RAIS: 10 principais dúvidas

A RAIS tem por objetivo fornecer dados essenciais à gestão governamental do setor do trabalho e averiguar as condições trabalhistas no Brasil.

RAIS

A partir do final de janeiro, começa a correr o prazo para a entrega da RAIS de 2018 baseada no ano-base 2017. Praticamente todas as empresas brasileiras são obrigadas a fazer a declaração da Relação Anual de Informações Sociais. Porém, embora seja obrigatória, ainda há muitas empresas que acabam cometendo o erro de deixar o envio desse documento de lado, o que acaba rendendo multas lá na frente.

Visando esclarecer as principais dúvidas sobre a RAIS, preparamos um superguia com as 10 principais dúvidas que acometem profissionais de contabilidade e empresários com relação ao assunto. Abaixo, listamos tudo o que você precisa saber sobre a RAIS em 2018.

1. O que é a RAIS?

O termo RAIS é uma sigla para Relação Anual de Informações Sociais e deve ser entregue todos os anos por qualquer empresa inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do Ministério da Fazenda. A legislação que regula esse tema existe desde a década de 70.

A RAIS Negativa foi instituída pelo Decreto 76.900 de 23 de dezembro de 1975. Seu objetivo é coletar dados sociais sobre o setor de trabalho para a gestão governamental. Em outras palavras, é a partir dessas informações que o Governo Federal tem acesso a dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho, dados esses que servirão de base para tomada de decisão dos mais diversos órgãos governamentais.

2. Quem deve declarar a RAIS?

Praticamente todas as empresas têm a obrigação de declarar a RAIS 2018. O texto completo da portaria 31 pode ser conferido neste link. Abaixo você confere quais são as empresas obrigadas a fazer a declaração:

  • Empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
  • Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
  • Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
  • Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
  • Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
  • Condomínios e sociedades civis; e
  • Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

3. Quem deve estar relacionado na RAIS?

Devem ser indicados na RAIS 2018 todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência. Além desses, devem ser relacionados os seguintes:

  • empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
  • servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
  • trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
  • empregados de cartórios extrajudiciais;
  • trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
  • diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
  • servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);
  • trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
  • aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
  • servidores e trabalhadores licenciados;
  • servidores públicos cedidos e requisitados; e
  • dirigentes sindicais.

4. MEIs precisam declarar a RAIS?

Não, os MEIs não precisam entregar a declaração da RAIS 2018. Eles são a única exceção entre as empresas e seguem dispensados dessa obrigatoriedade. Tanto pelas novas regras quanto pelas regras antigas, se você é Microempreendedor Individual pode ficar tranquilo com relação a esse documento.

5. Como declarar a RAIS?

Todas as declarações devem ser feitas por intermédio do Programa Gerador de Arquivos RAIS – GDRAIS 2017. Trata-se de um software específico que será disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal a partir do dia 23 de janeiro. Não é possível utilizar o software do ano passado ou aplicativos de terceiros para fazer a declaração.

6. Empresas que encerram as atividades devem fazer o quê?

As empresas que encerraram as suas atividades em 2017 e ainda não entregaram a declaração da RAIS devem, obrigatoriamente, informar a data de encerramento das atividades e a data de desligamento dos empregados. As declarações do ano-base de 2016 também devem estar em dia no momento da entrega da RAIS cujo ano-base é 2017.

7. É necessário ter certificação digital?

Aquelas empresas que possuírem mais de 11 vínculos devem utilizar ainda um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Essa obrigatoriedade, porém, se aplica apenas a esse caso. As empresas que possuem menos de 11 empregados vinculados estão dispensadas do uso de um certificado digital e podem enviar a sua RAIS 2018 normalmente à base de dados da Receita Federal.

8. Como comprovo o envio da RAIS?

Sempre que você enviar um arquivo para a Receita Federal por meio do aplicativo padrão de envio da RAIS é emitido um número de protocolo de entrega no GDRAIS. Esse protocolo contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA). Guarde bem esse número, pois ele é indispensável para se ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS.

O recibo é disponibilizado em até 5 dias úteis após a entrega da declaração. Para ter acesso a ele, é preciso acessar o site do Ministério do Trabalho e imprimir o seu recibo na área “Impressão de Recibo”. Além do número do CREA, será preciso informar o número do CNPJ e o CEI, caso houver.

9. Qual o prazo para envio da RAIS em 2018?

A portaria 31, publicada no dia 18 de janeiro de 2018 no Diário Oficial da União, estabelece como data de início para a entrega da Relação Anual de Informações Sociais o dia 23 de janeiro. A entrega dos documentos pode ser feita até o dia 23 de março de 2018. A portaria 31/2018 revoga a portaria 1.464 de 30 de dezembro de 2016 e entra em vigor a partir do dia 23 de janeiro de 2018.

10. O que acontece se a RAIS não for entregue?

Para entendermos o que acontece com aqueles que não declararem a RAIS, se omitirem por alguma razão ou prestarem informações falsas ou inexatas, é preciso recorrer à Portaria 14, de 10 de fevereiro de 2006, do Ministério do Trabalho. Os artigos 2, 3 e 4, reproduzidos abaixo, tratam desse assunto.

Art. 2º – O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

Art. 3º – O empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 26,60 (vinte e seis reais e sessenta centavos) por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente.

Art. 4º – O valor resultante da aplicação dos arts. 2º e 3º será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência.

Vale lembrar que o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.

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