O que é e para que serve a RAIS Negativa?

O que significa e quem deve declarar a RAIS Negativa? Descubra qual é a finalidade deste documento e quais são as empresas que precisam entregar essa declaração.

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O ano de 2020 marca uma série de mudanças em diversos documentos e declarações que precisam ser entregues anualmente ao Governo Federal. A RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – é uma das obrigações que está com novidades para este ano.

Incorporada ao eSocial, o documento continua sendo obrigatório, mas sua forma de envio e os prazos para apresentação das informações mudaram. No caso da RAIS Negativa, especificamente, também houve mudanças. Saiba quais são essas novidades e como funciona a partir de agora essa declaração.

O que é a RAIS Negativa?

Coletar dados sociais sobre o setor de trabalho para a gestão governamental. Foi com esse objetivo que, por meio do decreto 76.900, de 23 de dezembro de 1975, foi criada a RAIS Negativa.

RAIS é uma sigla para Relação Anual de Informações Sociais e é a partir dessas informações que o Governo Federal tem acesso a dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho, dados esses que servirão de base para tomada de decisão dos mais diversos órgãos governamentais.

A RAIS Negativa é gerada quando a empresa não manteve empregados ou permaneceu inativa no ano-base em questão. A apresentação do documento é obrigatória para todas as empresas, exceto ao do tipo MEI (Microempreendedor Individual). Por fim, também não há necessidade de utilizar um certificado digital válido pelo padrão ICP Brasil.

Quem é obrigado a declarar a RAIS Negativa?

Como já mencionamos, praticamente todas as empresas brasileiras estão sujeitas à declaração da RAIS Negativa. A exceção fica por conta das empresas do tipo MEI. A lista que inclui aqueles que são obrigados a fazer essa declaração anualmente contempla:

  • Inscritos no CNPJ com ou sem empregados;
  • Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
  • Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
  • Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
  • Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
  • Empregadores urbanos Pessoas Físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
  • Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
  • Condomínios e sociedades civis;
  • Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
  • Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à Pessoa Jurídica domiciliada no exterior.

Como preencher e transmitir a RAIS?

Até 2019 era necessário baixar o aplicativo GDRAIS para transmitir a declaração para o Governo Federal, mas para 2020 há mudanças significativas. A RAIS está sendo incorporada ao eSocial e, por conta disso, o Governo Federal dividiu as empresas em seis grupos. Dois desses grupos (1 e 2) não precisarão entregar a declaração esse ano, conforme a Portaria 1.419, de 23 de dezembro de 2019.

Esses dois grupos são compostos, respectivamente, pelas seguintes companhias:

  • Grupo 1: Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2019;
  • Grupo 2: Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões não optantes pelo Simples Nacional.

A RAIS, portanto, deve ser entregue por meio das ferramentas de transmissão de eventos eSocial. As informações que precisam ser enviadas são as seguintes:

  • Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador – envio deverá ser feito até o dia anterior ao início das atividades;
  • Data e razão de rescisão de contrato e valores das verbas rescisórias devidas – até o décimo dia a contar da extinção do vínculo;
  • Valores de parcelas integrantes e não integrantes de remunerações mensais, com discriminação individual de valores – até o dia 15 do mês seguinte ao vencido.

No que diz respeito especificamente à RAIS Negativa, a função referente ao ano base 2019 por enquanto ainda está indisponível no site da RAIS.

Qual é o prazo de declaração da RAIS 2020?

A Portaria 1.419 indica ainda que não há mais apenas uma data para entrega, mas sim várias, de acordo com a obrigação correspondente. Os eventos periódicos previstos para janeiro de 2020 também foram prorrogados. Assim, cada um dos grupos tem datas e obrigações distintas para serem entregues, além daqueles já implantados pelo e-Social. Apenas os grupos 1 a 4 têm obrigações previstas para 2020. São elas:

Grupo 1 – Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2019

  • Eventos de tabela, não periódicos e periódicos – já implantados;
  • 08/09/2020 – Eventos S-2210, S-2220 e S-2240 relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador – SST.

Grupo 2 – Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, mas não optantes pelo Simples Nacional

  • Eventos de tabela, não periódicos e periódicos – já implantados

Grupo 3 – Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, MEI, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos) e entidades sem fins lucrativos

  • Eventos de tabela e não periódicos – já implantados
  • Eventos periódicos S-1200 a S-1299:
  • 08/09/2020 – CNPJ básico com final 0, 1, 2 ou 3
  • 08/10/2020 – CNPJ básico com final 4, 5, 6 ou 7
  • 09/11/2020 – CNPJ básico com final 8, 9 e pessoas físicas

Grupo 4 – Entes públicos federais e organizações internacionais

  • 08/09/2020 – Eventos de tabela S-1000 a S-1070, do leiaute do eSocial, exceto o evento S-1010
  • 09/11/2020 – Eventos não periódicos S-2190 a S-2420

O que acontece se a empresa não declarar a RAIS?

Não entregar a RAIS ou entregá-la com omissões e incorreções gera uma multa no valor de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso. Além disso, poderá haver um acréscimo a esses valores, em percentuais que variam de 1% a 20%, de acordo com o número de empregados da empresa.

Ainda, aqueles que entregarem o documento, mas omitirem informações ou cometerem erros, pagarão ainda um acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido.

Como consultar a RAIS de anos anteriores?

Para fazer a consulta da RAIS de anos anteriores é simples.

  1. Acesse o site da RAIS e clique em “Declaração já entregue”.
  2. No menu que será aberto, clique em “Obter declaração”.

Essa opção permite recuperar as declarações enviadas com certificado digital a partir do ano-base 2013. É preciso ter um certificado digital válido para acessar essa funcionalidade.

Fique de olho nas mudanças

A chegada do eSocial está trazendo muitas mudanças às metodologias de envio das documentações ao Governo Federal. Especificamente em 2020 é fundamental estar atento, pois alguns recursos estão sendo utilizados pela primeira vez. A ideia é simplificar os processos, mas é claro que em um primeiro momento isso deixa muitas pessoas confusas.

Porém, a expectativa do Governo Federal é que as novas metodologias resultem em menos omissões e erros. Sua empresa já está em dia com as novidades do eSocial?

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Fonte(s):  RAIS, Guia Trabalhista, Cefis e Calendário PIS.

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