Tudo o que você precisa saber sobre o sistema ERP e seus benefícios

Planejar os recursos da empresa é uma tarefa cada vez mais imprescindível. Saiba tudo sobre esse assunto e confira dicas de como implantar o ERP em sua companhia.

Mesmo que você seja interessado no assunto, é preciso estudar bastante para compreender tudo sobre o sistema ERP. Trata-se de um dos sistemas mais importantes pelo qual as grandes empresas precisam passar como forma de melhor se estruturarem para o futuro.

Nos últimos anos, essa expressão passou a fazer parte do vocabulário de empreendedores, executivos, gestores e consultores com uma frequência muito maior. Mas será que você e sua empresa sabem tudo sobre ERP e estão preparados para a implantação de sistemas como esses? Nesse artigo, nos aprofundaremos mais no tema de forma que você possa sanar as suas principais dúvidas sobre o assunto.

Afinal, o que é ERP?

ERP é uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, expressão que em português pode ser traduzida como Planejamento dos Recursos da Empresa. Os softwares de ERP são as ferramentas que auxiliam as empresas a pensarem os seus processos internos bem como a criar um banco de dados com informações estratégicas que podem ser consultadas a qualquer momento.

Recursos como esse auxiliam o processo de tomada de decisão e garantem mais agilidade em todos os processos da companhia. Por exemplo, graças a organização feita dentro de uma plataforma, é possível tornar mais inteligentes os fluxos de trabalho entre setores diferentes, unificando as informações sem que exista a necessidade de se criar um sistema específico para cada área.

A partir da integração, todos os setores que necessitam de relatórios passam a acessar um banco de dados únicos, podendo ate mesmo cruzar informações que antes estariam dispersas. Portanto, em termos de agilidade, todas as áreas saem ganhando, pois passam a ter um banco de dados mais ricos e com mais variáveis, além de conseguirem mais eficácia na produção de relatórios.

Existem ainda ERPs, classificados como xERP (ou ERP com funcionalidades estendidas), em que a visão não se restringe apenas aos setores da empresa, mas aos clientes e fornecedores (visão 360º) e as funcionalidades estão na nuvem.

Redução de custos e tomada de decisão com maior segurança

Um dos principais motivos pelos quais os sistemas de ERP devem ser considerados pelos gestores é a redução de custos que eles são capazes de proporcionar. Já nos meses seguintes à implantação, a redução costuma ser bastante significativa. Há menos desperdício de matéria-prima, o tempo de trabalho é reduzido e o número de erros diminui.

Obviamente, como em todo novo processo, é preciso levar em consideração um tempo de adaptação ao sistema, mas em linhas gerais depois de 30 dias a empresa entra em um ritmo diferenciado que, em alguns segmentos, pode até se tornar um diferencial competitivo. Aumentando a produção e reduzindo os custos, sua empresa pode pensar em novas metas de lucratividade.

Se a informação é um dos ativos mais valiosos que uma empresa pode ter, para um gestor ou para alguém em uma posição responsável por tomar decisões importantes, quanto mais informações estiverem disponíveis, maiores serão as chances de que a escolha em questão seja a mais correta.

Acesso a relatórios em tempo real e resumos de análises de desempenho mais complexas passam a ser acessíveis à distância de um clique. Ao ter mais subsídios para tomar decisões, as chances de ser mais assertivo em suas escolhas aumentam. Em resumo: você deixa de lado o achismo e passa a fazer apenas escolhas certeiras e muito bem embasadas.

A era do ERP: onde tudo começou

Embora a adoção massiva dos sistemas de ERP tenha se dado especialmente com o desenvolvimento da tecnologia – as plataformas baseadas na nuvem deram um empurrão significativo para isso acontecesse – os primeiros usos dos ERP como um sistema de gestão datam da década de 50, nos Estados Unidos.

Naquele momento, o que as empresas mais buscavam eram a automatização do controle de estoques. Entretanto, tratava-se ainda de uma solução cara e que demandava muita mão de obra. As tecnologias disponíveis não eram adequadas para dar vazão a esse tipo de fluxo e o resultado acabava restrito a empresas de grande porte. Por essa razão, na década de 50 muito mais se estudou sobre o assunto do que se teve a oportunidade de colocá-lo em prática.

Demorou cerca de 20 anos até que os sistemas de gestão evoluíssem a ponto de novidades serem colocadas em prática nas empresas. Nos anos 70, vimos a chegada do Material Requirement Planning (MRP), um sistema mais voltado para o planejamento das necessidades de materiais, aplicado especialmente nas indústrias.

Essas técnicas começaram a ter um desenvolvimento pleno somente a partir dos anos 80, graças à informatização. Foi nessa década que os computadores passaram a estar em rede de forma mais frequente, o que permitiu agilizar de forma considerável a integração entre os setores. Nasciam assim os sistemas de ERP como conhecemos hoje. Desde o ano 2000, estruturalmente pouca coisa mudou, mas os avanços tecnológicos fizeram com que essas plataformas dessem um salto significativo em termos de adoção, além das inúmeras melhorias de usabilidade.

Muito além de uma decisão de TI

Embora estejamos tratando da implantação de um software e o pessoal de TI tenha sim que participar ativamente do processo, eles não devem ser os únicos. Cada setor que será impactado pelos processos e terá acesso ao novo sistema precisa tomar parte nas decisões desde o primeiro momento.

