SPED Contábil: por que os contadores devem ficar atentos a essa obrigação?

Metodologia permite a transmissão de dados para a Receita Federal sem a necessidade de entrega dos livros físicos à Junta Comercial.

A burocracia no Brasil com relação aos processos tributários e fiscais é grande e todos nós sabemos disso. Por isso, é uma grata surpresa quando vemos medidas sendo tomadas visando facilitar a vida dos empresários e profissionais de contabilidade. Essa é a sensação que temos ao saber o que é SPED Contábil, uma forma de usar a tecnologia para integrar as obrigações das empresas com os sistemas governamentais.

Antes de tudo, é bom lembrar que essa iniciativa já está prestes a completar uma década. Entre os anos de 2007 e 2010, o Governo Federal lançou o PAC (Programa de Aceleração do Crescimento) e incluiu o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) entre as medidas. Com regras mais flexíveis, tornou-se possível fazer a transmissão de dados sem a necessidade de entregar os livros físicos para a Junta Comercial.

O que é o SPED Contábil?

O SPED Contábil é um instrumento de escrituração digital que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que fazem parte da escrituração contábil e escrituração fiscal de Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas (inclusive as imunes ou isentas). Ele efetua isso via um fluxo computadorizado único de informações.

Embora tenha sido planejado desde 2007, foi somente em 2013, por meio da Instrução Normativa RFB 1.420/2013 que ele foi oficializado. A ideia por trás do sistema é padronizar o envio de informações relativas à prestação de contas para a Receita Federal. Trata-se, portanto, do uso da tecnologia em favor dos contribuintes.

É importante mencionar que o SPED não é um sistema regulatório. Portanto, basta que o contador siga as mesmas regras que já são aplicadas nos livros contábeis físicos. O que é facilitado, nesse caso, é o envio dessas informações aos órgãos reguladores. Assim, fica mais fácil para a Receita Federal e para as empresas ter acesso rápido às informações sempre que necessário.

Por que todo contador deve se atualizar?

Existem alguns poucos profissionais que são relutantes em se atualizar, pois estão acostumados a padrões e métodos já consolidados. Entretanto, as vantagens e os benefícios relacionados à utilização de um sistema como esse fazem com que valha a pena dispor parte do seu tempo para aprender as novidades e emprega-las para todos os seus clientes.

O SPED permite a integração da ECD (Escrituração Contábil Digital) com diversos outros sistemas eletrônicos de uma empresa, entre eles a NF-e e a EFD, por exemplo. Além disso, com a adoção do sistema, podemos uniformizar as obrigações por meio da transmissão única, facilitando ao governo identificar os bons (e maus) pagadores de impostos no país. Por fim, reduz-se a papelada necessária à administração de uma companhia.

Carga tributária pode ser reduzida com o SPED

Essa é uma das expectativas que se tem para o futuro. Como se torna mais difícil sonegar impostos e aumenta o controle do governo sobre os pagamentos, muitos esperam que o governo possa conceder benefícios para os bons pagadores ou, ainda, reduza certas taxas em função da diminuição da evasão fiscal.

Apesar da rotina de trabalho se tornar mais fácil, é importante tomar alguns cuidados especiais no que diz respeito ao envio correto de arquivos. Ao fazer o upload, por exemplo, o arquivo não pode ter erros, o plano de contas referencial deve estar relacionado corretamente e as datas de entrega devem ser respeitadas.

Economia de tempo e dinheiro

Dois grandes benefícios atrelados ao SPED impactam diretamente na vida das empresas. O primeiro deles é a redução de certos custos, pois diminuem os gastos com impressão e encadernação de dados. Além disso, com sistemas mais ágeis, a produtividade tende a aumentar e o tempo que sobra ao profissional de contabilidade pode ser empregado em outras tarefas.

É sabido que a atuação de um contador vai muito além do simples ato de pagar impostos e entregar documentos. Aliás, é cada vez mais frequente a atuação desses profissionais como uma espécie de consultores do seu negócio, orientando os melhores caminhos e permitindo que você reduza a sua carga tributária tomando as medidas mais inteligentes.

SPED Contábil 2018: prazos para ficar de olho

Desde 2015, a Receita Federal fixou datas para a entrega da ECD e ela têm se mantido desde então. As empresas têm até o último dia útil do mês de maio – portanto, 31 de maio de 2018 – para entregar a ECD relativa ao ano calendário de 2017. O arquivo da ECD deve conter o Livro Diário, o Livro Razão e o Livro Balancetes Diários, com balanços, fichas de lançamento comprobatórias e auxiliares, se houver.

Embora do ano passado para este não hão tenham havido mudanças significativas, há sempre pequenos detalhes que são alterados e, por conta disso, é preciso ficar em cada novidade que surge. A integração com outros softwares de gerenciamento empresarial facilita bastante esse processo, de forma que você pode se planejar melhor e com mais antecedência para não deixar tudo para a última hora.

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