planejamento. Em outras palavras, é como se naquele momento o gestor definisse as “regras do jogo”, ou seja, quais objetivos serão perseguidos pelo restante da equipe. De nada adianta focar apenas em aumentar o número de downloads – que não é algo ruim, pelo contrário – se na prática não é isso o que realmente importa.

Disciplina e metodologia: os segredos para bons KPIs

Se definir os KPIs adequados não é uma tarefa simples, uma vez que eles tenham sido determinados é de extrema importância gerenciar as equipes para que elas tenham a disciplina necessária para perseguir esses objetivos. É muito comum quando há mudança de KPIs, por exemplo, que determinados funcionários mantenham como meta KPIs anteriores, sob a justificativa de que “está funcionando”.

Em cenários como esse, é preciso estar atento ao desempenho da equipe. A sua empresa pode estar evoluindo por um lado, mas no que diz respeito ao objetivo que realmente importa, pode ser que as coisas não estejam indo bem. Será preciso ter muita disciplina à meta proposta.

Outro aspecto essencial diz respeito à metodologia de trabalho. De nada adianta definir um determinado KPI e não dar aos seus colaboradores ferramentas necessárias para que eles atinjam esses objetivos. As metas devem ser claras e realistas e os meios para se alcançá-las devem ser disponibilizados pelos gestores. Caso contrário, os resultados não virão e você criará um ambiente ruim de trabalho.

Acompanhamento de KPIs e gestão empresarial

O correto acompanhamento dos KPIs é o melhor balizador que uma empresa pode ter para saber se está no caminho certo. Os índices gerados devem ser acompanhados com frequência (em tempo real, se possível) de forma que os gestores possam intervir, se necessário, modificando as estratégias ou direcionando mais recursos para uma determinada área.

Comprometimento e disciplina são essenciais. Trata-se de atingir um determinado objetivo em um prazo específico, ainda que o objetivo em questão pareça secundário. Dentro de uma empresa, é possível estabelecer diversos KPIs – cada equipe pode ter o seu e elas serão avaliadas por conta disso.

É por essa razão que a escolha do KPI é ainda mais importante. Se os gestores escolherem os KPIs errados podem criar uma falsa sensação de que a empresa caminha para o sucesso. Por isso, trate esse aspecto como parte essencial da gestão estratégica da sua companhia, independentemente do seu tamanho e do número de colaboradores que ela possui.

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