Lembre-se que a ferramenta é um meio, não um fim. Por conta disso, seu principal objetivo deve ser o de facilitar a vida dos colaboradores. Sistemas complexos ou que tornem o trabalho mais burocrático sem necessidade, apenas para atender a necessidade de ter um ERP em funcionamento, não fazem sentido em nenhuma empresa.

Nesses casos, pode ser mais interessante recorrer às ferramentas que custem um pouco mais, mas que atendam às necessidades da empresa, do que gastar pouco “apenas para ter” o sistema e não tirar proveito dos benefícios que esse tipo de tecnologia traz. A pergunta que sua empresa deve se fazer é: a implantação desse sistema de ERP trará quais benefícios? Se a soma deles valer a pena, então trata-se de uma estratégia que você pode seguir.

Caso contrário, talvez seja melhor considerar outras alternativas primeiro. Até porque para a implantação de um ERP a sua empresa precisará rever alguns processos ou mapear outros. Em outras palavras, não basta apenas querer, é preciso fazer primeiro a sua lição de casa, para que ao adotar o sistema tudo possa fluir da melhor maneira possível.

Tira-dúvidas: quais as vantagens de adotar um sistema ERP?

Agora que você já teve acesso a uma visão mais ampla sobre como surgiram os sistemas ERP, para que eles servem e como eles funcionam, é hora de conhecer um pouco mais das suas vantagens. Para isso, nada melhor que responder às perguntas mais comuns feitas pelos gestores e empresários quando buscam informações sobre esse assunto.

Quais áreas são abrangidas pelo ERP?

Praticamente todas as áreas podem se beneficiar dos sistemas de ERP. Aliás, a ideia é justamente essa: unificar sob um único banco de dados todas as áreas ligadas ao sistema de gestão, melhorando a comunicação e otimizando os fluxos de trabalho. Desde o departamento financeiro, que emite as notas fiscais, passando pelas áreas operacionais e pelo setor de Recursos Humanos, todos os dados podem ser integrados de forma simples e prática.

O principal mérito do sistema de ERP não é apenas a integração entre os setores. A facilidade de acesso às informações faz com que o sistema transforme trabalhos demorados e repetitivos em fluxos de trabalho automatizados e mais ágeis. Essas características contribuem para a redução de falhas e também para uma maior autonomia dos setores.

Quais funcionalidades são mais impactadas pelo ERP?

Tenha em mente que o principal objetivo de um sistema de ERP é sempre o de organizar as informações e tornar os fluxos de dados mais simples e ágeis. Sendo assim, algumas áreas costumam se beneficiar mais do que outras, especialmente aquelas que têm funções de rotina e que podem ser automatizadas.

É o caso do controle financeiro, da gestão de suprimentos e do gerenciamento de colaboradores. Tenha consciência ainda que a implantação de um sistema de ERP não precisa ser feita de uma só vez. É comum que empresas maiores iniciem um processo de transição, trabalhando setor a setor, até que todos os colaboradores se sintam integrados nas novas metodologias. Não é algo para ser feito da noite para o dia e, por isso mesmo, requer planejamento da sua empresa para acontecer.

Um sistema de ERP pode ser integrado a outros sistemas?

A resposta para essa pergunta depende de uma série de fatores, mas em geral a resposta é sim. Os sistemas de ERP são criados justamente para integrar os diferentes setores das empresas e, por essa razão, é natural que uma de suas funcionalidades seja a capacidade de agregar recursos que permitam o diálogo entre sistemas distintos. Trata-se de algo com um amplo leque de possibilidades, mas não ilimitado.

Os softwares mais robustos costumam estar disponíveis para integração com um número maior de alternativas enquanto aqueles mais simples – o que inclui softwares gratuitos ou livres – nem sempre serão capazes de atender a todas as demandas. É por essa razão que ressaltamos a importância de uma empresa se planejar antes de adotar um sistema de ERP. É preciso ter em mente quais áreas serão impactadas e quais softwares precisam conversar para, somente então, procurar soluções que atendam a essa demanda.

A implementação e as atualizações são rápidas?

Sim, e essa é uma grande vantagem de optar pelos sistemas baseados na nuvem. Uma vez que você tenha decidido quais são as demandas que o sistema de ERP precisa atender, e tendo consultado especialistas para verificar essa possibilidade, tem início o processo de implementação. Como já mencionamos, trata-se de algo que pode ser feito por etapas, contemplando pouco a pouco os setores de uma empresa. Por essa razão, estamos diante de uma implementação rápida e de simples adaptação.

Outro aspecto fundamental dessas plataformas é o fato de que elas recebem atualização constante e imediata. Diferente do que acontecia no passado, quando a aquisição de uma nova licença implicava em praticamente ter que reinstalar todos os softwares, hoje todas as novidades são modulares e podem ser aplicadas imediatamente.

O acesso à informação acontece a partir de qualquer lugar e os maiores investimentos em segurança ocorrem diretamente nos servidores nos quais os sistemas são executados. Isso garante que mesmo empresas pequenas tenham acesso a soluções mais robustas de segurança, pois os custos acabam sendo divididos proporcionalmente entre todos os participantes. Como se vê, trata-se de um conjunto muito grande de vantagens para ser deixado de lado pela sua empresa.

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