Conheça os principais impactos do eSocial

Com informações centralizadas em um único sistema, eSocial deve mudar a maneira como as empresas se relacionam com o governo a partir da metade de 2018.

A entrada em vigor do eSocial para as empresas brasileiras a partir da metade deste ano deve mudar bastante o relacionamento das pessoas jurídicas com o governo. Entre os principais impactos do eSocial, felizmente, está a promessa de maior agilidade nos processos.

A mudança começou no dia 1º de janeiro e deve se tornar mais intensa a partir de 1º de julho deste ano, quando terá início a segunda etapa do processo, contemplando um número maior de empresas. Vamos entender um pouco mais sobre o eSocial e porque ele é uma das mudanças mais importantes pela qual a sua empresa terá que passar em 2018.

Para que serve o eSocial?

O eSocial veio para simplificar a vida dos profissionais de contabilidade. Graças ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi possível sintetizar as informações em um só sistema. Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.

Contudo, essa substituição não deve ocorrer de forma imediata – em verdade, trata-se de um processo que ainda está em andamento e que não tem data para acabar. Por conta disso, especialmente nesse momento, é importante redobrar a atenção: algumas declarações estão mudando de formato, de maneira que todos os anos têm aparecido algumas novidades.

Além da folha de pagamento, são pelo menos 14 os itens compreendidos dentro do eSocial. Até então, todos eles eram cobrados individualmente. A boa notícia é que tudo agora é entregue de uma só vez e fica disponível online.

O novo sistema traz uma grande vantagem ao eliminar declarações e formulários hoje exigidos pela Caixa Econômica Federal, pelo Ministério do Trabalho e pela Previdência Social — como Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), entre muitos outros.

Mais rigidez na folha de pagamento

Com mais controle sobre as informações prestadas, a intenção do eSocial é garantir com maior intensidade a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego. Também existem impactos sobre outros itens:

  • Contrato de experiência: será considerado contrato por prazo indeterminado assim que sejam passados 90 dias ou o período de experiência, independentemente de qualquer anotação na Carteira de Trabalho.
  • Acidente de trabalho: qualquer acidente, resultando ou não no afastamento, também deve ser comunicado via eSocial.
  • Cancelamento de aviso prévio: com o eSocial, ao comunicar o evento de aviso prévio, o sistema passa a aguardar o envio do evento da rescisão ou do cancelamento do aviso prévio. Assim, as empresas precisarão ficar de olho nessa rotina.

Atenção aos processos

Os processos da empresa também deverão ser revistos, uma vez que deverá haver uma perfeita harmonia entre o departamento de recursos humanos, o jurídico, a contabilidade e o financeiro. É necessário conscientizar todos os envolvidos nos processos trabalhistas sobre a importância da correta inserção dos dados, além de observar o prazo, uma forte exigência do eSocial.

É importante ainda que você se certifique que os softwares contábeis que utiliza já foram atualizados e têm compatibilidade com as novidades que o eSocial traz. Até o dia 1º de julho, é o momento de tirar todas as dúvidas possíveis e testar os ambientes de validação disponíveis, pois uma vez que o ele comece a funcionar a todo vapor não serão permitidos erros.

Setores que devem redobrar a atenção

Já que o número de alterações e situações que permeiam a vida de um funcionário é bastante grande e, a partir da adoção do eSocial, deverão ser informados imediatamente, empresas como as que atuam no ramo da construção civil terão que rever seus processos devido ao grande número de funcionários contratados e demitidos.

Os setores varejista e de alimentos, que possuem grande número de contratações referentes ao primeiro emprego, por exemplo, necessitarão de uma maior agilidade na entrega dos documentos de formalização desses contratos de trabalho.

O eSocial não traz mudanças na questão trabalhista, entretanto, é preciso mais atenção e rapidez nos processos, que serão mais confiáveis e, por outro lado, permitirão uma maior cobrança governamental. Dessa forma, é preciso se adaptar e estar atento a essa nova exigência.

O cronograma de implantação do eSocial

A primeira etapa de implantação do eSocial teve início no dia 1º de janeiro de 2018. Por enquanto, ela abrange apenas as empresas cujo faturamento anual é acima dos R$ 78 milhões – o que resulta em pelo menos 13,7 mil empresas brasileiras enquadradas sob essa especificação.

Porém, a partir de 1º de julho de 2018 terá início a segunda etapa do processo, o que vai compreender outras empresas privadas, incluindo aquelas optantes pelo Simples Nacional, MEIs e pessoas físicas que tenham funcionários.

Primeiro grupo – Empresas com faturamento anual, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões

  • Fase 1 – janeiro de 2018: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – março de 2018: nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – maio de 2018: torna-se obrigatório o envio dos eventos de folhas de pagamento.
  • Fase 4 – agosto de 2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Segundo grupo – Demais empresas privadas, incluindo Simples e MEIs que possuam empregados

  • Fase 1 – julho de 2018*: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
    (*) Embora a Resolução CD-eSocial nº 2/2016 determine que essa fase se encerraria em agosto/2018, segundo notícia divulgada no portal eSocial, esta fase foi prorrogada para até setembro de 2018.
  • Fase 2 – setembro de 2018*: nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
    (*) Embora a Resolução CD-eSocial nº 2/2016 determine que essa fase será iniciada em setembro/2018, segundo notícia divulgada no portal eSocial, o início desta fase será prorrogado para 10 de outubro de 2018.
  • Fase 3 – novembro de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – janeiro de 2019: substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceiro grupo – Entes Públicos

  • Fase 1 – janeiro de 2019: apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
  • Fase 2 – março de 2019: nesta fase, passa a ser obrigatório enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – maio de 2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – julho de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Quarto grupo – Segurado Especial e Pequeno Produtor Rural Pessoa Física

  • Fase 1 – janeiro/2019: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – março/2019: nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – maio/2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
  • Fase 4 – julho de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada.
  • Fase 5 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

A Microempresa, a Empresa de Pequeno Porte e o Microempreendedor Individual (MEI) poderão optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (16 de julho de 2018) e 2 (1º de setembro 2018) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de novembro de 2018).

O Segurado Especial e o Pequeno Produtor Rural Pessoa Física poderão optar pelo envio de informações relativas aos eventos das fases 1 (14 de janeiro de 2019) e 2 (1º de março de 2019) de forma cumulativa com as relativas aos eventos da fase 3 (1º de maio de 2019).

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